Jeder aus dem Just 4 People Team erhielt einen bestickten Hoodie im J4P Design. Die Kollegen tragen regelmäßig im Büro oder in Teams-Sessions das neue Firmenoutfit.
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Mrz, 2023
21
Nov, 2022
Neuer Raum für frische Ideen
Neuer Raum für frische Ideen
Unser Kreativ-Loft: Das Beste aus zwei Welten
Hatten die pandemiebedingten Homeoffice-Phasen in den letzten Jahren auch Vorteile? Wir meinen: Ja! Damit ist nicht unbedingt der nahtlose morgendliche Wechsel aus dem Bett an den Schreibtisch gemeint. Eher die neue Inspiration, die eine vertraute Umgebung bewirken kann. Oder der heimische Lieblingskaffee, der sich immer in Reichweite befindet. Den echten, direkten und persönlichen Austausch zwischen Menschen kann allerdings keine Teams-Sitzung ersetzen. Diese klare Erkenntnis stellte für uns den größten Vorteil der Homeoffice-Zeit dar. Wir bereuten unsere Entscheidung daher keine Sekunde, zur Arbeit ins Büro zurückzukehren. Bei der Suche nach geeigneten Räumen stand aber von Beginn an fest, dass wir Aspekte, die wir am Homeoffice schätzten, mit in die Arbeitsumgebung nehmen wollten. So wurde eine neue, inspirierende Art des Arbeitens in Wohlfühlatmosphäre möglich. Sie bezeichnen das als New Work? Wir nennen es unser Kreativ-Loft und zeigen Ihnen drei verschiedene Themenbereiche rund um die digitale Transformation, für die es den perfekten Rahmen abgibt.
1. Digitalisierung der Geschäftswelt & Design Thinking
Mit Design Thinking wird eine Methode bezeichnet, bei der kreative Lösungen für komplexe Aufgaben entstehen – mit permanentem Fokus auf die Kundenbedürfnisse. Der neue Ansatz bei Design Thinking besteht im Zulassen vieler, verschiedener Einfälle und Vorgehensweisen zur Lösungsfindung bei umfassenden oder schwierigen Aufgabenstellungen. Nach Einordnung und Bewertung der unterschiedlichen Ansätze entwickeln wir gemeinsam einen Prototyp als Lösungsansatz, der die Sichtweisen verschiedenster Personen einbezieht und so einen gesamtheitlichen Blick ermöglicht. Mehr zum Thema Design Thinking finden Sie im entsprechenden Blog-Text.
Der Kreativraum im Zentrum unseres Büros und unsere Dachterrasse laden dazu ein, frei und beweglich zu denken, alte Pfade zu verlassen und neue Wege einzuschlagen. Damit flüchtige Gedanken nicht gleich wieder verschwinden, notieren Sie diese am besten direkt auf einer unserer beschreibbaren Wände: So lassen sich Ideen fixieren und veranschaulichen.
2. Digitale Geschäftsmodelle: Unsere Buchtipps zum Thema
Ohne digitale Transformation bleiben Unternehmen nicht konkurrenzfähig. Diese Herausforderung anzunehmen, bedeutet für Bestandsfirmen, interne Prozesse zu analysieren, zu digitalisieren und damit zu optimieren. Gründer tun gut daran, ihr Geschäftsmodell vom Start weg so auszurichten, dass flexible Reaktionen und damit maximale Effizienz möglich sind – z. B. durch Datenauswertung in Echtzeit. Daraus ergeben sich faszinierende neue Optionen und wenn Sie Sorge haben, den Durchblick zu verlieren, geben wir Ihnen gerne ein paar Buchtipps mit auf den Weg. Lesen Sie mehr dazu in unserem Blogartikel „Bücher, die den digitalen Horizont erweitern – die Must-Reads für die digitale Transformation“.
