ERP-Auswahl

Mehrwerte einer unabhängigen ERP-Auswahl

ERP Auswahl leicht gemacht_

Welche ERP-Lösung passt zu mir?
Aufgrund welcher Kriterien entscheide ich mich für ein bestimmtes Produkt?
Welche Anbieter gibt es überhaupt am Markt?
Wie lange dauert ein solcher Auswahlprozess?
Schaffe ich das kapazitiv und aufgrund des internen Knowhow‘s überhaupt ohne fremde Hilfe?

Wir helfen Ihnen diese – zugegeben nicht ganz einfachen Fragen – fachkundig und herstellerneutral zu beantworten!

Mithilfe unserer strukturierten Methodik finden wir gemeinsam die Lösung!

3 Schritte zur neuen ERP-Software

  1. Festlegung Kernprozesse
    • Identifizierung ihrer Kernprozesse
    • Festlegung des erforderlichen Leistungsumfanges
    • Vorauswahl möglicher Lösungen/Anbieter
  2. Anbieterauswahl
    • Ausschreibung RfP oder Lastenheft
    • Prüfung und Vorauswahl Angebote
    • Workshops mit ausgewählten Anbietern
    • Vertiefungs-Workshops mit 2 Anbietern
  3. Entscheidung
    • Festlegung auf Anbieter anhand definiertem Kriterienkatalog
    • Vertrags- und Preisverhandlung
    • Projektstart

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Festlegung der Kernprozesse

In einem ersten Schritt müssen die Kernprozesse identifiziert und festgelegt werden:

  • Identifizierung und Darstellung möglichst einfach und vollständig.
  • Strukturierung der Schwachstellen und Potentiale
  • Ableitung zukunftsfähiger Sollprozesse

Als nächster Schritt wird der Leistungsumfang definiert, den die zukünftige ERP-Software abbilden soll:

  • Ableitung der benötigten Prozess-Landschaft auf Basis der Soll-Prozesse
  • Identifizierung der Management- und Support-Prozesse

Zum Abschluss dieser Phase macht es Sinn eine erste Vorauswahl der in Frage kommenden ERP-Lösungen und –Anbieter zu treffen:

  • Als Basis dient hier grundsätzlich der im vorherigen Schritt definierte Leistungsumfang. Die dort festgelegten Kriterien grenzen die potentiellen Lösungen und Anbieter bereits sinnvoll ein.
  • Eine ausführliche Marktrecherche auf der Grundlage unseres über 20-jährigen ERP-Know Hows und unserer bestehenden ERP-Datenbank grenzt die Auswahl weiter ein.
  • Last but not least stellen wir die vorausgewählten Systeme in einem detaillierten Benchmarking gegenüber, um in der nachfolgenden Phase der Anbieterauswahl fundierte Vorentscheidungen treffen zu können.

Anbieterauswahl

  • Wir erstellen gemeinsam mit Ihnen und Ihren Fachbereichen einen RfP (Request for proposal) oder ein Lastenheft welches prozessbasiert alle Anforderungen zusammenfasst.
  • Wir treffen eine Vorauswahl der eingegangenen Angebote und qualifizieren die Anbieter im Hinblick auf den auf Abdeckungsgrad der angefragten Lösung.
  • Als nächsten Schritt organisieren wir Workshops mit den ausgewählten Anbietern, wobei wir die Anzahl auf maximal 3 bis 5 ERP-Anbieter beschränken. Neben einem Überblick je Lösung und Anbieter erwarten wir eine Fokussierung auf die wichtigsten 2 Ihrer internen Kernprozesse. Diese Kernprozesse grenzen Ihr Unternehmen aus Ihrer Sicht vom Wettbewerb ab!
  • Als Ergebnis führen wir Vertiefungs-Workshops mit den beiden verbliebenen Systemen bzw. Anbietern durch. Hier legen wir dann den Fokus auf einen kompletten Prozess-Durchlauf mit Ihren Beispiel-Daten. Nur so schaffen wir eine möglichst neutrale Vergleichsgrundlage der beiden in Frage kommenden ERP-Systeme.

