Die 7 Grundregeln des Projektmanagements

Zum Thema Projektmanagement gibt es mehr als 20.000 Buchtitel, zum Thema IT-Projektmanagement auch schon über 10.000 verschiedene mehr oder weniger schlaue Bücher.

Warum sich weiterlesen trotzdem lohnt? Einfach, weil ich 7 einfache Regeln aus meiner 20-jährigen Projektmanagement-Erfahrung im IT- und SAP-Umfeld für Sie zusammengestellt habe, die zwar weder einen Anspruch auf wissenschaftliche Vollständigkeit noch die allein selig machenden Tipps darstellen, funktioniert und geholfen haben Sie mir aber bisher immer!

project_pexels

 

1. Soft Skills

Es spielt keine Rolle, ob wir hier vom Projektleiter/-in des Auftraggebers oder dem Projektleiter/-in des Beratungshauses sprechen: Ein Projektmanager braucht vielfältige Kompetenzen! Einige davon sind allgemein bekannt.

Beispiele:

Projektmanager sind…
…Führungskräfte, Fachexperten und auch Manager

Der/Die Projektleiter(in) benötigt unbedingt…
…Projektmanagement- und Business-Skills

Alles richtig, alles gut. Falls hier das ein oder andere mal nicht in ausreichendem Ausmaß vorhanden sein sollte, auch nicht schlimm. Daran allein sind noch keine Projekte gescheitert.

Projekte scheitern wenn sowohl der/die Projektleiter(in), als auch andere Projektbeteiligte folgende Soft Skills nicht mitbringen:

  • Fokussierte Ziel- und Lösungsorientierung
  • Verantwortungsübernahme leben und jederzeit von allen Beteiligten einfordern
  • Maximale Flexibilität, weil in einem Projekt jeden Tag was anderes schiefgehen kann
  • Unerschütterliche Hartnäckigkeit verbunden mit einem ausgeprägten Selbstbewusstsein
  • Veränderungsbereitschaft und Lust auf Neues

Aber am Allerwichtigsten:

Der Mensch steht auch im kompliziertesten und anspruchvollsten Projekt immer im Mittelpunkt des Handelns! Ein Projekt wird nicht nur durchgeführt, um eine Organisation zu ändern oder einen Prozess zu optimieren. Ein Projekt ist auch dazu da, den beteiligten und betroffenen Menschen die Ausübung Ihrer Aufgaben zu erleichtern, zu verschönern, zu optimieren,….was auch immer. Am Ende soll ein Projekt allen Freude bereiten und Spaß machen! Die Organisation und die Prozesse optimieren sich dann ganz nebenbei.

Grundregel 1
„Der Menscht steht im Mittelpunkt!“

Soft Skills_pexel

 

2. Change Management

Jedes Projekt, das mit dem Ziel aufgesetzt wird durch Technologie ausgetretene Pfade zu verlassen und einen schon lange notwendigen Change einzuleiten, ist vom Start weg zum Scheitern oder zumindest zu zweifelhaftem Erfolg verurteilt.

Als klassische Beispiele können hier viele SAP-Projekte genannt werden, die vom Kunden initiiert worden sind um organisatorisch und unternehmenspolitisch schon seit geraumer Zeit notwendige Anpassungen und Änderungen in ein Software-Projekt zu verlagern.

Das hat noch nie funktioniert und wird auch zukünftig nicht funktionieren!

Grundregel 2
„Change Management ist ein ständiger Prozess, aber niemals ein Projekt“

change_sw

 

3. Kommunikation und Projekt-Marketing

Projekte beginnen oft mit großem Getöse, werden toll aufgesetzt, im gesamten Unternehmen über mehrere Kanäle propagiert und die betroffenen Projektmitglieder in den ersten Tagen und Wochen mit Informationen buchstäblich zugeschüttet.

Leider hält dieser Elan oftmals nicht sehr lange an. Die Auswirkungen einer ungenügenden Kommunikation im Projekt kommen erst im späteren Verlauf als Bumerang zurück.

