Digitalisierungs-Check Just 4 People GmbH

Digitalisierungs-Checks gibt es viele – unsere Version ist ganzheitlich und neutral

In diesen surrealen Zeiten möchte ich meinen Beitrag nicht mit „trotz Corona“ starten, denn wir alle kennen die aktuelle Situation und wir alle sind von ihr betroffen. Aber ohne einen Hinweis auf die Corona Pandemie und die Auswirkungen auf die Wirtschaft im Allgemeinen und die Digitalisierung im Besonderen kommt das Thema unseres Digitalisierungs-Checks nicht aus.

Denn unser Digitalisierungs-Check als Standortbestimmung für den Mittelstand wurde von uns nicht in den letzten Wochen entwickelt – hier waren wir selbst „Opfer“ des Versammlungsverbotes und konnten unsere gemeinsam mit der Pforzheimer Zeitung geplante Vorstellung des Digitalisierungs-Checks leider nicht durchführen. Wir werden dies aber zu einem wieder möglichen Zeitpunkt nachholen. Diese Statusfeststellung für Unternehmen haben wir in den letzten Monaten entwickelt und sie basiert auf unserem über die letzten Jahre gesammelten Wissen. Wir haben in den vergangenen Jahren viele Unternehmen begleitet während sie sich auf die Herausforderungen der digitalen Transformation eingestellt haben. Dabei gab es sehr große Unterschiede, denn das ein oder anderen Unternehmen wähnte sich voll digitalisiert, wenn die Rechnungen nicht mehr von Hand bearbeitet, sondern eine digitale Rechnungsprüfung und -weiterverarbeitung eingeführt wurde. Wir durften aber auch Unternehmen begleiten, die das Thema mit sehr viel Umsicht und Offenheit angegangen sind und ihr komplettes Geschäftsmodell hinterfragt, Prozesse auf den Prüfstand gestellt sowie alle technologisch relevanten Entwicklungen mit offenen Augen angeschaut haben. Auch bei diesen Unternehmen ist nicht immer alles glatt gelaufen und wir haben gemeinsam Rückschläge eingesteckt oder sind mal in die falsche Richtung abgebogen. Doch wir haben daraus gelernt und unsere Schlüsse gezogen. Aus diesen Lernprozessen haben wir ein paar grundlegende Erkenntnisse gezogen, die wir Ihnen ans Herz legen wollen, wenn Sie sich mit dem Thema auseinandersetzen:

  1. Pilotprojekte sind ein Anfang – wir empfehlen einen strategischen Ansatz  – beginnend mit der Unternehmensstrategie und der Ableitung einer Digitalisierungs- und IT-Strategie.
  2. Schauen Sie sich nicht nur erfolgreiche Marktbegleiter an, sondern auch erfolgreiche digitale Anbieter und was Sie von diesen für Ihr Unternehmen ableiten können.
  3. Integrieren Sie alle Bereiche und deren Verantwortliche, Sie werden überrascht sein, wie viele und gute Ideen daraus entstehen.
  4. Lassen Sie sich in diesem Prozess unterstützen – eine externe Sicht öffnet oftmals den Blick für neue Ansätze.
  5. Nehmen Sie sich die Zeit und führen den Digitalisierungs-Check als Standortbestimmung durch.

Ich hoffe Ihnen damit einen Impuls für Ihren Weg in eine erfolgreiche digitale Zukunft gegeben zu haben. Wenn Sie Interesse haben mit uns den Digitalisierungs-Check für Ihr Unternehmen durchzuführen, dann würde ich mich über eine Kontaktaufnahme von Ihnen freuen. mailto:agr@j4p.de 

 

Digitalisierungs-Check als Standortbestimmung – gerade in diesen Zeiten

Warum gerade jetzt werden Sie sich fragen? Weil jetzt ist unserer Meinung nach die Zeit, sich auch über die Zukunft Gedanken zu machen und daher werden wir unseren Digitalisierungs-Check am Donnerstag, den 26.3.2020 um 18 Uhr online in einer Videoübertragung vorstellen.