Entscheidungsvorlage für das Management

  • Aufgrund dieser Parameter erstellen wir eine Entscheidungsvorlage für Ihr Management:
    • Als Basis dient unser J4P Kriterienkatalog
    • Wir bewerten die für Sie beste Funktionsabdeckung
    • Das optimale Preis-/Leistungsverhältnis aus Ihrer Sicht wird transparent herausgearbeitet.
    • Die verschiedenen Stärken und Schwächen der Anbieter werden tabellarisch aufbereitet
    • Passende Referenzen aus Branchen- und Prozess-Sicht fließen in unsere Bewertung zusätzlich mit ein
    • Ein weiteres wesentliches Entscheidungs-Kriterium stellt immer das potentiell vom Anbieter vorgeschlagene Projektteam dar. Ein Projekt kann nur erfolgreich sein, wenn die beteiligten Menschen zusammen passen!
    • Dazu gehört nicht nur die Persönlichkeit der möglichen Berater sondern auch die aktuelle Kapazitäts-/ und Auslastungssituation des potenziellen Anbieters.
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  • Wir begleiten Sie in den Vertrags- und Preisverhandlungen, damit Sie sicherstellen können, dass
    • die richtigen Preisbestandteile speziell für Ihr Vorhaben berücksichtigt sind,
    • der notwendige und von Ihnen gewünschte Funktionsumfang Vertragsbestandteil ist,
    • die Mitwirkungspflichten in der Projektdurchführung sowohl auf Ihrer Auftraggeber-Seite als auch seitens des Anbieter maximal detailliert festgelegt sind. Somit lassen sich Missverständnisse im Projekt vermeiden!
  • Auch beim Start des Projektes in der Initialisierungs- und Aufsetzphase begleiten wir Sie professionell. Im Projektverlauf unterstützen wir Sie in Qualitätssicherung oder auch der Projektsteuerung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Gerne können Sie mich unter uga@j4p.de kontaktieren

 

Auswahlberatung

SAP S/4HANA – Professionelle Projektsteuerung mit Qualitätssicherung

Sie stehen vor der Herausforderung Ihre vorhandene SAP-Landschaft auf die neue Lösung S/4HANA zu bringen? Dann sollten Sie hier ein paar grundsätzliche Dinge aus Sicht der Projektsteuerung beachten!

Die 7 Grundregeln des Projektmanagements

Diese Regeln aus einem früheren Blog von uns gelten natürlich hier grundsätzlich auch! Die Headlines lauten:

  1. Soft Skills
  2. Change Management
  3. Kommunikation und Projekt-Marketing
  4. Risikomanagement
  5. 80 zu 20 Regel
  6. Stakeholder
  7. Projektende

Den kompletten Blog lesen sie hier.

 

Warum überhaupt eine S/4HANA Transformation?

Bevor Sie sich über ein herausragendes Projektmanagement und eine begleitende Qualitätssicherung überhaupt Gedanken machen, sollten Sie sicher sein warum Sie den Weg zu S/4HANA gehen wollen!

Beachten Sie hier 3 aufeinander aufbauende Schritte:

  1. Machen Sie eine Standortbestimmung Ihrer aktuellen Prozess- und Systemlandschaft
  2. Formulieren Sie eine IT- und Digitalisierungs-Strategie für Ihr Unternehmen
  3. Informieren Sie sich dann ausführlich über S/4HANA und den Weg dorthin

Wie das im Detail funktionieren kann, finden Sie ausführlich im Blog „SAP und der Weg zu S/4HANA“.

Haben Sie sich für eine S/4HANA-Transformation entschieden? Dann sind die folgenden Ausführungen sicher eine Hilfestellung für Ihre weiteren Vorgehensweise.

 

Professionelle Projektsteuerung – wozu?

Unter Beachtung der vorher genannten Grundlagen stellt sich nun diese Frage. Sie haben doch bisher schon immer ein gutes Projektmanagement in Ihren IT-Projekten aufgesetzt, dies können Sie auch anhand der bisherigen Erfolge nachweisen!

Ja, das stimmt sicherlich. Bei einer S/4HANA Transformation sind die Herausforderungen aber um einiges größer als beim ursprünglichen SAP-Einführungs oder auch -Upgrade-Projekt.

Warum ist das so?

SAP S/4HANA ist kein „einfacher“ Releasewechsel

S/4HANA ist ein komplett neues Produkt der SAP, egal ob Sie Ihre SAP-Landschaft mit den bisherigen Einstellungen und Stamm- und Bewegungsdaten mit nach S/4HANA nehmen wollen – der sogenannte Brownfield-Ansatz- oder eine komplette Neueinführung machen (Greenfield-Ansatz).

 

Vorprojekt #1 – Brownfield vs. Greenfield

Die Grundsatz-Entscheidung ob Migration mittels Brown- oder Greenfield ist nicht in ein paar Tage zu fällen. Dies bedingt ein gut strukturiertes Vor-Projekt.
Ist das die Aufgabe der IT-Leitung oder des Fachbereichs? Eher nicht, das Projekt betrifft alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen!
An dieser Stelle braucht es zum ersten Mal eine Professionelle Projektsteuerung.

 

Vorprojekt #2 – Systemchecks und Festlegung Prozesse

Steht die Entscheidung für Brown- oder Greenfield, kommt ein weiteres Vor-Projekt. Dies beinhaltet zum einen vorbereitende Checks, um das vorhandene SAP-System auf Konvertierungs-Herausforderungen zu prüfen und zum anderen die Festlegung der zukünftigen Prozess-Landschaft im S/4HANA.
Auch hier hat die IT-Abteilung eine nicht unwesentliche Unterstützungs- und Vorentscheidungsfunktion. Im Hinblick auf zukünftige Prozesse ist aber auch hier wieder das gesamte Unternehmen gefragt (Stichwort „Digitalisierungs-Strategie“).