Tipps:

  • Implementieren Sie von Beginn an den regelmäßigen Informationsaustausch auf verschiedenen Projektebenen und überwachen Sie, dass diese Veranstaltungen auch stattfinden.
  • Die „offizielle“ und offene Kommunikation kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Wenn die „informelle“ Kommunikation im Projekt irgendwann überwiegt, ist es bereits zu spät.
  • Stellen Sie sicher, dass auch außerhalb des Projektkernteams eine Regel-Kommunikation und -information aller betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen stattfindet. Dieses sogenannte Projektmarketing wird meist belächelt und schläft dann entweder ein oder es werden nur „geschönte“ Berichte veröffentlicht. Der tatsächliche Projektstand hat sich aber bereits informell rumgesprochen…

Grundregel 3
„Kein Projekt ohne regelmäßigen Informationsaustausch und Projektmarketing!

SONY DSC

 

4. Risikomanagement

„Bärentango“ heißt der Klassiker der Fachliteratur zum Risikomanagement in Projekten. Tom DeMarco’s Buch aus dem Jahre 2003 ist auch heute immer noch Pflichtlektüre für jeden Projektmanager oder Risikomanager in Projekten. Wenn Ihnen 200 Seiten Lektüre zu viel sind, fasse ich die Wichtigkeit dieses Themas mal in ein paar pragmatischen Aussagen zusammen:

  • Risiken sind einfach da, sie lassen sich nicht vermeiden
  • Risiken zu kennen und auch einzuschätzen begünstigt eine schnelle und folgenmindernde Reaktion bei deren Eintritt.
  • Probleme gibt es meist schon in der ersten Projektwoche. Fördern und fordern Sie eine offene Projekt- und Risiko-Kultur, sonst passiert es sehr schnell, dass alles schön unter den Teppich gekehrt wird.
  • Stellen Sie sich bei auftretenden Problemen immer folgende Fragen:
    • Ist das Problem grundsätzlich?
    • Sind die Rahmenbedingungen falsch?
    • Gibt es ungeklärte Verantwortlichkeiten?
    • Wird die Verantwortung überhaupt gelebt?

Grundregel 4
„Risiken und Probleme sind normaler Bestandteil von Projekten. Behandle Sie genau so!“

risikomanagement _pexel.jpeg

 

5. 80 zu 20 Regel

Einfacher ausgedrückt: Setzen Sie Prioritäten!

Schon vor Projektstart muss ganz klar festgelegt sein, welche Projektziele welche Priorität haben. Wenn alle Ziele gleich wichtig sind, die Anzahl Ziele aber weder zum Budget noch zum veranschlagten Zeitrahmen passen, ist es Aufgabe des Projektmanagements schon in den ersten Tagen und Wochen mit der Anpassung der Prioritäten zu beginnen.
Dieses Umpriorisieren muss ein fester Bestandteil im gesamten Projektverlauf sein.

Nur dann kann es mit der Pareto-Regel was werden.

Alternative:

  • Projektverzögerungen
  • Ständig neue Change Requests
  • Budgetüberschreitungen
  • generelle, ungesteuerte Qualitätsverluste
  • …bis zur Projekt-Eskalation

Grundregel 5
„Die Prioritäten im Projekt richten sich ausschließlich nach den Projektzielen!“

Pareto J4P_Neu (2)

 

6. Stakeholder

Beginnen wir mit einem Zitat, welches man im Internet unter den Top 5 Ergebnissen findet:

„Das Management von Stakeholdern ist ein wesentlicher Aspekt des Projektmanagements; Stakeholder sollten immer bevorzugt informiert werden, um das Erreichen der Projektziele abzusichern.“

Kernaussage
Jeder, der irgendwie von einem Projekt betroffen sein könnte ist ein Stakeholder. Nicht wie fälschlicherweise immer angenommen Stakeholder = Management.

Beachten Sie!

  • Jedes Projekt weckt Ängste und Befürchtungen. Es passiert nämlich etwas neben bzw. außerhalb der regulären Organisation.
  • Machen Sie sich daher immer bewusst…
    • …für wen das Projekt einen Bedeutungsverlust bringen könnte
    • …wer glauben könnten Nachteile aus diesem Projekt zu haben
    • …wer sich Gedanken macht, dass sein Arbeitsplatz gefährdet sein könnte
    • …wer sich gerade fragt, warum er nicht bei diesem wichtigen Projekt dabei ist
  • Nehmen Sie alle Betroffenen und Beteiligten gleich ernst. Kommunizieren vom Start weg offen und ehrlich!

