Vom papierlosen Büro träumen wir seit Jahren. Es gibt auch bereits Unternehmen wie Microsoft, die das realisiert haben. In den meisten Unternehmen ist man davon aber noch meilenweit entfernt.

Obwohl es sehr clevere Ansätze gibt, nutzen diese leider noch viel zu wenig Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen. Heute stellen wir Ihnen eine dieser cleveren Lösungen vor – den :::bitkasten.

Der :::bitkasten ist eine sichere und schnelle Lösung für den Versand und die Verwaltung vieler Arten von Daten. So zum Beispiel kann die gesamte Kommunikation und der Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und seinen Mitarbeitern, der heute noch eine große Papierflut und einen immensen zeitlichen Aufwand darstellt, mit dem :::bitkasten nicht nur kostengünstiger, sondern auch umweltfreundlicher durchgeführt werden. Darüber hinaus ist bei Abrechnungen eine sichere Zustellung nur an die berechtigte Person gewährleistet.

Wie funktioniert der :::bitkasten?

Der :::bitkasten ist eine Plattform, die einfach und strukturiert den Versand übernimmt. Das bedeutet Sie stellen nur eine Druckdatei oder einen Druckdatenstrom bereit, der über einen gesicherten elektronischen Weg auf einen Hochsicherheitsserver übertragen wird. Dort wird anhand der normalen Postanschrift der Empfänger bestimmt, die Datei aufgearbeitet und in seinem persönlichen :::bitkasten bereitgestellt.

Der Mitarbeiter kann nun seine Dateien von der Gehaltsabrechnung und Vertragsunterlagen über Bonusabrechnungen bis hin zu Mitarbeiter-Newsletter bequem abrufen oder bekommt dieses auf die von ihm gewünschte Art zugestellt, denn Ihr Empfänger bestimmt selbst, wie er digitale Schreiben und Dokumente erhalten möchte. Sollte ein Brief einmal nicht digital abgerufen werden, erfolgt eine Zustellung mit der regulären Briefpost. So kommen die Schreiben zuverlässig und automatisch beim Empfänger an.

Somit ist die Kommunikation und die Bereitstellung der Gehaltsnachweise und allen weiteren bisher gedruckten Informationen für die Mitarbeiter nicht nur günstiger und schneller, da Sie sowohl Porto wie auch Arbeitszeit sparen, sondern auch noch sicherer. Denn übergibt man Gehaltsabrechnungen per Post oder Hauspost an seine Mitarbeiter, so gibt es verschiedene Nachteile. Zum einen muss sichergestellt werden, dass nur die berechtigte Person das Dokument liest und zum anderen, dass Mitarbeiter, die selten im Büro sind, wie z.B. Techniker im Außendienst und Berater, die Abrechnung erst verspätet erhalten.

Neben diesem sehr offensichtlichen Beispiel gibt es noch viele weitere Beispiele mit denen der :::bitkasten die Abläufe vereinfachen und automatisieren hilft, die bisher ausschließlich manuell ausgeführt wurden.

• Digitales Antragswesen
• Digitale Mitarbeiterkommunikation
• Digitaler Kundendialog für Abrechnungen und Vertragsabschlüsse
• Papierlose Objektabnahmen
• Revisionssicheres, digitales Archiv (eTresor) für :::bitkasten Nutzer/Empfänger

In allen diesen Bereichen hilft der :::bitkasten. Sie können einfach und ohne großen Projektaufwand die bisher manuellen, zeit-und kostenintensiven Aufgaben innerhalb von nur wenigen Wochen digitalisieren und das ganz ohne große IT Aufwände.

Die Vorteile des :::bitkasten auf einen Blick:

• Ein zentraler Ort für Ihre digitale und analoge Post- und Dokumentenzustellung
• Hochsicherheitsserver aus Deutschland garantieren Ihnen Sicherheit
• Keine Investition, Lizenz- oder Grundgebühren
• Erhebliche Einsparungen bei Porto, Material und Zeit
• Benötigt nur die aktuelle „Postadresse“ des Empfängers
• Alle derzeitigen Kommunikationswege (DE-Mail, E-Postbrief, etc.) sind eingeschlossen
• Keine Prozesse für Postbox / Zugangsmanagement / ID Feststellung notwendig
• Nutzung für den Output über vorhandene CRM-, ERP- oder Office-Systeme
• Rückmeldung über den Status des Dokuments (zugestellt, gelesen, etc.)
• Gesicherte Zustellung – kein Schriftstück geht verloren – holt der Empfänger seine digitale Post nicht innerhalb einer von Ihnen festgelegten Frist ab, wird diese ausgedruckt und auf dem klassischen Weg versandt (oder an den Absender zurückgegeben).
• Der Empfänger kann über die Zustellung entscheiden: per Mail, DE-Mail, als PDF-Download oder über jedes andere beliebige Medium.

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