link: Geschäftsmodell-Buchempfehlung
Sie finden hier unterhaltsam geschilderte Erfolgsstrategien für die digitale Transformation und Thesen zur Entwicklung und Analyse digitaler Geschäftsmodelle. Neben dem erstaunlichen Design Thinking Playbook mit dem dieses Mindset direkt erlebbar wird, gibt es noch konkrete Vorschläge zur optimalen Ausrichtung Ihrer IT-Strategie auf Ihr Business. Kommen Sie bald zu einem Gespräch zu uns und haben noch etwas Zeit? Dann nehmen Sie mit einem guten Buch Platz auf dem gemütlichen Sofa unseres ansprechenden Loungebereiches und genießen einen leckeren Kaffee aus unserer Siebträger-Kaffeemaschine dazu. Wir freuen uns auf einen intensiven Austausch und Ihre Meinung zu unseren Literaturvorschlägen. Ein Buch ist Ihnen nicht digital genug? Alle vorgestellten Beispiele sind auch als E-Book erhältlich.
3. Förderprogramme: Wer soll das bezahlen?
Gute Ideen sind es wert, auch finanziell unterstützt zu werden. Denn Investitionen in die Digitalisierung dienen der Zukunft eines Unternehmens und der Menschen, die darin arbeiten. Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit den Fördermöglichkeiten Ihrer Digitalisierungsmaßnahmen. Verschiedene Optionen haben wir in einem weiteren Blogartikel bereits für Sie zusammengestellt.
In unserem Büro – wir nennen es lieber Kreativraum – entstehen nicht nur frische Ideen zur Digitalisierung Ihres Unternehmens, sondern auch solide finanzielle Fundamente für deren Realisierung. Hier gelingt konzentrierte Gedankenarbeit so gut wie in unseren Einzelbüros.
Der Ort, an dem die Digitalisierung Ihres Unternehmens beginnt
Unser neues Büro ist viel mehr als ein Büro: Ein Platz zum Wohlfühlen, zum Austauschen und zum intensiven Arbeiten. Ein Ort, an dem Menschen zusammenkommen, innovative Ideen entstehen, gute Gespräche geführt werden und an dem auch viel gelacht wird. Lernen Sie unsere Räume kennen, die wir als optimalen Rahmen für unsere Themen digitale Transformation, neue Geschäftsmodelle und Design Thinking gestaltet haben.
19
Okt, 2022
Warum digitale Geschäftsmodelle?
Im Blog erfahren Sie, warum digitale Geschäftsmodelle immer wichtiger werden, was sich bereits in der Praxis bewährt hat und was bei der Umsetzung relevant ist.
Warum digitale Geschäftsmodelle?
Im Blog: Praxisbeispiele, Tipps für die Umsetzung und Literaturhinweise
Spätestens mit Corona hat sich die Digitalisierung der Geschäftswelt in den Köpfen der Verantwortlichen durchgesetzt. Insofern verwundert es nicht, dass viele Entscheider sich Gedanken dazu gemacht haben, an welcher Stelle ihr Unternehmen konkret von einem Digitalisierungsprojekt profitieren kann. Oftmals waren Onlineshops die erste Wahl; kein Wunder angesichts der überaus dynamischen Entwicklung im Online-Shopping.
In der Zwischenzeit zeigt sich jedoch ein gewisser Sättigungseffekt. Mehr und mehr setzt sich die Ansicht durch, dass Onlineshops kein alleinseligmachendes Instrument sind und es weit mehr braucht, als Produkte zu guten Preisen online anzubieten. Das gilt erst recht für Unternehmen, die im Vertrieb von größeren Plattformen wie z. B. Amazon oder eBay abhängig sind.
Genau aus diesem Grund stellt sich für viele Unternehmen die Frage: Welche digitalen Geschäftsmodelle gibt es darüber hinaus? Werfen wir den Blick auf ein paar Beispiele, die sich bereits in der Praxis bewährt haben.
Praxisbeispiele für erprobte und erfolgreiche digitale Geschäftsmodelle
Gerade bei Onlineshops sollten Unternehmen offen für Veränderungen sein. Hier gibt es mittlerweile einige Geschäftsmodelle, die über das klassische Einkaufen hinausgehen. Insbesondere der Service erweist sich hier als Umsatzbooster: Werden Reklamationen abgewürgt oder bleiben Nachfragen in Kommunikationsschleifen hängen, landet der Kunde bald beim Wettbewerber. Stattdessen kommt es auf kundennahe Serviceleistungen an, die mit Flexibilität, Geschwindigkeit und Service Excellence glänzen. Amazon gilt hier als Paradebeispiel.