 

Vorprojekt #3 – Vorbereitende Tätigkeiten im Altsystem

Hier gilt es zu prüfen, welche grundsätzlichen Themen schon vor der Transformation im vorhandenen SAP ECC 6.0 abgearbeitet werden können bzw. auch müssen. Anbei einige Beispiele (keine vollständige Aufzählung!):

  • Umstellung Datenbank von Oracle/SQL/Sybase usw. auf die HANA-DB
  • Umstellung auf Neues Hauptbuch im SAP
  • Umstellung auf Geschäftspartner-Logik
  • Die Bereinigung von benutzerdefiniertem Code, der nicht in Gebrauch ist und der vor Beginn der Umstellung stillgelegt werden könnte.
  • Die Bereinigung und Archivierung von Geschäftsdaten, um die Größe Ihres Produktivsystems zu reduzieren. Dadurch werden die Hardware-Anforderungen Ihrer neuen SAP HANA-Datenbank reduziert und die Geschäftsausfallzeiten während der Umstellung verringert.

Ist hier eine Professionelle Projektsteuerung notwendig? Aber ganz sicher!

 

Vorprojekt #4 – Hauptprojekt aufsetzen

Bevor es nun in die eigentliche Umstellung geht muss dieses Hauptprojekt sorgfältig geplant werden. Folgende Punkte sind wichtig:

  • Ausbildung des künftigen Projektteams
  • Planung des Übergangs
  • Vorbereitung auf die Umstellung
  • Projekt aufsetzen
  • Projektstandards festlegen

Jetzt könnten wir sagen, als Ergebnis dieses Vorprojektes legen wir dann fest, wer sich für die Professionelle Projektsteuerung zuständig fühlen sollte…zu spät! Wer hat die ersten 3 Vorprojekte geleitet? Wollen Sie hier jedesmal einen anderen Projektmanager setzen?

 

Vorprojekt #5 – Prototyp erstellen

Nun kommen wir zum letzten wichtigen Vorprojekt.
Um den Übergang richtig zu planen und sich darauf vorzubereiten, ist es entscheidend, den Wert der Innovationen zu verstehen, die das neue System für die Geschäftslösungen der Kunden liefert. Das Prototyping ermöglicht es Ihnen, die Wertschöpfung mit realen Geschäftsszenarien unter Verwendung von realen Daten zu bewerten.
Es handelt sich auch hier um ein kleines Projekt für sich allein. Es erfordert eine dedizierte Planung, Durchführung und abschließende Bewertung; es wird also immer von den Geschäfts- oder IT-Anforderungen angetrieben.
Professionelle Projektsteuerung notwendig? Die Antwort erübrigt sich denke ich inzwischen…

 

Hauptprojekt – Transformation auf SAP S/4HANA

Das eigentliche Projekt bietet jede Menge Herausforderungen, die auch für einen erfahrenen SAP-Anwender ungewöhnlich sind. Exemplarisch sind hier folgende Punkte:

  • Neue Benutzer-Oberfläche SAP Fiori
  • Vereinfachte Datenstrukturen
  • Wegfall von bisherigen Funktionen (Stichwort „Simplification List for S/4HANA 1909“ mit aktuell über 1000 Seiten!)
  • Teilweise Integration von bisher ausgelagerten Funktionalitäten (SAP SCM, SAP eWM, …)
  • Lizenzumstellung auf neues Modell, Beachtung von Digital Access und weiteren Thematiken (lesen Sie hierzu auch die Lizenzkolumne im E3-Magazin meines Kollegen Tobias Wahner)

Ergo: Auch hier ist zwingend ein Professionelles Projektmanagement notwendig!

 

Zusammenfassung

Sie fragen sich nun, warum in diesem Blog in jedem Absatz ein Professionelles Projektmanagement strapaziert wird?

Das Thema S/4HANA hat eine solche Relevanz für die Zukunft Ihres Unternehmens und eine so erhebliche Komplexität in der Umstellung, dass es mit erprobten Projektleitungs-Ansätzen nicht getan ist.

Der IT-Leiter allein kann dieses Projekt (mit 5 Vor-Projekten oder sogar mehr) nicht alleine steuern. Ein Fachbereichsleiter kann dies alleine auch nicht. Zusätzlich bräuchte man noch einen oder mehrere erfahrene Personen um eine stringente Qualitätssicherung bei jedem Meilenstein sicherzustellen.

Lösungsvorschlag

  1. Sie haben die oben dargestellte Mitarbeiter-„Power“ im Haus? Verteilen Sie die Aufgaben auf verschiedene Köpfe in einem Projektmanagement-Team. Vergessen Sie dabei nicht EINEN Leader festzulegen. Am Schluss muss eine Person verantwortlich sein mit Zuarbeit eines professionellen Teams!
  2. Haben Sie diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktuell weder kapazitiv noch fachlich im Zugriff? Dann kontaktieren Sie uns! Mit über 60 Jahren SAP-Erfahrung, sowohl in nationalen und internationalen Projekten durften wir unsere Expertise nachweisen. Wir sichern Ihren Projekterfolg als Professionelle Projektmanager und Qualitäts-Sicherer! Wir freuen uns auf Ihren Anruf!