Die Wichtigkeit einer Standortbestimmung und die daraus abzuleitenden Maßnahmen werden aktuell nochmals deutlicher in den Vordergrund gerückt, um dann gestärkt mit den entsprechenden Ideen zur Umsetzung aus der Krise zu gehen.

Die Firma Häffner GmbH & Co. KG, ein familiengeführtes mittelständisches Unternehmen im Chemikalienhandel, wird über ihre Erfahrungen und die erfolgreiche Umsetzung des Digitalisierungs-Checks berichten.

Was beinhaltet der „Digi-Check“?

Ein eintägiger Workshop, in dem alle Bereiche & Prozesse Ihres Unternehmens betrachtet werden. Wir von Just 4 People erstellen aus diesem Workshop eine Zusammenfassung, wo Sie mit Ihrem Unternehmen in Sachen Digitalisierung stehen, vergleichen diese mit Ihrer Branche und geben Ihnen Empfehlungen, welche weiteren Schritte sinnvoll sind. Darüber hinaus erhalten Sie eine Dokumentation in der die einzelnen Ergebnisse aufgeführt sind sowie ein Management Summary.

Melden Sie sich jetzt noch an (agr@j4p.de) und wir senden Ihnen die Einwahldaten zu.

 

 

Gemeinsam mehr Wissen schaffen

Just 4 People geht mit der Hochschule Pforzheim gemeinsame Wege. So wird durch den direkten Kontakt zu den Fachbereichen ein wichtiger Austausch gefördert, insbesondere der interdisziplinäre Austausch über Fakultätsgrenzen hinweg steht für beide Partner im Vordergrund. Just 4 People freut sich über die Möglichkeit mit den Professoren und Studierenden gemeinsame Praxisprojekte zu entwickeln, zu planen und durchzuführen. Ziel ist es einerseits den Studierenden praxisnahe Lehre zu ermöglichen und anderseits aktuelle Themen und Problemstellungen aus der unternehmerischen Praxis einzubinden. Hierbei geht es darum, voneinander zu lernen. So haben Studierende von Prof. Bernhard Kölmel einen Digitalisierungs-Check entwickelt, den auch Just 4 People im Portfolio hat. Während die Studierenden den Fokus auf wissenschaftliche Aspekte legen, ist der Digitalisierungs-Check von J4P über das gesamte Unternehmen und seine Prozesse und Systeme angelegt.

 

 

Interim-Management – Die Lösung bei kapazitiven und fachlichen Engpässen

Für Unternehmen wird es immer wichtiger, flexibel auf die sich schnell wandelnden Marktbedingungen zu reagieren.

In der Entwicklung von IT-Organisationen gibt es immer wieder schwierige Phasen, in denen strategische Beratung sowie die Expertise von Spezialisten gefragt sind und längerfristig gebraucht werden, um eine Veränderung erfolgreich umzusetzen.

In solchen Situationen stellt ein Interim-Management die bestmögliche Ergänzung für das Unternehmen dar, indem es bei der Findung, Erarbeitung und Umsetzung der Neuausrichtung unterstützt.

Gerade bei Übergangs- oder Nachfolgeregelungen bietet Interim-Management die notwendige Unterstützung und baut so die Brücke in eine erfolgreiche Zukunft.

Gründe für den Einsatz von Interim-Management

Als Ergebnis des Interim-Management Report 2019 des Unternehmens EO Executives gibt es drei Hauptgründe, warum sich Unternehmen für Interim-Management entscheiden:

  1. Change Management
    Unterstützung bei dringend anstehenden Transformationsprojekten
  2. Fehlende Fähigkeiten/Kompetenzen
    In einer sich immer schneller drehenden Unternehmenslandschaft fehlt vielen Firmen ein Stück weit das Know-how, um Themen wie Digitalisierung oder Entwicklung neuer Geschäftsmodelle mit eigenen Ressourcen anzugehen.
  3. Krisenmanagement
    Turnarounds kommen immer schneller und überraschender auf alteingesessene Unternehmen zu. Externes Know-how und Durchsetzungskraft sind hier oft effektiver.