Ein weiteres Beispiel ist das Feld der Steuerberatung. Bislang agieren Steuerberater vorrangig manuell und sind in der Regel vor Ort ansässig. In der Zwischenzeit existieren jedoch digitale Lösungen, die die klassischen Aufgaben eines Steuerberaters u. a. dank Künstlicher Intelligenz (KI) vermehrt automatisieren. Bekannte Beispiele hierfür sind Softwarelösungen und handliche Apps für Arbeitnehmer, mit denen Steuererklärungen selbst erstellt werden können. In der Zwischenzeit können Tools aus diesem Bereich aber noch mehr Funktionen automatisiert anbieten, etwa die Ermittlung der Umsatzsteuer, eine automatisierte Datenerfassung oder Anomalie-Erkennungen in Steuer- oder Zollerklärungen. Durch diese Entwicklungen wird der bislang lokale Radius von Steuerberatern aufgebrochen; perspektivisch dürfte es zu einem EU-weiten Wettbewerb kommen.
Das letzte Beispiel ist B2C-orientiert: die Digitalisierung von Küchen. Gerade in Privathaushalten wird wieder viel mehr gekocht. Wenn Küchenteile jedoch intensiver gebraucht werden, wächst auch der Verschleiß. Digitale Serviceleistungen setzen an dieser Stelle an. So lassen sich zahlreiche Bauteile mit Sensoren ausstatten und via Internet mit dem Hersteller verbinden. Stellen sie einen nahenden Defekt fest, kann das entsprechende Ersatzteil automatisiert vorbestellt werden. Idealerweise geschieht das so rechtzeitig, dass es vor dem Besuch des Servicetechnikers eintrifft, welcher sich dadurch den Erstbesuch zur Diagnose spart (Predictive Maintenance). Denkbar sind noch weitere Anwendungen: So können Sensoren etwa den genauen Bauteile-Typ und die Marke feststellen. Auch Vorwarnfunktionen für verstopfte Filter sind machbar, genauso wie etwa Erinnerungsfunktionen in Spülmaschinen, sobald das Reinigungsprogramm gestartet werden sollte.
Alleine diese drei Beispiele zeigen: Der Markt ändert sich für alle Branchen. Was es in Zukunft braucht, sind echte Plattformlösungen mit herausragenden Serviceangeboten. Nur so bleiben Unternehmen auf Dauer unabhängig von den Global Players und nur so werden Kunden treue Fans einer Marke.
Digitale Geschäftsmodelle: Literaturtipps gefällig?
In der Zwischenzeit gibt es einige Bücher über digitale Geschäftsmodelle. Reinhard Bleiber beispielsweise geht in seinem Buch „Digitale Geschäftsmodelle“ zunächst der Frage nach, wie sich die wirtschaftlichen Bedingungen für Unternehmen durch die digitale Transformation verändern. Anschließend erläutert er ausführlich die Grundlagen von digitalen Geschäftsmodellen, um auf dieser Basis exemplarische Modelle für den Mittelstand vorzustellen. Dabei rücken insbesondere Einzelhandel, Großhandel, Handwerk, Industrie und Dienstleister in den Blick. Darüber hinaus betrachtet er die Thematik und insbesondere deren Chancen aus dem Blick einzelner Fachbereiche wie z. B. der Logistik oder dem Einkauf. Abschließend skizziert er Risiken oder vielmehr typische Fallstricke rund um digitale Geschäftsmodelle. Das Buch bietet somit in der Summe einen umfassenden Gesamtüberblick.
Eine ganze Sammlung spannender Aufsätze zum Thema bietet das Buch „Digitale Transformation von Geschäftsmodellen: Grundlagen, Instrumente und Best Practices“. Die Autoren, zu denen Wissenschaftler genauso zählen wie Verantwortliche aus Unternehmen, bieten in diesem Werk einen äußerst breiten Überblick zu digitalen Geschäftsmodellen aus ganz verschiedenen Perspektiven. Genauer liefern sie diverse Konzepte, Instrumente, Studienergebnisse und Best Practices rund um die Digitalisierung von Geschäftsmodellen. Dabei berücksichtigen Sie solche Branchen wie Banken, Gesundheit, Handel, Lebensmittel, Maschinenbau, Medien und Mobilität.
