Sehen Sie sich mit Ihrem Unternehmen im Hinblick auf die Digitalisierung ausreichend aufgestellt?
Die Digitalisierung wird jede Branche und jedes Geschäftsmodell massiv verändern – auch das Ihre. Das birgt Risiken, bietet vor allen Dingen aber auch zahlreiche Chancen, wenn dieser Wandel offensiv gestaltet wird und wenn die notwendigen Veränderungen von allen Beteiligten gewollt und aktiv begleitet werden.
Die Realität sieht indes oft anders aus:
Viele Unternehmen sind verunsichert, wie man dieses tiefgreifende Thema am besten bewältigt und scheuen es deshalb, dringend erforderliche Maßnahmen für ihren Betrieb einzuleiten. Andere wiederum gehen bereits in einzelnen Bereichen die richtigen Schritte. Häufig fehlt allerdings der Blick auf das große Ganze. In beiden Fällen bedarf es auch der Unterstützung von außen. Der unverstellte, unvoreingenommene und neutrale Blick hilft dabei, bestehende Strukturen im Hinblick auf die Digitalisierung weiterzuentwickeln und zu optimieren – immer vor dem Hintergrund, die Mitarbeiter in diesem Prozess mitzunehmen.
Der Digi-Check
Wir haben deshalb in Kooperation mit der “Pforzheimer Zeitung” den “Digi-Check” für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt. Gerne unterstützen wir Sie, Ihr Haus und Ihre Mitarbeiter erfolgreich in die Zukunft zu führen und die vielfältigen Herausforderungen einer erfolgreichen digitalen Transformation zu meistern.
Was beinhaltet der „Digi-Check“?
Einen eintägigen Workshop, in dem alle Bereiche & Prozesse Ihres Unternehmens betrachtet werden. Just 4 People erstellt aus diesem Workshop eine Zusammenfassung, wo Sie mit Ihrem Unternehmen in Sachen Digitalisierung stehen, vergleicht diese mit Ihrer Branche und gibt Ihnen Empfehlungen, welche weiteren Schritte sinnvoll sind. Darüber hinaus erhalten Sie eine Dokumentation in der die einzelnen Ergebnisse aufgeführt sind sowie ein Management Summary.
Seit Februar 2020 ist die Just4People GmbH Mitglied der Medien- und IT-Initiative (M/IT) und stärkt damit die Präsenz in der Region Pforzheim.
Die Initiative ist ein Zusammenschluss von führenden Unternehmen aus der Medien-/IT-Branche in der Region Pforzheim, die durch ihre Kompetenz und Innovationskraft zu den Spitzenreitern in ihren Brachen gehören. Neue Themen anzugehen, Technologien voranzubringen sowie Vorreiter zu sein, zeichnet alle beteiligten Unternehmen aus.
Was ist das Ziel der Initiative?
Gemeinsam als Medien- und IT Unternehmen die Kompetenzen zu bündeln und die Relevanz der Branchen für die Region zu verdeutlichen. Gemeinsame Auftritte auf Messen und Konferenzen gehört ebenso dazu wie die Vertretung der Interessen der Unternehmen in Gremien wie dem Digitalisierungsbeirat der Stadt Pforzheim. Ein besonderes Augenmerk gilt den Thema Bildung, hierbei geht es darum junge Menschen für die Berufe in der Medien- und IT Branche zu begeistern. Das beginnt mit Vorstellungen der Ausbildungsberufe durch die Azubis der Firmen in Schulklassen und geht bis zu einem Sommer Camp, das die M/IT den Studierenden der Hochschule Pforzheim anbietet. Mit dem klaren Ziel junge Nachwuchskräfte für die Mitgliedsunternehmen zu gewinnen. Jedes einzelne der Mitglieds-Unternehmen könnte die Vielfalt der Angebote nicht stemmen, doch mit den gebündelten Kräften ist die M/IT in der Region präsent und wird deutlich stärker wahr genommen, als jede Firma einzeln.