Qualifikationen und Mehrwerte durch Interim-Management

Die benötigten Qualitäten eines Interim-Managements lassen sich in 5 Kompetenzen (absteigend) gliedern:

  1. Strategische und operative Umsetzung
  2. Fokussierung auf Ergebnisse
  3. Unabhängigkeit
  4. Weitreichender Erfahrungsschatz
  5. Ausgeprägte fachspezifische Kompetenzen

Da eine solche Aufgabe in der Regel auf maximal 12 bis 18 Monate ausgelegt ist, sind diese Kompetenzen enorm wichtig um nachhaltig die anstehenden Aufgaben für das Unternehmen zu erfüllen.

Kompetenzen Interim Management
Quelle: Auszug aus Interim Management Report 2019 des Unternehmens EO Executives

Unternehmen und Branchen

Interessant ist, dass in Deutschland immer noch knapp 2/3 aller Interim-Tätigkeiten in Großunternehmern erbracht worden sind und nur 1/3 in Firmen <250 Mitarbeiter. In Italien (25% Großunternehmen) und Spanien (42% Großunternehmen) sind die Verhältnisse aktuell eher umgekehrt.

Als Top-Branchen zeigen sich hier traditionell die Fertigungsindustrie vor IT/Technologie und Gesundheit/Medizin/Forschung:

Brachen Interim-Management sw
Quelle: Auszug aus Interim Management Report 2019 des Unternehmens EO Executives

Zusammenfassung und Vorteile für Interim-Management

Im Detail sind das:

  • Flexibilität und Effizienz
  • Zusätzliche Ressourcen
  • Kurzfristige Verfügbarkeit
  • Langjährige Branchenkenntnisse
  • Erprobte Führungserfahrungen
  • Externes Know-how / Know-how Transfer
  • Unternehmenspolitische Unabhängigkeit
  • Ziel- und Ergebnisorientierte Auftragsabwicklung
  • Definierter Kalkulationsrahmen
  • Keine Karriere-Erwartungen

Quelle: DDIM – Dachgesellschaft Deutsches Interim Management e.V.

Gerne können Sie sich an uns wenden, wenn Sie hier weiteren Informationsbedarf haben. Just4People (uga@j4p.de) unterstützt auch Ihre Weiterentwicklung mit erfahrenen Interim-Managern!

Wie digital ist Ihr Unternehmen schon?

Sehen Sie sich mit Ihrem Unternehmen im Hinblick auf die Digitalisierung ausreichend aufgestellt?

Die Digitalisierung wird jede Branche und jedes Geschäftsmodell massiv verändern – auch das Ihre. Das birgt Risiken, bietet vor allen Dingen aber auch zahlreiche Chancen, wenn dieser Wandel offensiv gestaltet wird und wenn die notwendigen Veränderungen von allen Beteiligten gewollt und aktiv begleitet werden.

Die Realität sieht indes oft anders aus:

Viele Unternehmen sind verunsichert, wie man dieses tiefgreifende Thema am besten bewältigt und scheuen es deshalb, dringend erforderliche Maßnahmen für ihren Betrieb einzuleiten. Andere wiederum gehen bereits in einzelnen Bereichen die richtigen Schritte. Häufig fehlt allerdings der Blick auf das große Ganze. In beiden Fällen bedarf es auch der Unterstützung von außen. Der unverstellte, unvoreingenommene und neutrale Blick hilft dabei, bestehende Strukturen im Hinblick auf die Digitalisierung weiterzuentwickeln und zu optimieren – immer vor dem Hintergrund, die Mitarbeiter in diesem Prozess mitzunehmen.

Der Digi-Check

Wir haben deshalb in Kooperation mit der „Pforzheimer Zeitung“ den „Digi-Check“ für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt. Gerne unterstützen wir Sie, Ihr Haus und Ihre Mitarbeiter erfolgreich in die Zukunft zu führen und die vielfältigen Herausforderungen einer erfolgreichen digitalen Transformation zu meistern.

Was beinhaltet der „Digi-Check“?