Grundregel 6
„Jedes Projekt ist von Stakeholdern umzingelt!“

stakeholder_pexel

 

7. Projektende

Eine ganz klassische Definition findet sich bei projektmagazin.de:

„Das Projektende ist der Termin, zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt.“

Wenn es immer so einfach wäre….Wenn Sie allerdings die Grundregeln 1 bis 6 beherzigt haben, ist obige Definition so einfach wie auch richtig.

Und ganz wichtig!

Planen Sie rechtzeitig (noch in der Realisierungs-Phase) eine Projektabschluss-Feier mit dem gesamten Projekt-Team. Nur so haben alle die Chance mit einem guten Gefühl und einer abschließenden Wertschätzung das Kapitel „Projekt“ abzuhaken und diesen Schwung mit ins normale Tagesgeschäft oder das nächste anstehende Projekt mitzunehmen.

Grundregel 7
„Holzhacken ist deshalb so beliebt, weil man bei dieser Tätigkeit den Erfolg sofort sieht.“ Albert Einstein

Projektende_pexel

 

 

Nur noch Digital signierte SAP Hinweise ab Januar 2020

SAP wird zum 01. Januar 2020 die SAP Hinweise im SAP Support Portal nur noch digital signiert zur Verfügung stellen. 

Diese Änderung soll sicherstellen dass der Inhalt von SAP Hinweisen nicht unbemerkt schädlich verändert werden kann und erhöht somit die Sicherheit Ihres SAP Systems beim Einspielen von Updates.   

Falls Sie noch nicht geprüft haben ob Ihr SAP System bereits digital signierte Hinweise herunterladen und einspielen kann sollten Sie dies jetzt tun. Im folgenden erhalten Sie einen Überblick über die notwendigen Schritte. 

Wenn Ihr System einen alten Patch Stand hat, kann die Vorbereitung für das arbeiten mit digital signierten Hinweisen sehr aufwendig sein da Sie unter Umständen sehr viele SAP Hinweise einspielen oder alternativ ein Upgrade durchführen müssen um die grundlegenden Voraussetzungen zu schaffen.  

Eine generelle Übersicht zum Thema finden Sie auf der SAP Support Seite Note Assistant 

Die SAP bietet einen geführten Ansatz, der alle erforderlichen Aktionen in SAP-Hinweis 2836302 bündelt, wodurch Sie bei der Implementierung erheblich Zeit sparen. Beachten Sie bitte das PDF im Anhang des SAP-Hinweises 2836302. 

Ansonsten finden Sie im Folgenden eine Übersicht der einzelnen Schritte, die ausgeführt werden müssen: 

  1. Alle relevanten SAP-Hinweise müssen in Ihren ABAP-Systemen eingespielt sein. 
  • Implementieren Sie die SAP-Hinweise 2408073, 2546220 und 2508268, damit der Note Assistant (SNOTE) digital signierte SAP-Hinweise herunterladen und hochladen kann. 
  • Alternativ ist eine entsprechende transportbasierte Korrekturanleitung (TCI) als SAP-Hinweis 2576306 verfügbar welcher die SAP-Hinweise 2408073, 2546220 und 2508268 enthält. Wenn TCI für den Note Assistant in Ihrem ABAP-System aktiviert ist, wird empfohlen, den TCI-SAP-Hinweis 2576306 anstelle der oben genannten einzelnen SAP-Hinweise zu implementieren. 
  1. Für das SAP_BASIS-Release 740 und höher müssen Sie das HTTP-Protokoll oder den Download-Service als Verfahren für den Download von SAP-Hinweisen aktivieren. Das Herunterladen über das RFC-Protokoll ist für SAP_BASIS-Releases 740 und höher nicht zulässig. 
  2. In den SAP_BASIS-Releases 700 bis 731 wird der in der RFC-Destination verwendete generische Benutzer durch den S-User für technische Kommunikation ersetzt. Sie können diesen hier beantragen. 

