Auswahlberatung

SAP S/4HANA – Professionelle Projektsteuerung mit Qualitätssicherung

Sie stehen vor der Herausforderung Ihre vorhandene SAP-Landschaft auf die neue Lösung S/4HANA zu bringen? Dann sollten Sie hier ein paar grundsätzliche Dinge aus Sicht der Projektsteuerung beachten!

Die 7 Grundregeln des Projektmanagements

Diese Regeln aus einem früheren Blog von uns gelten natürlich hier grundsätzlich auch! Die Headlines lauten:

  1. Soft Skills
  2. Change Management
  3. Kommunikation und Projekt-Marketing
  4. Risikomanagement
  5. 80 zu 20 Regel
  6. Stakeholder
  7. Projektende

Den kompletten Blog lesen sie hier.

 

Warum überhaupt eine S/4HANA Transformation?

Bevor Sie sich über ein herausragendes Projektmanagement und eine begleitende Qualitätssicherung überhaupt Gedanken machen, sollten Sie sicher sein warum Sie den Weg zu S/4HANA gehen wollen!

Beachten Sie hier 3 aufeinander aufbauende Schritte:

  1. Machen Sie eine Standortbestimmung Ihrer aktuellen Prozess- und Systemlandschaft
  2. Formulieren Sie eine IT- und Digitalisierungs-Strategie für Ihr Unternehmen
  3. Informieren Sie sich dann ausführlich über S/4HANA und den Weg dorthin

Wie das im Detail funktionieren kann, finden Sie ausführlich im Blog „SAP und der Weg zu S/4HANA“.

Haben Sie sich für eine S/4HANA-Transformation entschieden? Dann sind die folgenden Ausführungen sicher eine Hilfestellung für Ihre weiteren Vorgehensweise.

 

Professionelle Projektsteuerung – wozu?

Unter Beachtung der vorher genannten Grundlagen stellt sich nun diese Frage. Sie haben doch bisher schon immer ein gutes Projektmanagement in Ihren IT-Projekten aufgesetzt, dies können Sie auch anhand der bisherigen Erfolge nachweisen!

Ja, das stimmt sicherlich. Bei einer S/4HANA Transformation sind die Herausforderungen aber um einiges größer als beim ursprünglichen SAP-Einführungs oder auch -Upgrade-Projekt.

Warum ist das so?

SAP S/4HANA ist kein „einfacher“ Releasewechsel

S/4HANA ist ein komplett neues Produkt der SAP, egal ob Sie Ihre SAP-Landschaft mit den bisherigen Einstellungen und Stamm- und Bewegungsdaten mit nach S/4HANA nehmen wollen – der sogenannte Brownfield-Ansatz- oder eine komplette Neueinführung machen (Greenfield-Ansatz).

 

Vorprojekt #1 – Brownfield vs. Greenfield

Die Grundsatz-Entscheidung ob Migration mittels Brown- oder Greenfield ist nicht in ein paar Tage zu fällen. Dies bedingt ein gut strukturiertes Vor-Projekt.
Ist das die Aufgabe der IT-Leitung oder des Fachbereichs? Eher nicht, das Projekt betrifft alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen!
An dieser Stelle braucht es zum ersten Mal eine Professionelle Projektsteuerung.

 

Vorprojekt #2 – Systemchecks und Festlegung Prozesse

Steht die Entscheidung für Brown- oder Greenfield, kommt ein weiteres Vor-Projekt. Dies beinhaltet zum einen vorbereitende Checks, um das vorhandene SAP-System auf Konvertierungs-Herausforderungen zu prüfen und zum anderen die Festlegung der zukünftigen Prozess-Landschaft im S/4HANA.
Auch hier hat die IT-Abteilung eine nicht unwesentliche Unterstützungs- und Vorentscheidungsfunktion. Im Hinblick auf zukünftige Prozesse ist aber auch hier wieder das gesamte Unternehmen gefragt (Stichwort „Digitalisierungs-Strategie“).

 

Vorprojekt #3 – Vorbereitende Tätigkeiten im Altsystem

Hier gilt es zu prüfen, welche grundsätzlichen Themen schon vor der Transformation im vorhandenen SAP ECC 6.0 abgearbeitet werden können bzw. auch müssen. Anbei einige Beispiele (keine vollständige Aufzählung!):

  • Umstellung Datenbank von Oracle/SQL/Sybase usw. auf die HANA-DB
  • Umstellung auf Neues Hauptbuch im SAP
  • Umstellung auf Geschäftspartner-Logik
  • Die Bereinigung von benutzerdefiniertem Code, der nicht in Gebrauch ist und der vor Beginn der Umstellung stillgelegt werden könnte.
  • Die Bereinigung und Archivierung von Geschäftsdaten, um die Größe Ihres Produktivsystems zu reduzieren. Dadurch werden die Hardware-Anforderungen Ihrer neuen SAP HANA-Datenbank reduziert und die Geschäftsausfallzeiten während der Umstellung verringert.