Einen eintägigen Workshop, in dem alle Bereiche & Prozesse Ihres Unternehmens betrachtet werden. Just4People erstellt aus diesem Workshop eine Zusammenfassung, wo Sie mit Ihrem Unternehmen in Sachen Digitalisierung stehen, vergleicht diese mit Ihrer Branche und gibt Ihnen Empfehlungen, welche weiteren Schritte sinnvoll sind. Darüber hinaus erhalten Sie eine Dokumentation in der die einzelnen Ergebnisse aufgeführt sind sowie ein Management Summary.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann kommen Sie auf uns zu (agr@j4p.de)

 

 

Wollen Sie Ihre Mitarbeiterkommunikation schnell und unkompliziert digitalisieren?

Vom papierlosen Büro träumen wir seit Jahren. Es gibt auch bereits Unternehmen wie Microsoft, die das realisiert haben. In den meisten Unternehmen ist man davon aber noch meilenweit entfernt.

Obwohl es sehr clevere Ansätze gibt, nutzen diese leider noch viel zu wenig Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen. Heute stellen wir Ihnen eine dieser cleveren Lösungen vor – den :::bitkasten.

Der :::bitkasten ist eine sichere und schnelle Lösung für den Versand und die Verwaltung vieler Arten von Daten. So zum Beispiel kann die gesamte Kommunikation und der Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und seinen Mitarbeitern, der heute noch eine große Papierflut und einen immensen zeitlichen Aufwand darstellt, mit dem :::bitkasten nicht nur kostengünstiger, sondern auch umweltfreundlicher durchgeführt werden. Darüber hinaus ist bei Abrechnungen eine sichere Zustellung nur an die berechtigte Person gewährleistet.

Wie funktioniert der :::bitkasten?

Der :::bitkasten ist eine Plattform, die einfach und strukturiert den Versand übernimmt. Das bedeutet Sie stellen nur eine Druckdatei oder einen Druckdatenstrom bereit, der über einen gesicherten elektronischen Weg auf einen Hochsicherheitsserver übertragen wird. Dort wird anhand der normalen Postanschrift der Empfänger bestimmt, die Datei aufgearbeitet und in seinem persönlichen :::bitkasten bereitgestellt.

Der Mitarbeiter kann nun seine Dateien von der Gehaltsabrechnung und Vertragsunterlagen über Bonusabrechnungen bis hin zu Mitarbeiter-Newsletter bequem abrufen oder bekommt dieses auf die von ihm gewünschte Art zugestellt, denn Ihr Empfänger bestimmt selbst, wie er digitale Schreiben und Dokumente erhalten möchte. Sollte ein Brief einmal nicht digital abgerufen werden, erfolgt eine Zustellung mit der regulären Briefpost. So kommen die Schreiben zuverlässig und automatisch beim Empfänger an.

Somit ist die Kommunikation und die Bereitstellung der Gehaltsnachweise und allen weiteren bisher gedruckten Informationen für die Mitarbeiter nicht nur günstiger und schneller, da Sie sowohl Porto wie auch Arbeitszeit sparen, sondern auch noch sicherer. Denn übergibt man Gehaltsabrechnungen per Post oder Hauspost an seine Mitarbeiter, so gibt es verschiedene Nachteile. Zum einen muss sichergestellt werden, dass nur die berechtigte Person das Dokument liest und zum anderen, dass Mitarbeiter, die selten im Büro sind, wie z.B. Techniker im Außendienst und Berater, die Abrechnung erst verspätet erhalten.

Neben diesem sehr offensichtlichen Beispiel gibt es noch viele weitere Beispiele mit denen der :::bitkasten die Abläufe vereinfachen und automatisieren hilft, die bisher ausschließlich manuell ausgeführt wurden.

  • Digitales Antragswesen
  • Digitale Mitarbeiterkommunikation
  • Digitaler Kundendialog für Abrechnungen und Vertragsabschlüsse
  • Papierlose Objektabnahmen
  • Revisionssicheres, digitales Archiv (eTresor) für :::bitkasten Nutzer/Empfänger

In allen diesen Bereichen hilft der :::bitkasten. Sie können einfach und ohne großen Projektaufwand die bisher manuellen, zeit-und kostenintensiven Aufgaben innerhalb von nur wenigen Wochen digitalisieren und das ganz ohne große IT Aufwände.