„Digitale Geschäftsmodelle erfolgreich realisieren“: So lautet der Titel eines weiteren Werks, das sich mit dem Thema befasst. Karlheinz Bozern und Anna Nagl bieten darin einen Leitfaden für die Entwicklung solcher Geschäftsmodelle. Darüber hinaus skizzieren sie konkrete Praxisbeispiele und geben viele nützliche Tipps, u. a. in Form von Checklisten. Die Verknüpfung von theoretischem Leitfaden und Beispielen aus der Praxis veranschaulicht das Thema hervorragend und bietet somit auch Neulingen einen sehr guten Einblick geben.
Digitale Geschäftsmodelle: Sie haben Fragen?
Um digitale Geschäftsmodelle dürfte kein Unternehmen herumkommen, wenn es auch in Zukunft erfolgreich bleiben möchte. Wenn Sie dazu Fragen oder bereits erste Ideen dazu haben, helfen wir Ihnen gerne weiter. Wir freuen uns auf Sie – nehmen Sie einfach Kontakt auf!
10
Okt, 2022
Happy Birthday – 3 Jahre Just 4 People
Just 4 People feiert seinen dritten Geburtstag – 3 Jahre oder auch 1.095 Tage , 26.280 Minuten oder 1.576.800 Sekunden Beratung rund um das Thema Digitalisierung – der Mensch im Mittelpunkt. Gemeinsam starteten wir zu viert und haben uns auf Geschäftsmodelle und Strategieberatung fokussiert.
Wir haben diese Zeit genutzt und haben einige umfangreiche Vorlagen und Portfolioelemente weiterentwickelt.
Uns mit verschiedenen interessanten Ideen für Geschäftsmodelle beschäftigt.
Märkte sondiert, Businesspläne geschrieben wieder verworfen und weiterentwickelt.
Unseren Digitalisierungs-Check für mittelständische Unternehmen aus der Taufe gehoben und in Unternehmen aus den verschiedensten Branchen eingesetzt.
Hochschul-Kooperationen gestartet, gemeinsame Markforschung betrieben und neue Erkenntnisse gewonnen.
Die Aufgaben und Kunden wurden mehr. So wurden wir erst von Freelancern unterstützt. Es kam die erste Werkstudentin ins Team, dann Vincent unser Azubi für den Kaufmann für Digitalisierungsmanagement. Ein neuer Ausbildungsberuf der 2021 zum zweiten Mal gestartet ist.
Heute umfasst unser Team sieben festangestellte Digitalisierungs- und Geschäftsmodell-Enthusiasten und neben den geplanten Themen haben wir uns auch mit ganz anderen Dingen beschäftigt:
So sind wir seit März 2021 „Go digital“ autorisiert und können Unternehmen begleiten Digitalisierungsprojekte zu starten und dies durch Fördermittel mit zu finanzieren.
Treue Kunden kamen auf uns zu und haben uns um unsere Expertise im Bereich Softwareauswahl gebeten. Die Auswahlberatung ist ein fester Bestandteil unseres Portfolios und wir begleiten regelmäßig Auswahlen für ERP, CRM, PIM, Marketing Automation und BI. Als Trusted Advisor begleiten wir seit der ersten Stunde zahlreiche Unternehmen im Bereich Interim Management und Lizenz-Beratung.
Gemeinsam mit ehemaligen Kollegen und Partnern haben wir den Business Talk Let’s do smarketing ins Leben gerufen und bereits in fünf Terminen über die Veränderung in Vertrieb und Marketing gesprochen. Am 13. Oktober geht es weiter mit vier neuen spannenden Themen.
Wir haben bestehende Partnerschaften ausgebaut und sind neue Partnerschaften eingegangen. So sind wir heute Teil der Pforzheimer Medien /IT Initiative und als Beirat im Kundendienstverband tätig.