Ist hier eine Professionelle Projektsteuerung notwendig? Aber ganz sicher!

 

Vorprojekt #4 – Hauptprojekt aufsetzen

Bevor es nun in die eigentliche Umstellung geht muss dieses Hauptprojekt sorgfältig geplant werden. Folgende Punkte sind wichtig:

  • Ausbildung des künftigen Projektteams
  • Planung des Übergangs
  • Vorbereitung auf die Umstellung
  • Projekt aufsetzen
  • Projektstandards festlegen

Jetzt könnten wir sagen, als Ergebnis dieses Vorprojektes legen wir dann fest, wer sich für die Professionelle Projektsteuerung zuständig fühlen sollte…zu spät! Wer hat die ersten 3 Vorprojekte geleitet? Wollen Sie hier jedesmal einen anderen Projektmanager setzen?

 

Vorprojekt #5 – Prototyp erstellen

Nun kommen wir zum letzten wichtigen Vorprojekt.
Um den Übergang richtig zu planen und sich darauf vorzubereiten, ist es entscheidend, den Wert der Innovationen zu verstehen, die das neue System für die Geschäftslösungen der Kunden liefert. Das Prototyping ermöglicht es Ihnen, die Wertschöpfung mit realen Geschäftsszenarien unter Verwendung von realen Daten zu bewerten.
Es handelt sich auch hier um ein kleines Projekt für sich allein. Es erfordert eine dedizierte Planung, Durchführung und abschließende Bewertung; es wird also immer von den Geschäfts- oder IT-Anforderungen angetrieben.
Professionelle Projektsteuerung notwendig? Die Antwort erübrigt sich denke ich inzwischen…

 

Hauptprojekt – Transformation auf SAP S/4HANA

Das eigentliche Projekt bietet jede Menge Herausforderungen, die auch für einen erfahrenen SAP-Anwender ungewöhnlich sind. Exemplarisch sind hier folgende Punkte:

  • Neue Benutzer-Oberfläche SAP Fiori
  • Vereinfachte Datenstrukturen
  • Wegfall von bisherigen Funktionen (Stichwort „Simplification List for S/4HANA 1909“ mit aktuell über 1000 Seiten!)
  • Teilweise Integration von bisher ausgelagerten Funktionalitäten (SAP SCM, SAP eWM, …)
  • Lizenzumstellung auf neues Modell, Beachtung von Digital Access und weiteren Thematiken (lesen Sie hierzu auch die Lizenzkolumne im E3-Magazin meines Kollegen Tobias Wahner)

Ergo: Auch hier ist zwingend ein Professionelles Projektmanagement notwendig!

 

Zusammenfassung

Sie fragen sich nun, warum in diesem Blog in jedem Absatz ein Professionelles Projektmanagement strapaziert wird?

Das Thema S/4HANA hat eine solche Relevanz für die Zukunft Ihres Unternehmens und eine so erhebliche Komplexität in der Umstellung, dass es mit erprobten Projektleitungs-Ansätzen nicht getan ist.

Der IT-Leiter allein kann dieses Projekt (mit 5 Vor-Projekten oder sogar mehr) nicht alleine steuern. Ein Fachbereichsleiter kann dies alleine auch nicht. Zusätzlich bräuchte man noch einen oder mehrere erfahrene Personen um eine stringente Qualitätssicherung bei jedem Meilenstein sicherzustellen.

Lösungsvorschlag

  1. Sie haben die oben dargestellte Mitarbeiter-„Power“ im Haus? Verteilen Sie die Aufgaben auf verschiedene Köpfe in einem Projektmanagement-Team. Vergessen Sie dabei nicht EINEN Leader festzulegen. Am Schluss muss eine Person verantwortlich sein mit Zuarbeit eines professionellen Teams!
  2. Haben Sie diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktuell weder kapazitiv noch fachlich im Zugriff? Dann kontaktieren Sie uns! Mit über 60 Jahren SAP-Erfahrung, sowohl in nationalen und internationalen Projekten durften wir unsere Expertise nachweisen. Wir sichern Ihren Projekterfolg als Professionelle Projektmanager und Qualitäts-Sicherer! Wir freuen uns auf Ihren Anruf!