Die Vorteile des :::bitkasten auf einen Blick:

  • Ein zentraler Ort für Ihre digitale und analoge Post- und Dokumentenzustellung
  • Hochsicherheitsserver aus Deutschland garantieren Ihnen Sicherheit
  • Keine Investition, Lizenz- oder Grundgebühren
  • Erhebliche Einsparungen bei Porto, Material und Zeit
  • Benötigt nur die aktuelle „Postadresse“ des Empfängers
  • Alle derzeitigen Kommunikationswege (DE-Mail, E-Postbrief, etc.) sind eingeschlossen
  • Keine Prozesse für Postbox / Zugangsmanagement / ID Feststellung notwendig
  • Nutzung für den Output über vorhandene CRM-, ERP- oder Office-Systeme
  • Rückmeldung über den Status des Dokuments (zugestellt, gelesen, etc.)
  • Gesicherte Zustellung – kein Schriftstück geht verloren – holt der Empfänger seine digitale Post nicht innerhalb einer von Ihnen festgelegten Frist ab, wird diese ausgedruckt und auf dem klassischen Weg versandt (oder an den Absender zurückgegeben).
  • Der Empfänger kann über die Zustellung entscheiden: per Mail, DE-Mail, als PDF-Download oder über jedes andere beliebige Medium.

Wollen Sie schnell Digitalisierungserfolge vorzeigen?
Wollen Sie Ihre Portokosten reduzieren?
Wollen Sie Ihre Mitarbeiterkommunikation auf das nächste Level heben?
Wollen Sie Ihre Abnahmeprozesse digitalisieren?
Wollen Sie 50% Ihrer Versandkosten sparen?

Dann kommen Sie auf uns zu – wir helfen Ihnen (agr@j4p.de)

Ist Design Thinking nur ein Hype…?

Auf dem diesjährigen KVD Congress vom 7.-8. November in München darf ich einen Teil der Teilnehmer in die Welt des Design Thinking entführen und ihnen in einem Workshop, die Möglichkeiten die diese Methode bietet, aufzeigen.

Was ist Design Thinking?

Design Thinking ist eine Innovationsmethode, um Lösungen für komplexe Aufgabenstellungen zu entwickeln. Es geht darum möglichst viele kreative Ideen zu entwickeln, zu bewerten und dazu einen Prototypen zu entwickeln. Der gesamte Prozess orientiert sich vorrangig an den Nutzern, d.h. das Ergebnis soll bestmöglich auf Ihre Kundenbedürfnisse einzahlen. Es gilt hier die Sicht von unterschiedlichen Personen, Altersstufen und Rollen zu kombinieren und einen gesamtheitlichen Blick zu ermöglichen.

Wann ist Design Thinking die richtige Methode?

In Zeiten wie diesen, in denen Buzz Words wie IoT, Künstliche Intelligenz, Robotik, Augmented Reality, Virtual Reality und Cloud um Sie herumschwirren, sind neue Lösungen gefragt. Mit der Design Thinking Methode können Sie neue Ideen aber auch ganz neue Geschäftsmodelle für sich entwickeln. 

Unser Vorgehen

Klassisches Design Thinking  unterteilt den Prozess in sechs Phasen:

  1. verstehen
  2. beobachten
  3. Sichtweise definieren
  4. Ideen finden
  5. Prototyp entwickeln
  6. testen

In unserer Herangehensweise haben wir diese Phasen noch in drei Grundprozesse unterteilt:

  • Entdecken
  • Gestalten
  • Liefern

An diesen Prozessen entlang erarbeiten wir in 1-2 tägigen Workshops die sechs Phasen. Wir gehen dabei aber noch einen Schritt weiter und integrieren die Planung der konkreten Umsetzung des Ergebnisses in den Workshops.

Hier ein paar Tipps was Sie beachten müssen:

  • Trennung von Problem und Lösung
  • Fragestellungen aus der Praxis
  • passende Umgebung
  • offene Haltung der Teilnehmer
  • kreativ Ausstattung (Papier, Pappe, Lego, etc.)