 

Wenn Sie bei der Prüfung und / oder der Einrichtung Unterstützung benötigen können Sie gerne auf mich zukommen.  

Im folgenden nochmal einige hilfreiche Links zu diesem Thema: 

SAP und der Weg zu S/4HANA

Aus SAP ERP wird S/4HANA – und jetzt?

Sie haben SAP ERP im Einsatz? Die SAP oder Ihr Beratungspartner drängt Sie zum handeln? Richtig, Sie müssen handeln. Aber bitte mit Bedacht und auf neutraler und objektiver Basis!

Der „richtige“ Weg

Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich drei Schritte zu durchlaufen, bevor Sie entscheiden zu welchem Zeitpunkt der Einstieg in Richtung S/4HANA richtig ist und ob dieser Schritt überhaupt notwendig ist.

Reflexion der aktuellen System- und Prozess-Landschaft – Standortbestimmung

Prüfen Sie ihre Ist-Prozesse auf Aktualität und Validität und stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Ist jeder einzelne Prozess, der im SAP ERP abgebildet ist überhaupt noch in Verwendung?
  • Welches sind die Kernprozesse und sind diese zu 100% im SAP ERP in Nutzung?
  • An welchen Stellen nutzen Sie andere Systeme?
  • Welche und wie viele Prozesse sind über Schnittstellen angebunden?

Gerne unterstützen wir Sie hier aus unserem Beratungsportfolio mit dem Paket „SAP- und IT-Standortbestimmung“.

Erwartungshaltung an Ihre Digitale Zukunft

Fixieren Sie schriftlich, welche Ziele und Mehrwerte Sie mittelfristig unbedingt erreichen wollen . Folgende Themen sind dabei sicher Bestandteil:

  • Digitialisierung der Geschäftsprozesse
  • Minimierung der Schnittstellen
  • Prozessvereinfachungen und -automation

 

Informationsbeschaffung und KnowHow-Aufbau

Erst wenn Sie die ersten beiden Schritte abgeschlossen haben, sollten Sie sich über S/4HANA schlau machen. Nutzen Sie hierzu alle Ihnen zur Verfügung stehenden Informationsquellen. Neben der klassischen SAP-Online-Hilfe unter https://help.sap.com   gibt es sehr gute Online-Angebote, die Sie initial auch ohne Ihren SAP-Partner als Knowledge-Base nutzen sollten. Als Beispiele seien hier genannt:

  • SAP Innovation Discovery
    • Dieses Tool funktioniert mit Ihrem S-User.
    • Entdecken Sie hier nach Auswahl Ihrer Branche oder Ihres Fachgebiets alle Innovationen, die SAP in den letzten Jahren mit S/4HANA geliefert hat.
    • Zusätzlich bekommen Sie auch einen Ausblick, welche Funktionen und Erweiterungen in den nächsten Releases geplant sind.
  • SAP Transformation Navigator 
    • Dieses Tool funktioniert auch mit Ihrem S-User. Sie erzeugen hier auf Basis der Nutzungstiefe in Ihrem aktuellen SAP ERP System klare Empfehlungen, welche Software-Produkte aus der neuen S/4HANA Welt das jetzige System ersetzen können.
    • Zusätzlich erhalten Sie Empfehlungen bezüglich Ihrer Prozesse, der technischen Umstellung und des Transformationsprozesses.
  • SAP Roadmap Viewer
    • Der Roadmap Viewer für SAP Solution Manager ist auch ohne S-User nutzbar.
    • Sie erhalten hier sogenannte Implementation Roadmaps für Ihr Projekt. Auch wenn Sie jetzt noch nicht so weit sind, können Sie hier erste Einblicke für einen möglichen konkreten Ablauf gewinnen.
    • Anhand sogenannter „Beschleuniger“ erhalten Sie kontextbezogen eine große Sammlung an Links zu weiteren SAP-Seiten mit weiterführenden Informationen

 

Nächste Schritte

Nun sollten Sie gerüstet sein für den nächsten Schritt. Erst jetzt macht es erfahrungsgemäß Sinn auf Ihren SAP-Partner oder Ihr SAP-Systemhaus zu zugehen.