Erste gemeinsame Projekte
Für uns als kleines Start-up ist dies eine großartige Möglichkeit sich in der Region weiter zu vernetzen und mit den anderen Unternehmen der Initiative sich in der Region zu präsentieren. Auch untereinander arbeiten die Mitgliedsfirmen zusammen, an ersten Kooperationsprojekten wird bereits entwickelt.
Hier ist 1+1 definitiv mehr als zwei – wenn die Experten aus der Initiative die Köpfe zusammen stecken kommen innovative und spannende Projekte raus, die sowohl der Region wie auch den Unternehmen zu Gute kommen.
Zum Thema Projektmanagement gibt es mehr als 20.000 Buchtitel, zum Thema IT-Projektmanagement auch schon über 10.000 verschiedene mehr oder weniger schlaue Bücher.
Warum sich weiterlesen trotzdem lohnt? Einfach, weil ich 7 einfache Regeln aus meiner 20-jährigen Projektmanagement-Erfahrung im IT- und SAP-Umfeld für Sie zusammengestellt habe, die zwar weder einen Anspruch auf wissenschaftliche Vollständigkeit noch die allein selig machenden Tipps darstellen, funktioniert und geholfen haben Sie mir aber bisher immer!
1. Soft Skills
Es spielt keine Rolle, ob wir hier vom Projektleiter/-in des Auftraggebers oder dem Projektleiter/-in des Beratungshauses sprechen: Ein Projektmanager braucht vielfältige Kompetenzen! Einige davon sind allgemein bekannt.
Beispiele:
Projektmanager sind…
…Führungskräfte, Fachexperten und auch Manager
Der/Die Projektleiter(in) benötigt unbedingt…
…Projektmanagement- und Business-Skills
Alles richtig, alles gut. Falls hier das ein oder andere mal nicht in ausreichendem Ausmaß vorhanden sein sollte, auch nicht schlimm. Daran allein sind noch keine Projekte gescheitert.
Projekte scheitern wenn sowohl der/die Projektleiter(in), als auch andere Projektbeteiligte folgende Soft Skills nicht mitbringen:
Fokussierte Ziel- und Lösungsorientierung
Verantwortungsübernahme leben und jederzeit von allen Beteiligten einfordern
Maximale Flexibilität, weil in einem Projekt jeden Tag was anderes schiefgehen kann
Unerschütterliche Hartnäckigkeit verbunden mit einem ausgeprägten Selbstbewusstsein
Veränderungsbereitschaft und Lust auf Neues
Aber am Allerwichtigsten:
Der Mensch steht auch im kompliziertesten und anspruchvollsten Projekt immer imMittelpunkt des Handelns! Ein Projekt wird nicht nur durchgeführt, um eine Organisation zu ändern oder einen Prozess zu optimieren. Ein Projekt ist auch dazu da, den beteiligten und betroffenen Menschen die Ausübung Ihrer Aufgaben zu erleichtern, zu verschönern, zu optimieren,….was auch immer. Am Ende soll ein Projekt allen Freude bereiten und Spaß machen! Die Organisation und die Prozesse optimieren sich dann ganz nebenbei.
Grundregel 1
“Der Menscht steht im Mittelpunkt!”
2. Change Management
Jedes Projekt, das mit dem Ziel aufgesetzt wird durch Technologie ausgetretene Pfade zu verlassen und einen schon lange notwendigen Change einzuleiten, ist vom Start weg zum Scheitern oder zumindest zu zweifelhaftem Erfolg verurteilt.
Als klassische Beispiele können hier viele SAP-Projekte genannt werden, die vom Kunden initiiert worden sind um organisatorisch und unternehmenspolitisch schon seit geraumer Zeit notwendige Anpassungen und Änderungen in ein Software-Projekt zu verlagern.
Das hat noch nie funktioniert und wird auch zukünftig nicht funktionieren!
Grundregel 2
“Change Management ist ein ständiger Prozess, aber niemals ein Projekt”
3. Kommunikation und Projekt-Marketing
Projekte beginnen oft mit großem Getöse, werden toll aufgesetzt, im gesamten Unternehmen über mehrere Kanäle propagiert und die betroffenen Projektmitglieder in den ersten Tagen und Wochen mit Informationen buchstäblich zugeschüttet.