Neben der kurzen Einführung in das Thema Design Thinking werden die Teilnehmer in drei Übungen bereits selbst aktiv kreative Techniken ausprobieren.

Wenn Sie sich jetzt fragen, wie kann ich Design Thinking am besten in meinem Unternehmen einführen?

Meine Antwort: einfach ausprobieren! Seien Sie mutig, wagen Sie etwas Neues. Sie haben nichts zu verlieren!

Wenn Sie interessiert sind, dann können wir gerne die Design Thinking Reise starten. Melden Sie sich einfach unter agr@j4p.info

 

 

 

 

 

Die IT hat den Überblick

Digitalisierung – warum ist jetzt der richtige Zeitpunkt zu starten

Die Rahmenbedingungen

Global sich ändernde Märkte. Ein Europa das in seinen Grund festen verunsichert ist. Unruhige Märkte sollten genug Weckrufe sein, die Hausaufgaben im eigenen Unternehmen in Angriff zu nehmen. Im Gegenzug sind die Kosten für die Finanzierung von guten Ideen so ideal wie selten zuvor. In einem sehr engen Arbeitsmarkt zahlt sich Innovation und Investition doppelt aus.

Der Status

Leider ruhen sich auch heute noch sehr viele Unternehmen auf den Erfolgen der letzten Jahre aus. Viele Firmen ergreifen nicht die Chancen, die digitale Möglichkeiten für eine erfolgreiche Zukunft bieten. In jeder Branche gibt es Möglichkeiten durch cleveren Einsatz von digitalen Prozessen Marktanteile zu sichern oder gar auszubauen. Nie war es leichter, neue Produktbereiche zu erschließen oder in eine globale Welt zu expandieren.

Die Möglichkeiten

In allen Funktionsbereichen eines Unternehmens gibt es Chancen etwas zu tun:

    • Im Marketing sollte der digitale Absatzkanal beleuchtet und ausgeschöpft werden. Ob Bindung von Kunden oder das Erschließen von idealen Kunden durch Informationen, in vielen Branchen steckt hier ein großes Potential und die ersten werden hiervon deutlich mehr erschließen können.
    • Im Vertrieb stellt sich die Frage, was benötigt Ihr Kunde an Betreuung. Wäre die Hilfe 7×24 über Künstliche Intelligenz nicht eine Ergänzung zur Bindung Ihrer Kunden. Bei sich flexibler gestaltenden Arbeitszeiten wird eine Verfügbarkeit für Hilfe immer wichtiger, was natürlich auch bedeutet, dass der Kunde Teile des Sortimentes in diesem Zug auch beziehen können sollte.
    • In der Entwicklung werden die Zyklen für eine neue Serie oder die nächste große Innovation immer kürzer. Die Kosten für die Realisierung können durch virtuelle Abbildungen deutlich reduziert werden und Fehler und somit Zeit gespart werden.
    • Auch die Produktion bietet zahlreiche Ansatzpunkte die über die Kontrolle der Qualität deutlich hinausgehen. Individualisierung von Produkten wird in allen Branchen immer wichtiger werden.
    • Nicht zuletzt der Service.  Es ist sehr schwer, die richtigen Menschen für den Service von komplexen Produkten zu finden. Jede Stunde die ein Servicetechniker nicht auf der Autobahn oder im Flieger verbringt steigert Ihre Kundenzufriedenheit nachhaltig. Der Experte hat somit die Zeit einen Kollegen, der vor Ort ist, virtuell zu begleiten. Hiermit werden ineffiziente Zeiten reduziert.

Das sind ein paar wenige Ansatzpunkte von zahllosen Möglichkeiten, nur was sind die richtigen und in welcher Reihenfolge sollten Sie diese angehen?

Das Vorgehen

Aus unserer Sicht ist die Dokumentation des Geschäftsmodelles und der wichtigsten Geschäftsprozesse der erste Schritt, den Sie als Fundament vornehmen sollten. Sobald dieser Punkt erledigt ist, lässt sich auf einem gesicherten Fundament die Zukunft bauen.

Die richtigen Techniken und Kennzahlen helfen Entscheidungen zu treffen, welche Ihre Zukunft nachhaltig verbessern.