Denn wenn Sie diese „Strukturierungs- und Informationsreise“ nicht vorangestellt haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie von Ihrem SAP-Anbieter überrollt werden.

Wenn Sie initial Unterstützung benötigen den „Richtigen Weg“ einzuschlagen, kontaktieren Sie uns bitte!

Als neutraler und objektiver Unternehmensberater mit 25 Jahren Erfahrung in der SAP-Branche stellen wir mit Ihnen gemeinsam sicher, dass die Entscheidung für S/4HANA oder auch eine andere ERP-Lösung anhand klarer Kriterien und Vorgaben, die zu Ihrer Strategie und Ihren Anforderungen passen, fundiert und mit Sicherheit gefällt werden kann.

SAP im Einsatz und Fragen zum Brexit

Der Brexit ist nach wie vor ein täglicher Gast in den Nachrichten und Zeitungen. Trotzdem ist immer noch ist nicht sicher ob es am 31.10.2019 tatsächlich soweit sein wird oder nicht. Mit Sicherheit haben sich die meisten in der Zwischenzeit schon mehrfach mit den Auswirkungen auf ihr ERP System beschäftigt und Vorgehensweisen erarbeitet sowie ToDo Listen geschrieben.  

Falls dem nicht so ist möchten wir Ihnen hier ein paar Informationen zur Verfügung stellen die für Sie unter Umständen hilfreich sein können. 

  • In den Ländereinstellungen für GB ist das Kennzeichen für Mitglied in der EU zu entfernen 
  • Je nach Brexit Variante müssen die länderrelevanten Einstellungen für den Außenhandel angepasst werden (Intrastat -/ Extrastat Meldung) 
  • Ebenso müssen die Steuerfindung und Steuerschlüssel entsprechend umgestellt werden 
  • Anpassung der Stammdaten für Debitoren, Kreditoren, Materialien, Werke, … sind durchzuführen 
  • Anpassung der Erlöskontenfindung bzgl. Umsatz Drittland / EU muss geprüft und angepasst werden 
  • Schnittstellen und dort verwendete Festwerte sind zu prüfen 
  • Vorgehensweise für zum Stichtag betroffene Kundenaufträge oder Bestellungen ist zu klären 
  •  

Falls Sie SAP als ERP Lösung einsetzen gibt es zwischenzeitlich über 40 relevante Hinweise, die entsprechend Ihren Einsatzgebieten für Sie mehr oder weniger relevant sein werden. Im Folgenden eine Auswahl an Links zu den zentralen SAP Hinweisen zum Thema Brexit: 

Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, kommen Sie bitte auf uns zu damit wir oder einer unserer Partner Sie unterstützen können. 

Projektmanagement in Zeiten des digitalen Wandels

Unsere Wirtschaft ist im Wandel und das betrifft auch das Projektmanagement, denn dies ist nicht nur eine Sache für eine kleine Gruppe von Spezialisten. Heutzutage besteht ein Großteil der Wertschöpfung von Unternehmen aus Projekten und es ist offensichtlich, dass früher oder später nahezu jeder mit Projektmanagement Methoden in Berührung kommt bzw. kommen muss.

Voll integrierte Systeme, die viele Bereiche des Projektmanagements abdecken und auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurden, sind die Königsdisziplin im Projektmanagement. Alle Prozesse und Funktionen werden dabei berücksichtigt und mit einem ausgeklügelten Berechtigungssystem versehen. Definierte Workflows führen das Projekt und den Anwender auf den richtigen Pfad. Zweifelsohne die beste Voraussetzung für die Digitalisierung der Projekte. Doch nicht jeder kann oder möchte diesen Weg gehen, der – zugegeben – nicht in ein paar Tagen erledigt ist.

Ein etwas anderer (agilerer) Ansatz

Möchte man etwas einfacher in die Digitalisierung der Projekte einsteigen, so empfiehlt es sich –   getreu nach dem agilen Ansatz – nicht für alle Eventualitäten im Vorfeld vorzubeugen, sondern möglichst pragmatisch zu starten. Besonders wichtig sind dabei die folgenden Punkte:

  • Konkreter Use Case
  • Transparenz
  • Zugänglichkeit

Konkreter Use Case

Machen Sie sich Gedanken, wo der Schuh am meisten drückt. Sei es die klare Visualisierung über alle laufenden und kommenden Projekte und deren Status, die klassische Verwaltung der Aufgaben des Teams, oder aber die Planung der Auslastung eines Projektteams.