19
Sep, 2022
IT After Work
IT After Work – Reger Austausch in unserem Kreativ Loft
Der IT After Work ist ein Erfahrungsaustausch von IT-lern, für IT-ler. Er wird organisiert von der Medien-IT-Initiative Pforzheim, zusammen mit dem Wirtschaft und Stadtmarketing Pforzheim. Top aktuelle Themen mit viel Praxisbezug sind die Devise der IT After Works. Die Netzwerkveranstaltung wechselt zwischen verschiedenen Locations Pforzheimer IT & Medien-Unternehmen. Diesmal fand die Veranstaltung in unserem Kreativ Loft, direkt am Sedanplatz statt.
Nach einer kurzen Begrüßung durch Geschäftsführerin Andrea Grosse, „wir freuen uns als Teil der M/IT unser doch noch relativ neues Kreativ-Loft zur Verfügung zu stellen“, entführte Samuel Nitsche von der Smenso die Teilnehmer in die Welt von „continious Improvement mit der Todesstern Datenbank“.
Anschließend gab es noch typisch für den IT After Work interessante Gespräche beim gemeinsamen Essen und Getränken.
Der nächste IT After Work findet am 5. Oktober um 18 Uhr bei medialesson statt. Tim Steiner und Dominik Deschner von der medialesson laden ein zum Austausch über „IoT-Emergency – Erste Hilfe für Gateways im Feld“
Anmeldungen über meetup (Link)
15
Sep, 2022
Disaster Management
Disaster Recovery Planning:
Ein kurzes How-To
Je digitaler, desto gefährdeter
Die Digitalisierung nimmt Fahrt auf: In zahlreichen Fällen hat die Covid-Pandemie wie ein Katalysator für entsprechende Vorhaben und Projekte gewirkt.
Damit einhergehend steigen auch die Risiken durch Cyber-Bedrohungen – und sie steigen überproportional zum Digitalisierungsgrad aufgrund weiterer Faktoren, welche die Attraktivität des “Geschäfts Cybercrime” zusätzlich steigern. An dieser Stelle sei auf die Lageberichte des BSI verwiesen (Link); die hier geschilderten Entwicklungen zeugen zudem leider von immer noch mangelndem Problembewusstsein.
Vor dem Hintergrund des wachsenden Handlungsbedarfs und unter dem Eindruck von zahlreichen Beispielen erfolgreicher Cyberattacken in der jüngsten Vergangenheit stellen sich viele IT-Verantwortliche die Frage: Wie wappne ich mein Unternehmen für einen Bad/Worst Case und was muss ich beachten ?
Vorbereitung ist das halbe Leben
… wie der Volksmund so schön sagt. Für das Szenario eines Cyberangriffs bedeutet Vorbereitung mehr, nämlich im äußersten Fall das Überleben des Unternehmens.
Disaster Management ist hier das relevante Stichwort, und wesentlicher Bestandteil dessen ist die Planung der Wiederherstellung von Daten und Infrastruktur, neudeutsch Disaster Recovery Planning.
Das Ziel dieser Planung sollte nicht reduziert werden auf Maßnahmen zur Wiederherstellung: Die Bestimmung von Prioritäten, Verantwortlichkeiten und benötigten Ressourcen ist ebenso notwendig zur Definition von belastbaren Recovery-Prozessen. So können, auf Grundlage von spezifischen Recovery-Strategien, Notfallpläne für verschiedene Bereiche, Standorte und Szenarien erstellt werden mit dem Ziel der Schadensminimierung.
Der Weg zum Plan
Das Ziel ist also definiert, nun geht es um den Weg: Woran sollte sich die Erstellung einer Notfallplanung orientieren?
Nachfolgend möchte ich einige Leitplanken aufzeigen, die als Kriterien dienen und – in der entsprechenden Reihenfolge betrachtet – methodische Orientierung bieten können.
Im ersten Schritt ist eine Analyse der Szenarien erforderlich.
