Digitalisierung von Mitarbeiterkommunikation

Wollen Sie Ihre Mitarbeiterkommunikation schnell und unkompliziert digitalisieren?

Vom papierlosen Büro träumen wir seit Jahren. Es gibt auch bereits Unternehmen wie Microsoft, die das realisiert haben. In den meisten Unternehmen ist man davon aber noch meilenweit entfernt.

Obwohl es sehr clevere Ansätze gibt, nutzen diese leider noch viel zu wenig Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen. Heute stellen wir Ihnen eine dieser cleveren Lösungen vor – den :::bitkasten.

Der :::bitkasten ist eine sichere und schnelle Lösung für den Versand und die Verwaltung vieler Arten von Daten. So zum Beispiel kann die gesamte Kommunikation und der Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und seinen Mitarbeitern, der heute noch eine große Papierflut und einen immensen zeitlichen Aufwand darstellt, mit dem :::bitkasten nicht nur kostengünstiger, sondern auch umweltfreundlicher durchgeführt werden. Darüber hinaus ist bei Abrechnungen eine sichere Zustellung nur an die berechtigte Person gewährleistet.

Wie funktioniert der :::bitkasten?

Der :::bitkasten ist eine Plattform, die einfach und strukturiert den Versand übernimmt. Das bedeutet Sie stellen nur eine Druckdatei oder einen Druckdatenstrom bereit, der über einen gesicherten elektronischen Weg auf einen Hochsicherheitsserver übertragen wird. Dort wird anhand der normalen Postanschrift der Empfänger bestimmt, die Datei aufgearbeitet und in seinem persönlichen :::bitkasten bereitgestellt.

Der Mitarbeiter kann nun seine Dateien von der Gehaltsabrechnung und Vertragsunterlagen über Bonusabrechnungen bis hin zu Mitarbeiter-Newsletter bequem abrufen oder bekommt dieses auf die von ihm gewünschte Art zugestellt, denn Ihr Empfänger bestimmt selbst, wie er digitale Schreiben und Dokumente erhalten möchte. Sollte ein Brief einmal nicht digital abgerufen werden, erfolgt eine Zustellung mit der regulären Briefpost. So kommen die Schreiben zuverlässig und automatisch beim Empfänger an.

Somit ist die Kommunikation und die Bereitstellung der Gehaltsnachweise und allen weiteren bisher gedruckten Informationen für die Mitarbeiter nicht nur günstiger und schneller, da Sie sowohl Porto wie auch Arbeitszeit sparen, sondern auch noch sicherer. Denn übergibt man Gehaltsabrechnungen per Post oder Hauspost an seine Mitarbeiter, so gibt es verschiedene Nachteile. Zum einen muss sichergestellt werden, dass nur die berechtigte Person das Dokument liest und zum anderen, dass Mitarbeiter, die selten im Büro sind, wie z.B. Techniker im Außendienst und Berater, die Abrechnung erst verspätet erhalten.

Neben diesem sehr offensichtlichen Beispiel gibt es noch viele weitere Beispiele mit denen der :::bitkasten die Abläufe vereinfachen und automatisieren hilft, die bisher ausschließlich manuell ausgeführt wurden.

  • Digitales Antragswesen
  • Digitale Mitarbeiterkommunikation
  • Digitaler Kundendialog für Abrechnungen und Vertragsabschlüsse
  • Papierlose Objektabnahmen
  • Revisionssicheres, digitales Archiv (eTresor) für :::bitkasten Nutzer/Empfänger

In allen diesen Bereichen hilft der :::bitkasten. Sie können einfach und ohne großen Projektaufwand die bisher manuellen, zeit-und kostenintensiven Aufgaben innerhalb von nur wenigen Wochen digitalisieren und das ganz ohne große IT Aufwände.