Natürlich werden Sie schnell feststellen, dass diese Themen alle zusammenhängen. Man sollte sich aber nicht unter Druck setzen und alle Möglichkeiten auf einmal umzusetzen, sondern an den richtigen Stellen abkürzen und versuchen das Ganze einfach zu halten. Es muss nicht immer alles berücksichtigt sein, um eine Verbesserung zu erzielen – das werden auch selbstgebaute Lösungen in Excel nicht schaffen und trotzdem wird es sie immer geben.

Transparenz

Ein weiterer wichtiger Punkt, um den ersten Use Case zum Erfolg zu machen, ist die Kollaboration innerhalb des Teams und der transparente Umgang mit Informationen. Heutzutage ist es selbstverständlich geworden, an allen Stellen des Lebens Informationen zu teilen und Feedback zu erhalten. Die sozialen Netzwerke machen es vor. Daher sollte hier das Motto sein: Mit Einschränkungen und Berechtigungen lieber spärlich umgehen, Informationen mit allen teilen!

 

Fördern Sie  Transparenz und geben Sie dem gesamten Team eine Stimme. Ermöglichen Sie es jedem, Missstände im Projekt aufzudecken, die der Projektleiter möglicherweise gar nicht auf dem Radar hatte. Ist es Ihnen nicht auch schon so ergangen? Sie denken Ihr Projekt läuft nach Plan, alle Ampeln auf grün? Doch nach fortgeschrittener Projektlaufzeit taucht ein Riesenproblem auf, das das Projekt stark gefährdet. Und der Teamkollege sagt: „Klar, das weiß ich schon die ganze Zeit, aber es hört ja keiner auf mich!“. Nutzen Sie diese brachliegenden Informationen und bringen Sie sie an die Oberfläche. Tools wie das Feedback Modul von smenso Cloud unterstützen Sie dabei.

Smenso SPM

Zugänglichkeit

Doch nicht nur die fachliche Komponente spielt eine Rolle bei der Digitalisierung von Projekten, sondern auch die Art und Weise wie auf Projektinformationen zugegriffen wird ist dabei sehr wichtig. Einfache Zugänglichkeit ist an dieser Stelle das Stichwort.

Eine Innovation muss bei den Menschen ankommen –
sonst ist es nur eine gute Idee.

Anwender sind es gewohnt mit dem Mobiltelefon quasi alles zu tun, zu jeder Zeit, an jedem Ort. Angefangen von Mails über soziale Medien, Nachrichten bis hin zum Buchen von Urlaub oder der schnellen Suche nach einem geeigneten Restaurant. Am Arbeitsplatz nutzen die Power User in der Regel  ein Laptop  oder Tablet, um ihre Aufgaben effizient und schnell zu erledigen. Für einen noch mobileren Einsatz setzen Unternehmen auch parallel auf Tablets. Wenn man wirklich alle Anwender „mitnehmen“ möchte, dann sind diese drei Formfaktoren und alle ihre Untervarianten für die erfolgreiche Digitalisierung Ihres Projektmanagements zu berücksichtigen.

In den Worten des früheren Chief Evangelist von Apple, Guy Kawasaki: „Nicht zu viel planen, loslegen! Wichtiger als zu wissen, wo man steht, ist, dass man sich schnell weiterentwickelt.“

In diesem Sinne: Zerbrechen Sie sich nicht den Kopf bei der Digitalisierung Ihrer Projekte, sondern machen Sie mit kleinen Schritten einen Anfang. Der Erfolg wird sich von selbst einstellen.

IT-Strategie und was Sie mit einem Projekt-Assessment erreichen können

Grundlagen

Wozu benötige ich eine IT-Strategie? Wie komme ich zu einer IT-Strategie? In der heutigen Ausgabe unseres Blogs wollen wir dieses Thema kurz beleuchten.