Leider hält dieser Elan oftmals nicht sehr lange an. Die Auswirkungen einer ungenügenden Kommunikation im Projekt kommen erst im späteren Verlauf als Bumerang zurück.
Tipps:
Implementieren Sie von Beginn an den regelmäßigen Informationsaustausch auf verschiedenen Projektebenen und überwachen Sie, dass diese Veranstaltungen auch stattfinden.
Die “offizielle” und offene Kommunikation kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Wenn die “informelle” Kommunikation im Projekt irgendwann überwiegt, ist es bereits zu spät.
Stellen Sie sicher, dass auch außerhalb des Projektkernteams eine Regel-Kommunikation und -information aller betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen stattfindet. Dieses sogenannte Projektmarketing wird meist belächelt und schläft dann entweder ein oder es werden nur “geschönte” Berichte veröffentlicht. Der tatsächliche Projektstand hat sich aber bereits informell rumgesprochen…
Grundregel 3
“Kein Projekt ohne regelmäßigen Informationsaustausch und Projektmarketing!“
4. Risikomanagement
“Bärentango” heißt der Klassiker der Fachliteratur zum Risikomanagement in Projekten. Tom DeMarco’s Buch aus dem Jahre 2003 ist auch heute immer noch Pflichtlektüre für jeden Projektmanager oder Risikomanager in Projekten. Wenn Ihnen 200 Seiten Lektüre zu viel sind, fasse ich die Wichtigkeit dieses Themas mal in ein paar pragmatischen Aussagen zusammen:
Risiken sind einfach da, sie lassen sich nicht vermeiden
Risiken zu kennen und auch einzuschätzen begünstigt eine schnelle und folgenmindernde Reaktion bei deren Eintritt.
Probleme gibt es meist schon in der ersten Projektwoche. Fördern und fordern Sie eine offene Projekt- und Risiko-Kultur, sonst passiert es sehr schnell, dass alles schön unter den Teppich gekehrt wird.
Stellen Sie sich bei auftretenden Problemen immer folgende Fragen:
Ist das Problem grundsätzlich?
Sind die Rahmenbedingungen falsch?
Gibt es ungeklärte Verantwortlichkeiten?
Wird die Verantwortung überhaupt gelebt?
Grundregel 4
“Risiken und Probleme sind normaler Bestandteil von Projekten. Behandle Sie genau so!”
5. 80 zu 20 Regel
Einfacher ausgedrückt: Setzen Sie Prioritäten!
Schon vor Projektstart muss ganz klar festgelegt sein, welche Projektziele welche Priorität haben. Wenn alle Ziele gleich wichtig sind, die Anzahl Ziele aber weder zum Budget noch zum veranschlagten Zeitrahmen passen, ist es Aufgabe des Projektmanagements schon in den ersten Tagen und Wochen mit der Anpassung der Prioritäten zu beginnen.
Dieses Umpriorisieren muss ein fester Bestandteil im gesamten Projektverlauf sein.
Grundregel 5
“Die Prioritäten im Projekt richten sich ausschließlich nach den Projektzielen!”
6. Stakeholder
Beginnen wir mit einem Zitat, welches man im Internet unter den Top 5 Ergebnissen findet:
“Das Management von Stakeholdern ist ein wesentlicher Aspekt des Projektmanagements; Stakeholder sollten immer bevorzugt informiert werden, um das Erreichen der Projektziele abzusichern.”
Kernaussage Jeder, der irgendwie von einem Projekt betroffen sein könnte ist ein Stakeholder. Nicht wie fälschlicherweise immer angenommen Stakeholder = Management.
Beachten Sie!
Jedes Projekt weckt Ängste und Befürchtungen. Es passiert nämlich etwas neben bzw. außerhalb der regulären Organisation.
Machen Sie sich daher immer bewusst…
…für wen das Projekt einen Bedeutungsverlust bringen könnte
…wer glauben könnten Nachteile aus diesem Projekt zu haben
…wer sich Gedanken macht, dass sein Arbeitsplatz gefährdet sein könnte
…wer sich gerade fragt, warum er nicht bei diesem wichtigen Projekt dabei ist
Nehmen Sie alle Betroffenen und Beteiligten gleich ernst. Kommunizieren vom Start weg offen und ehrlich!
