Schulung digitale Transformation

Projektmanagement in Zeiten des digitalen Wandels

Unsere Wirtschaft ist im Wandel und das betrifft auch das Projektmanagement, denn dies ist nicht nur eine Sache für eine kleine Gruppe von Spezialisten. Heutzutage besteht ein Großteil der Wertschöpfung von Unternehmen aus Projekten und es ist offensichtlich, dass früher oder später nahezu jeder mit Projektmanagement Methoden in Berührung kommt bzw. kommen muss.

Voll integrierte Systeme, die viele Bereiche des Projektmanagements abdecken und auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurden, sind die Königsdisziplin im Projektmanagement. Alle Prozesse und Funktionen werden dabei berücksichtigt und mit einem ausgeklügelten Berechtigungssystem versehen. Definierte Workflows führen das Projekt und den Anwender auf den richtigen Pfad. Zweifelsohne die beste Voraussetzung für die Digitalisierung der Projekte. Doch nicht jeder kann oder möchte diesen Weg gehen, der – zugegeben – nicht in ein paar Tagen erledigt ist.

Ein etwas anderer (agilerer) Ansatz

Möchte man etwas einfacher in die Digitalisierung der Projekte einsteigen, so empfiehlt es sich –   getreu nach dem agilen Ansatz – nicht für alle Eventualitäten im Vorfeld vorzubeugen, sondern möglichst pragmatisch zu starten. Besonders wichtig sind dabei die folgenden Punkte:

  • Konkreter Use Case
  • Transparenz
  • Zugänglichkeit

Konkreter Use Case

Machen Sie sich Gedanken, wo der Schuh am meisten drückt. Sei es die klare Visualisierung über alle laufenden und kommenden Projekte und deren Status, die klassische Verwaltung der Aufgaben des Teams, oder aber die Planung der Auslastung eines Projektteams.

Natürlich werden Sie schnell feststellen, dass diese Themen alle zusammenhängen. Man sollte sich aber nicht unter Druck setzen und alle Möglichkeiten auf einmal umzusetzen, sondern an den richtigen Stellen abkürzen und versuchen das Ganze einfach zu halten. Es muss nicht immer alles berücksichtigt sein, um eine Verbesserung zu erzielen – das werden auch selbstgebaute Lösungen in Excel nicht schaffen und trotzdem wird es sie immer geben.

Transparenz

Ein weiterer wichtiger Punkt, um den ersten Use Case zum Erfolg zu machen, ist die Kollaboration innerhalb des Teams und der transparente Umgang mit Informationen. Heutzutage ist es selbstverständlich geworden, an allen Stellen des Lebens Informationen zu teilen und Feedback zu erhalten. Die sozialen Netzwerke machen es vor. Daher sollte hier das Motto sein: Mit Einschränkungen und Berechtigungen lieber spärlich umgehen, Informationen mit allen teilen!

 

Fördern Sie  Transparenz und geben Sie dem gesamten Team eine Stimme. Ermöglichen Sie es jedem, Missstände im Projekt aufzudecken, die der Projektleiter möglicherweise gar nicht auf dem Radar hatte. Ist es Ihnen nicht auch schon so ergangen? Sie denken Ihr Projekt läuft nach Plan, alle Ampeln auf grün? Doch nach fortgeschrittener Projektlaufzeit taucht ein Riesenproblem auf, das das Projekt stark gefährdet. Und der Teamkollege sagt: „Klar, das weiß ich schon die ganze Zeit, aber es hört ja keiner auf mich!“. Nutzen Sie diese brachliegenden Informationen und bringen Sie sie an die Oberfläche. Tools wie das Feedback Modul von smenso Cloud unterstützen Sie dabei.

Smenso SPM

Zugänglichkeit

Doch nicht nur die fachliche Komponente spielt eine Rolle bei der Digitalisierung von Projekten, sondern auch die Art und Weise wie auf Projektinformationen zugegriffen wird ist dabei sehr wichtig. Einfache Zugänglichkeit ist an dieser Stelle das Stichwort.

Eine Innovation muss bei den Menschen ankommen –
sonst ist es nur eine gute Idee.

Anwender sind es gewohnt mit dem Mobiltelefon quasi alles zu tun, zu jeder Zeit, an jedem Ort. Angefangen von Mails über soziale Medien, Nachrichten bis hin zum Buchen von Urlaub oder der schnellen Suche nach einem geeigneten Restaurant. Am Arbeitsplatz nutzen die Power User in der Regel  ein Laptop  oder Tablet, um ihre Aufgaben effizient und schnell zu erledigen. Für einen noch mobileren Einsatz setzen Unternehmen auch parallel auf Tablets. Wenn man wirklich alle Anwender „mitnehmen“ möchte, dann sind diese drei Formfaktoren und alle ihre Untervarianten für die erfolgreiche Digitalisierung Ihres Projektmanagements zu berücksichtigen.