IT-Strategie

Jede IT-Strategie bedingt zwingend eine existierende Unternehmensstrategie und ist somit ein Teil eben dieser. Sollte die ganzheitliche Aufnahme und Zielrichtung nicht klar vorgegeben sein ist diese zu definieren oder die Zielrichtung mit dem Management zu vereinbaren.

Üblicherweise umfasst eine solche Strategie Ansätze zur Schaffung wertschöpfender und/oder standardisierter Prozesse durch moderne IT-Lösungen. Ziel ist es die Rahmenbedingungen für das IT-Management bereit zu stellen, damit die langfristigen Ziele erreicht werden können.

Projekt-Assessement

Die Entwicklung einer IT-Strategie fällt nicht vom Himmel sondern ist für sich ein eigenständiges Projekt. Um bei einem solch strategischen Vorhaben die gewünschte Richtung einzuschlagen und beizubehalten, macht es Sinn zu einem oder mehreren bestimmten Zeitpunkten ein Projekt-Assessement durchzuführen.

Ein Projekt-Assessment kann für die Analyse, Beurteilung und Bewertung des Entwicklungsstandes, der Güte, der Reife bzw. der Kompetenz von Organisationen und Personen im Projektmanagement nach bestimmten Kriterien und Bewertungsmaßstäben herangezogen werden. (Quelle: PM-Lexikon)

Generell soll mit dem Einsatz eines Projekt-Assessments der IST-Stand im Projekt sowie die Abweichungen zu einem selbst definierten – oder aber vorgegebenen – SOLL-Zustand festgestellt und der resultierende Handlungsbedarf für die Weiterentwicklung abgeleitet werden. Die Empfehlung ist, diese regelmäßig durchzuführen, um so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu erreichen. Wertvoll kann auch ein Benchmarking sein, um einen Vergleich mit Ergebnissen anderer Bereiche oder Unternehmen am Markt aufzustellen.

Erste Schritte

  • Aufnahme der Prozess- und Systemlandschaft in der IT
  • Reflektion mit den Anwendern bzw. Key-Usern
  • Abgleich der Annahmen mit dem Management und den bestehenden Partnern

Hilfreich ist es wenn man hierzu erprobte Fragenkataloge verwendet die im Idealfall durch den Partner auf das Unternehmen und die Herausforderungen des Marktes zugeschnitten werden.

Bewertung und nächste Schritte

  • Ausarbeitung der aktuellen Lage mit Empfehlungen
  • Bewertung im Branchenvergleich
  • Masterplan für die Umsetzung der regelmäßig mit der Unternehmensstrategie abgeglichen wird
  • Budget- / Projektplan für die nächsten 24 – 36 Monate zur Erreichung der Ziele und Verankerung dieser in der Unternehmensplanung
  • Einführung eines Entscheidungsgremiums zur Anpassung der Strategie

Eskalation im IT-Projekt und was nun?

Laut einer Studie von IDG Business Research Service haben bereits mehr als 50% aller IT Entscheider das Scheitern eines Projektes erlebt. Neben dieser Studie haben sich viele weitere Erhebungen mit dem Thema beschäftigt und die häufigsten Defizite dokumentiert.

Die Gründe

Wir haben die wichtigsten Ursachen für Sie zusammengetragen:

  • Schlechte Projektsteuerung
  • Überforderung von internen Mitarbeitern
  • Zu hohe technische Komplexität
  • Zu viele Projekte parallel, kein Multiprojektmanagement
  • Keine externe objektive Kontrolle des Vorhabens
  • Zu wenig Dokumentation der Ausgangssituation
  • Keine Anpassungsbereitschaft der existierenden Prozesse
  • Falsche Auswahl des Partners oder der Software

Die Maßnahmen

Es ist nie zu spät, den Schaden durch eine Eskalation zu vermeiden oder die Eskalation des Projektes aufzuarbeiten. Natürlich empfiehlt es sich, jedes IT Vorhaben durch ein qualifiziertes internes oder externes Projektmanagement zu unterstützen. Sollte aber zu Beginn des Projektes der Fokus auf diesen Bereich vernachlässigt worden sein, ist jetzt der Zeitpunkt dies zu korrigieren.