Die Vorteile des :::bitkasten auf einen Blick:

  • Ein zentraler Ort für Ihre digitale und analoge Post- und Dokumentenzustellung
  • Hochsicherheitsserver aus Deutschland garantieren Ihnen Sicherheit
  • Keine Investition, Lizenz- oder Grundgebühren
  • Erhebliche Einsparungen bei Porto, Material und Zeit
  • Benötigt nur die aktuelle „Postadresse“ des Empfängers
  • Alle derzeitigen Kommunikationswege (DE-Mail, E-Postbrief, etc.) sind eingeschlossen
  • Keine Prozesse für Postbox / Zugangsmanagement / ID Feststellung notwendig
  • Nutzung für den Output über vorhandene CRM-, ERP- oder Office-Systeme
  • Rückmeldung über den Status des Dokuments (zugestellt, gelesen, etc.)
  • Gesicherte Zustellung – kein Schriftstück geht verloren – holt der Empfänger seine digitale Post nicht innerhalb einer von Ihnen festgelegten Frist ab, wird diese ausgedruckt und auf dem klassischen Weg versandt (oder an den Absender zurückgegeben).
  • Der Empfänger kann über die Zustellung entscheiden: per Mail, DE-Mail, als PDF-Download oder über jedes andere beliebige Medium.

Wollen Sie schnell Digitalisierungserfolge vorzeigen?
Wollen Sie Ihre Portokosten reduzieren?
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Dann kommen Sie auf uns zu – wir helfen Ihnen (agr@j4p.de)

Herausforderung Lizenzmodelle

Die 7 Grundregeln des Projektmanagements

Zum Thema Projektmanagement gibt es mehr als 20.000 Buchtitel, zum Thema IT-Projektmanagement auch schon über 10.000 verschiedene mehr oder weniger schlaue Bücher.

Warum sich weiterlesen trotzdem lohnt? Einfach, weil ich 7 einfache Regeln aus meiner 20-jährigen Projektmanagement-Erfahrung im IT- und SAP-Umfeld für Sie zusammengestellt habe, die zwar weder einen Anspruch auf wissenschaftliche Vollständigkeit noch die allein selig machenden Tipps darstellen, funktioniert und geholfen haben Sie mir aber bisher immer!

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1. Soft Skills

Es spielt keine Rolle, ob wir hier vom Projektleiter/-in des Auftraggebers oder dem Projektleiter/-in des Beratungshauses sprechen: Ein Projektmanager braucht vielfältige Kompetenzen! Einige davon sind allgemein bekannt.

Beispiele:

Projektmanager sind…
…Führungskräfte, Fachexperten und auch Manager

Der/Die Projektleiter(in) benötigt unbedingt…
…Projektmanagement- und Business-Skills

Alles richtig, alles gut. Falls hier das ein oder andere mal nicht in ausreichendem Ausmaß vorhanden sein sollte, auch nicht schlimm. Daran allein sind noch keine Projekte gescheitert.

Projekte scheitern wenn sowohl der/die Projektleiter(in), als auch andere Projektbeteiligte folgende Soft Skills nicht mitbringen:

  • Fokussierte Ziel- und Lösungsorientierung
  • Verantwortungsübernahme leben und jederzeit von allen Beteiligten einfordern
  • Maximale Flexibilität, weil in einem Projekt jeden Tag was anderes schiefgehen kann
  • Unerschütterliche Hartnäckigkeit verbunden mit einem ausgeprägten Selbstbewusstsein
  • Veränderungsbereitschaft und Lust auf Neues

Aber am Allerwichtigsten:

Der Mensch steht auch im kompliziertesten und anspruchvollsten Projekt immer im Mittelpunkt des Handelns! Ein Projekt wird nicht nur durchgeführt, um eine Organisation zu ändern oder einen Prozess zu optimieren. Ein Projekt ist auch dazu da, den beteiligten und betroffenen Menschen die Ausübung Ihrer Aufgaben zu erleichtern, zu verschönern, zu optimieren,….was auch immer. Am Ende soll ein Projekt allen Freude bereiten und Spaß machen! Die Organisation und die Prozesse optimieren sich dann ganz nebenbei.

Grundregel 1
„Der Menscht steht im Mittelpunkt!“

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2. Change Management

Jedes Projekt, das mit dem Ziel aufgesetzt wird durch Technologie ausgetretene Pfade zu verlassen und einen schon lange notwendigen Change einzuleiten, ist vom Start weg zum Scheitern oder zumindest zu zweifelhaftem Erfolg verurteilt.