In den Worten des früheren Chief Evangelist von Apple, Guy Kawasaki: „Nicht zu viel planen, loslegen! Wichtiger als zu wissen, wo man steht, ist, dass man sich schnell weiterentwickelt.“

In diesem Sinne: Zerbrechen Sie sich nicht den Kopf bei der Digitalisierung Ihrer Projekte, sondern machen Sie mit kleinen Schritten einen Anfang. Der Erfolg wird sich von selbst einstellen.

IT-Strategie und Managementberatung

IT-Strategie und was Sie mit einem Projekt-Assessment erreichen können

Grundlagen

Wozu benötige ich eine IT-Strategie? Wie komme ich zu einer IT-Strategie? In der heutigen Ausgabe unseres Blogs wollen wir dieses Thema kurz beleuchten.

IT-Strategie

Jede IT-Strategie bedingt zwingend eine existierende Unternehmensstrategie und ist somit ein Teil eben dieser. Sollte die ganzheitliche Aufnahme und Zielrichtung nicht klar vorgegeben sein ist diese zu definieren oder die Zielrichtung mit dem Management zu vereinbaren.

Üblicherweise umfasst eine solche Strategie Ansätze zur Schaffung wertschöpfender und/oder standardisierter Prozesse durch moderne IT-Lösungen. Ziel ist es die Rahmenbedingungen für das IT-Management bereit zu stellen, damit die langfristigen Ziele erreicht werden können.

Projekt-Assessement

Die Entwicklung einer IT-Strategie fällt nicht vom Himmel sondern ist für sich ein eigenständiges Projekt. Um bei einem solch strategischen Vorhaben die gewünschte Richtung einzuschlagen und beizubehalten, macht es Sinn zu einem oder mehreren bestimmten Zeitpunkten ein Projekt-Assessement durchzuführen.

Ein Projekt-Assessment kann für die Analyse, Beurteilung und Bewertung des Entwicklungsstandes, der Güte, der Reife bzw. der Kompetenz von Organisationen und Personen im Projektmanagement nach bestimmten Kriterien und Bewertungsmaßstäben herangezogen werden. (Quelle: PM-Lexikon)

Generell soll mit dem Einsatz eines Projekt-Assessments der IST-Stand im Projekt sowie die Abweichungen zu einem selbst definierten – oder aber vorgegebenen – SOLL-Zustand festgestellt und der resultierende Handlungsbedarf für die Weiterentwicklung abgeleitet werden. Die Empfehlung ist, diese regelmäßig durchzuführen, um so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu erreichen. Wertvoll kann auch ein Benchmarking sein, um einen Vergleich mit Ergebnissen anderer Bereiche oder Unternehmen am Markt aufzustellen.

Erste Schritte

  • Aufnahme der Prozess- und Systemlandschaft in der IT
  • Reflektion mit den Anwendern bzw. Key-Usern
  • Abgleich der Annahmen mit dem Management und den bestehenden Partnern

Hilfreich ist es wenn man hierzu erprobte Fragenkataloge verwendet die im Idealfall durch den Partner auf das Unternehmen und die Herausforderungen des Marktes zugeschnitten werden.

Bewertung und nächste Schritte

  • Ausarbeitung der aktuellen Lage mit Empfehlungen
  • Bewertung im Branchenvergleich
  • Masterplan für die Umsetzung der regelmäßig mit der Unternehmensstrategie abgeglichen wird
  • Budget- / Projektplan für die nächsten 24 – 36 Monate zur Erreichung der Ziele und Verankerung dieser in der Unternehmensplanung
  • Einführung eines Entscheidungsgremiums zur Anpassung der Strategie
Projekt Eskalation

Eskalation im IT-Projekt und was nun?

Laut einer Studie von IDG Business Research Service haben bereits mehr als 50% aller IT Entscheider das Scheitern eines Projektes erlebt. Neben dieser Studie haben sich viele weitere Erhebungen mit dem Thema beschäftigt und die häufigsten Defizite dokumentiert.

Die Gründe

Wir haben die wichtigsten Ursachen für Sie zusammengetragen:

  • Schlechte Projektsteuerung
  • Überforderung von internen Mitarbeitern
  • Zu hohe technische Komplexität
  • Zu viele Projekte parallel, kein Multiprojektmanagement
  • Keine externe objektive Kontrolle des Vorhabens
  • Zu wenig Dokumentation der Ausgangssituation
  • Keine Anpassungsbereitschaft der existierenden Prozesse
  • Falsche Auswahl des Partners oder der Software

Die Maßnahmen

Es ist nie zu spät, den Schaden durch eine Eskalation zu vermeiden oder die Eskalation des Projektes aufzuarbeiten. Natürlich empfiehlt es sich, jedes IT Vorhaben durch ein qualifiziertes internes oder externes Projektmanagement zu unterstützen. Sollte aber zu Beginn des Projektes der Fokus auf diesen Bereich vernachlässigt worden sein, ist jetzt der Zeitpunkt dies zu korrigieren.