 

 

 

Auswahlberatung

SAP und der Weg zu S/4HANA

Aus SAP ERP wird S/4HANA – und jetzt?

Sie haben SAP ERP im Einsatz? Die SAP oder Ihr Beratungspartner drängt Sie zum handeln? Richtig, Sie müssen handeln. Aber bitte mit Bedacht und auf neutraler und objektiver Basis!

Der „richtige“ Weg

Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich drei Schritte zu durchlaufen, bevor Sie entscheiden zu welchem Zeitpunkt der Einstieg in Richtung S/4HANA richtig ist und ob dieser Schritt überhaupt notwendig ist.

Reflexion der aktuellen System- und Prozess-Landschaft – Standortbestimmung

Prüfen Sie ihre Ist-Prozesse auf Aktualität und Validität und stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Ist jeder einzelne Prozess, der im SAP ERP abgebildet ist überhaupt noch in Verwendung?
  • Welches sind die Kernprozesse und sind diese zu 100% im SAP ERP in Nutzung?
  • An welchen Stellen nutzen Sie andere Systeme?
  • Welche und wie viele Prozesse sind über Schnittstellen angebunden?

Gerne unterstützen wir Sie hier aus unserem Beratungsportfolio mit dem Paket „SAP- und IT-Standortbestimmung“.

Erwartungshaltung an Ihre Digitale Zukunft

Fixieren Sie schriftlich, welche Ziele und Mehrwerte Sie mittelfristig unbedingt erreichen wollen . Folgende Themen sind dabei sicher Bestandteil:

  • Digitialisierung der Geschäftsprozesse
  • Minimierung der Schnittstellen
  • Prozessvereinfachungen und -automation

 

Informationsbeschaffung und KnowHow-Aufbau

Erst wenn Sie die ersten beiden Schritte abgeschlossen haben, sollten Sie sich über S/4HANA schlau machen. Nutzen Sie hierzu alle Ihnen zur Verfügung stehenden Informationsquellen. Neben der klassischen SAP-Online-Hilfe unter https://help.sap.com   gibt es sehr gute Online-Angebote, die Sie initial auch ohne Ihren SAP-Partner als Knowledge-Base nutzen sollten. Als Beispiele seien hier genannt:

  • SAP Innovation Discovery
    • Dieses Tool funktioniert mit Ihrem S-User.
    • Entdecken Sie hier nach Auswahl Ihrer Branche oder Ihres Fachgebiets alle Innovationen, die SAP in den letzten Jahren mit S/4HANA geliefert hat.
    • Zusätzlich bekommen Sie auch einen Ausblick, welche Funktionen und Erweiterungen in den nächsten Releases geplant sind.
  • SAP Transformation Navigator 
    • Dieses Tool funktioniert auch mit Ihrem S-User. Sie erzeugen hier auf Basis der Nutzungstiefe in Ihrem aktuellen SAP ERP System klare Empfehlungen, welche Software-Produkte aus der neuen S/4HANA Welt das jetzige System ersetzen können.
    • Zusätzlich erhalten Sie Empfehlungen bezüglich Ihrer Prozesse, der technischen Umstellung und des Transformationsprozesses.
  • SAP Roadmap Viewer
    • Der Roadmap Viewer für SAP Solution Manager ist auch ohne S-User nutzbar.
    • Sie erhalten hier sogenannte Implementation Roadmaps für Ihr Projekt. Auch wenn Sie jetzt noch nicht so weit sind, können Sie hier erste Einblicke für einen möglichen konkreten Ablauf gewinnen.
    • Anhand sogenannter „Beschleuniger“ erhalten Sie kontextbezogen eine große Sammlung an Links zu weiteren SAP-Seiten mit weiterführenden Informationen

 

Nächste Schritte

Nun sollten Sie gerüstet sein für den nächsten Schritt. Erst jetzt macht es erfahrungsgemäß Sinn auf Ihren SAP-Partner oder Ihr SAP-Systemhaus zu zugehen.

Denn wenn Sie diese „Strukturierungs- und Informationsreise“ nicht vorangestellt haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie von Ihrem SAP-Anbieter überrollt werden.

Wenn Sie initial Unterstützung benötigen den „Richtigen Weg“ einzuschlagen, kontaktieren Sie uns bitte!

Als neutraler und objektiver Unternehmensberater mit 25 Jahren Erfahrung in der SAP-Branche stellen wir mit Ihnen gemeinsam sicher, dass die Entscheidung für S/4HANA oder auch eine andere ERP-Lösung anhand klarer Kriterien und Vorgaben, die zu Ihrer Strategie und Ihren Anforderungen passen, fundiert und mit Sicherheit gefällt werden kann.