Als klassische Beispiele können hier viele SAP-Projekte genannt werden, die vom Kunden initiiert worden sind um organisatorisch und unternehmenspolitisch schon seit geraumer Zeit notwendige Anpassungen und Änderungen in ein Software-Projekt zu verlagern.

Das hat noch nie funktioniert und wird auch zukünftig nicht funktionieren!

Grundregel 2
„Change Management ist ein ständiger Prozess, aber niemals ein Projekt“

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3. Kommunikation und Projekt-Marketing

Projekte beginnen oft mit großem Getöse, werden toll aufgesetzt, im gesamten Unternehmen über mehrere Kanäle propagiert und die betroffenen Projektmitglieder in den ersten Tagen und Wochen mit Informationen buchstäblich zugeschüttet.

Leider hält dieser Elan oftmals nicht sehr lange an. Die Auswirkungen einer ungenügenden Kommunikation im Projekt kommen erst im späteren Verlauf als Bumerang zurück.

Tipps:

  • Implementieren Sie von Beginn an den regelmäßigen Informationsaustausch auf verschiedenen Projektebenen und überwachen Sie, dass diese Veranstaltungen auch stattfinden.
  • Die „offizielle“ und offene Kommunikation kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Wenn die „informelle“ Kommunikation im Projekt irgendwann überwiegt, ist es bereits zu spät.
  • Stellen Sie sicher, dass auch außerhalb des Projektkernteams eine Regel-Kommunikation und -information aller betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen stattfindet. Dieses sogenannte Projektmarketing wird meist belächelt und schläft dann entweder ein oder es werden nur „geschönte“ Berichte veröffentlicht. Der tatsächliche Projektstand hat sich aber bereits informell rumgesprochen…

Grundregel 3
„Kein Projekt ohne regelmäßigen Informationsaustausch und Projektmarketing!

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4. Risikomanagement

„Bärentango“ heißt der Klassiker der Fachliteratur zum Risikomanagement in Projekten. Tom DeMarco’s Buch aus dem Jahre 2003 ist auch heute immer noch Pflichtlektüre für jeden Projektmanager oder Risikomanager in Projekten. Wenn Ihnen 200 Seiten Lektüre zu viel sind, fasse ich die Wichtigkeit dieses Themas mal in ein paar pragmatischen Aussagen zusammen:

  • Risiken sind einfach da, sie lassen sich nicht vermeiden
  • Risiken zu kennen und auch einzuschätzen begünstigt eine schnelle und folgenmindernde Reaktion bei deren Eintritt.
  • Probleme gibt es meist schon in der ersten Projektwoche. Fördern und fordern Sie eine offene Projekt- und Risiko-Kultur, sonst passiert es sehr schnell, dass alles schön unter den Teppich gekehrt wird.
  • Stellen Sie sich bei auftretenden Problemen immer folgende Fragen:
    • Ist das Problem grundsätzlich?
    • Sind die Rahmenbedingungen falsch?
    • Gibt es ungeklärte Verantwortlichkeiten?
    • Wird die Verantwortung überhaupt gelebt?

Grundregel 4
„Risiken und Probleme sind normaler Bestandteil von Projekten. Behandle Sie genau so!“

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5. 80 zu 20 Regel

Einfacher ausgedrückt: Setzen Sie Prioritäten!

Schon vor Projektstart muss ganz klar festgelegt sein, welche Projektziele welche Priorität haben. Wenn alle Ziele gleich wichtig sind, die Anzahl Ziele aber weder zum Budget noch zum veranschlagten Zeitrahmen passen, ist es Aufgabe des Projektmanagements schon in den ersten Tagen und Wochen mit der Anpassung der Prioritäten zu beginnen.
Dieses Umpriorisieren muss ein fester Bestandteil im gesamten Projektverlauf sein.

Nur dann kann es mit der Pareto-Regel was werden.