Grundregel 6
“Jedes Projekt ist von Stakeholdern umzingelt!”
7. Projektende
Eine ganz klassische Definition findet sich bei projektmagazin.de:
“Das Projektende ist der Termin, zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt.”
Wenn es immer so einfach wäre….Wenn Sie allerdings die Grundregeln 1 bis 6 beherzigt haben, ist obige Definition so einfach wie auch richtig.
Und ganz wichtig!
Planen Sie rechtzeitig (noch in der Realisierungs-Phase) eine Projektabschluss-Feier mit dem gesamten Projekt-Team. Nur so haben alle die Chance mit einem guten Gefühl und einer abschließenden Wertschätzung das Kapitel “Projekt” abzuhaken und diesen Schwung mit ins normale Tagesgeschäft oder das nächste anstehende Projekt mitzunehmen.
Grundregel 7
“Holzhacken ist deshalb so beliebt, weil man bei dieser Tätigkeit den Erfolg sofort sieht.” Albert Einstein
Bei weiteren Fragen können Sie uns gerne kontaktieren.
Wozu benötige ich eine IT-Strategie? Wie komme ich zu einer IT-Strategie? In der heutigen Ausgabe unseres Blogs wollen wir dieses Thema kurz beleuchten.
IT-Strategie
Jede IT-Strategie bedingt zwingend eine existierende Unternehmensstrategie und ist somit ein Teil eben dieser. Sollte die ganzheitliche Aufnahme und Zielrichtung nicht klar vorgegeben sein ist diese zu definieren oder die Zielrichtung mit dem Management zu vereinbaren.
Üblicherweise umfasst eine solche Strategie Ansätze zur Schaffung wertschöpfender und/oder standardisierter Prozesse durch moderne IT-Lösungen. Ziel ist es die Rahmenbedingungen für das IT-Management bereit zu stellen, damit die langfristigen Ziele erreicht werden können.
Projekt-Assessement
Die Entwicklung einer IT-Strategie fällt nicht vom Himmel sondern ist für sich ein eigenständiges Projekt. Um bei einem solch strategischen Vorhaben die gewünschte Richtung einzuschlagen und beizubehalten, macht es Sinn zu einem oder mehreren bestimmten Zeitpunkten ein Projekt-Assessement durchzuführen.
Ein Projekt-Assessment kann für die Analyse, Beurteilung und Bewertung des Entwicklungsstandes, der Güte, der Reife bzw. der Kompetenz von Organisationen und Personen im Projektmanagement nach bestimmten Kriterien und Bewertungsmaßstäben herangezogen werden. (Quelle: PM-Lexikon)
Generell soll mit dem Einsatz eines Projekt-Assessments der IST-Stand im Projekt sowie die Abweichungen zu einem selbst definierten – oder aber vorgegebenen – SOLL-Zustand festgestellt und der resultierende Handlungsbedarf für die Weiterentwicklung abgeleitet werden. Die Empfehlung ist, diese regelmäßig durchzuführen, um so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu erreichen. Wertvoll kann auch ein Benchmarking sein, um einen Vergleich mit Ergebnissen anderer Bereiche oder Unternehmen am Markt aufzustellen.
Erste Schritte
Aufnahme der Prozess- und Systemlandschaft in der IT
Reflektion mit den Anwendern bzw. Key-Usern
Abgleich der Annahmen mit dem Management und den bestehenden Partnern
Hilfreich ist es wenn man hierzu erprobte Fragenkataloge verwendet die im Idealfall durch den Partner auf das Unternehmen und die Herausforderungen des Marktes zugeschnitten werden.
Bewertung und nächste Schritte
Ausarbeitung der aktuellen Lage mit Empfehlungen
Bewertung im Branchenvergleich
Masterplan für die Umsetzung der regelmäßig mit der Unternehmensstrategie abgeglichen wird
Budget- / Projektplan für die nächsten 24 – 36 Monate zur Erreichung der Ziele und Verankerung dieser in der Unternehmensplanung
Einführung eines Entscheidungsgremiums zur Anpassung der Strategie
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