Alternative:

  • Projektverzögerungen
  • Ständig neue Change Requests
  • Budgetüberschreitungen
  • generelle, ungesteuerte Qualitätsverluste
  • …bis zur Projekt-Eskalation

Grundregel 5
„Die Prioritäten im Projekt richten sich ausschließlich nach den Projektzielen!“

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6. Stakeholder

Beginnen wir mit einem Zitat, welches man im Internet unter den Top 5 Ergebnissen findet:

„Das Management von Stakeholdern ist ein wesentlicher Aspekt des Projektmanagements; Stakeholder sollten immer bevorzugt informiert werden, um das Erreichen der Projektziele abzusichern.“

Kernaussage
Jeder, der irgendwie von einem Projekt betroffen sein könnte ist ein Stakeholder. Nicht wie fälschlicherweise immer angenommen Stakeholder = Management.

Beachten Sie!

  • Jedes Projekt weckt Ängste und Befürchtungen. Es passiert nämlich etwas neben bzw. außerhalb der regulären Organisation.
  • Machen Sie sich daher immer bewusst…
    • …für wen das Projekt einen Bedeutungsverlust bringen könnte
    • …wer glauben könnten Nachteile aus diesem Projekt zu haben
    • …wer sich Gedanken macht, dass sein Arbeitsplatz gefährdet sein könnte
    • …wer sich gerade fragt, warum er nicht bei diesem wichtigen Projekt dabei ist
  • Nehmen Sie alle Betroffenen und Beteiligten gleich ernst. Kommunizieren vom Start weg offen und ehrlich!

Grundregel 6
„Jedes Projekt ist von Stakeholdern umzingelt!“

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7. Projektende

Eine ganz klassische Definition findet sich bei projektmagazin.de:

„Das Projektende ist der Termin, zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt.“

Wenn es immer so einfach wäre….Wenn Sie allerdings die Grundregeln 1 bis 6 beherzigt haben, ist obige Definition so einfach wie auch richtig.

Und ganz wichtig!

Planen Sie rechtzeitig (noch in der Realisierungs-Phase) eine Projektabschluss-Feier mit dem gesamten Projekt-Team. Nur so haben alle die Chance mit einem guten Gefühl und einer abschließenden Wertschätzung das Kapitel „Projekt“ abzuhaken und diesen Schwung mit ins normale Tagesgeschäft oder das nächste anstehende Projekt mitzunehmen.

Grundregel 7
„Holzhacken ist deshalb so beliebt, weil man bei dieser Tätigkeit den Erfolg sofort sieht.“ Albert Einstein

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Gemeinsam im Team

Mitarbeiter entwickeln und qualifizieren

Aktuell ist sehr viel im Wandel, Lösungen haben kürzere Halbwertszeiten. In diesem Umfeld Mitarbeiter zu entwickeln ist anspruchsvoll aber machbar.

In diesem volatilen Umfeld ist es grundsätzlich sinnvoll, die nachfolgenden Schritte zu beachten:

Schritt 1 – Sinn erzeugen

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Die Mitarbeiter „begreifen“ die Ausrichtung.

Sinnvolle Klärungen in dem Zusammenhang:

  • Was ist die Vision / was ist der anzustrebende Sollzustand?
  • Welche Vorteile ergeben sich aus diesem anzustrebenden Sollzustand?
  • Welche Bedeutung hat dieser anzustrebende Sollzustand (warum heute schon in diese Richtung gehen und nicht erst in naher Zukunft)
  • Gesamtzusammenhang / Kontext – aktuelle Marktentwicklungen, Wettbewerb, technologische Entwicklungen, gesellschaftlicher Wandel

Schritt 2 – Bezug herstellen

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Die Mitarbeiter sind sich darüber im Klaren, welchen Beitrag sie zur Ausrichtung leisten können

Sinnvolle Klärungen in dem Zusammenhang:

  • Inwieweit bin ich von der Ausrichtung betroffen?
  • Wie kommen wir dahin, was ist zu tun, was soll ich tun, was ist mein Auftrag?
  • Was ist mein Beitrag in Richtung des angestrebten Sollzustandes?

Wichtiger Rahmen in dem Zusammenhang:

  • Gemeinschaft, Zugehörigkeit, Verbundenheit

Alleine agieren macht auf Dauer wenig Sinn. Es muss eine „kritische Masse positiver Beispiele im Alltag“ erzeugt werden (Vorbilder). Eine Vernetzung der Agierenden stärkt das Gefühl der „gemeinsamen Anstrengung“ in Richtung Sollzustand (man kommt zusammen in Schwung).

Schritt 3 – Ein positives Umfeld für Weiterentwicklung schaffen

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Weiterentwicklung dient dazu, vorhandenes Niveau zu heben, verloren gegangenes Niveau wiederherzustellen oder bestehendes Niveau zu erhalten.

Das Ziel von Weiterentwicklung ist: Relevant sein und relevant bleiben

  • Für den Markt
  • Für den einzelnen Kunden
  • Für den Arbeitgeber
  • Für den Standort
  • Für die Einheit am Standort

Mitarbeiter entwickeln und qualifizieren – Ein Beispiel

Ein Unternehmen bietet einen E-Scooter als Mobilitätslösung in Großstädten an.

1. Sinn erzeugen

Die Vision (der angestrebte Sollzustand) 

Wir wollen Kunden in Großstädten eine Mobilitätslösung anbieten, mit der sie den Weg zwischen öffentlichem Nahverkehr und ihrem Ziel schnell und bequem zurücklegen können.

Gesamtzusammenhang / Kontext und Bedeutung

Die aktuelle Umweltdiskussionen, der aktuelle Trend bei jüngeren Menschen – weg vom eigenen KFZ, hin zu vielschichtigen Mobilitätslösungen, die aktuellen Diskussionen rund um die E-Mobilität in Großstädten usw.

Vorteile

In einer frühen Phase Präsenz am Markt zeigen, die Entwicklung von Mobilität in Großstädten aktiv mitgestalten, neue Geschäftsfelder erschließen

2. Bezug herstellen
(wie kommen wir dahin, was ist zu tun, was soll ich tun)

Ein Umsetzungsvorhaben für das nächste Quartal kann sein, dass Kunden an allen
U-Bahn-Stationen jederzeit einen Roller nutzen können.

Maßnahmen:

  • Zahl der einsatzbereiten Roller auf 800 pro Tag steigern
  • Reichweite der Roller um 5 Kilometer pro Akkuladung steigern
  • Verringerung der Wartungszeiten je Roller von 90 auf 35 Minuten

3. Positives Umfeld schaffen

Vorgehen:

  • Teams und Mitarbeiter fragen sich mit Blick auf Umsetzungsvorhaben und Maßnahmen selbst, wie sie in ihrem Aufgabenbereich am besten beitragen können
  • Sie besprechen ihre Ideen mit ihren Vorgesetzten (Annahme: Die einzelnen Abteilungen wissen am besten, was sie in ihrem Bereich zur Ausrichtung beitragen können)
  • Konkrete Entscheidungen werden getroffen

Fazit

Weiterentwicklung in einem solchen Umfeld kann dann entstehen, wenn Sinn erzeugt und Bezug hergestellt wurde. Und wenn in der jeweiligen Einheit des einzelnen Mitarbeiters ein Zugehörigkeits- und Verbundenheitsgefühl entsteht.

Bei der Weiterentwicklung von Mitarbeitern
die 70: 20: 10 – Regel beachten

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Anders als man annehmen könnte, sind Seminare nicht immer die beste Wahl für die Weiterentwicklung. Zudem müssen Entwicklungsmaßnahmen nicht nur To-Dos für die Führungskraft oder das Unternehmen sein – der Mitarbeiter kann auch selbst sehr viel tun, um an sich zu arbeiten.

Meine Buchempfehlung für
Weiterentwicklung on the job

For Your Improvement (FYI – Programm zur Selbstentwicklung) von Robert Eichinger/Michael Lombardo.

Das Buch ist zwar grundsätzlich vergriffen aber regelmäßig über Amazon oder ebay im Angebot.