Im Rahmen dieser sollten die wahrscheinlichsten Ursachen von Notfällen identifiziert werden. Ein einfaches Beispiel hierfür sind geologische oder geografische Rahmenbedingungen (z.B. durch Erdbeben gefährdete Gebiete), aber auch der Grad der Cyber-Resilienz der Infrastruktur, IT-Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeitenden und die individuelle kriminelle Bedrohungslage sollten kalkuliert werden. Hierüber können dann – zu einem gewissen Grand – Eintrittswahrscheinlichkeiten und Szenarien bestimmt werden.
Somit ist der übergroße Begriff “Worst Case” eingedampft auf Notfälle, mit welchen das Unternehmen wahrscheinlich konfrontiert ist, es liegen Indikatoren für Vorhersagbarkeit und Schweregrad vor.
Nun können im nächsten Schritt potenzielle Auswirkungen betrachtet werden. Konkret: Welche Ausfälle können toleriert werden? Als Ergebnis dieser Risikobewertung sollten verkraftbare Ausfallzeiten (Recovery Time Objective, kurz: RTO) und Ausmaße des Datenverlustes (Recovery Point Objective, kurz: RPO) bestimmt worden sein. Sie wissen also im Notfall, was wie schnell wieder hergestellt werden muss, sodass ein signifikanter Schaden vom Unternehmen abgewendet wird.
Mit diesen Ziel-Vorgaben können schließlich kritische Faktoren beleuchtet werden: Sind die vorhandenen personellen Ressourcen ausreichend, um entsprechend auf einen Notfall zu reagieren? Ist die Backup-Strategie angemessen hinsichtlich Dimensionierung und Verfügbarkeit? Kann ggf. schnell genug Hard- und Software wieder beschafft werden? Ist die Bandbreite der Leitungen groß genug, um die definierten Recovery-Ziele zu erreichen?
Jeder weiß, was zu tun ist
Das Ergebnis der oben genannten Analysen und Bewertungen soll zum einen eine managementtaugliche Entscheidungsgrundlage sein, sofern die erarbeitete Recovery-Strategie mit den vorhandenen Ressourcen nicht umsetzbar ist. Zum anderen sind sie Grundlage für die Erarbeitung eines Drehbuchs für den Fall der Fälle.
Selbstredend ist jedes Unternehmen und jede Bedrohungslage zu spezifisch, als dass seriös eine Notfallplan-Blaupause empfohlen werden könnte.
Aber einige, allgemein gültige “Qualitätskriterien” möchte ich hier nennen.
Es sollten alle Ressourcen benannt sein. Dies beinhaltet sowohl Mitarbeitende mit ihren jeweiligen Rollen als auch Tools, sowie eine Liste der betroffenen Hard- und Software, welche die definierten RTOs und RPOs sowie gegenseitige Abhängigkeiten aufführt. Das Kernstück des Plans bilden detaillierte, schrittweise dokumentierte Verfahren zur Wiederherstellung. Hierbei sollten Sie die Dokumentation des Fortschritts für reibungslose Übergaben nicht vergessen (auch der nächste Audit kommt bestimmt) und funktionsfähige Kommunikationswege/-ketten bestimmen.
Und schließlich gibt es einige “Kleinigkeiten” , die man gerne übersieht, wie z.B. nicht (mehr) zugängliche Anmeldeinformationen oder schlicht die Zugänglichkeit des Notfallplans. Deswegen gilt, bei aller Sorgfalt in der Vorbereitung: Übung macht den Meister und Generalproben sind durchaus zielführend – deshalb sind auch Prüfverfahren ein fester Bestandteil eines Notfallplans.
Dies hat die positiven Nebeneffekte, dass auch die Aktualität des Plans verprobt werden kann und er, wie Ihre Infrastruktur auch, die notwendigen Updates erhält – und dass schließlich jeder weiß: Sie haben einen Plan!
Sie sehen Handlungsbedarf bei Ihrer digitalen Widerstandsfähigkeit? Gerne unterstützen wir Sie bei diesem sowie weiteren strategischen und operativen Themen des IT-Managements. Nehmen Sie einfach Kontakt auf – wir freuen uns auf Ihre Fragen.
27
Jun, 2022
Collaboration-Tools bei J4P
Collaboration-Tools in der Praxis: Was hat sich für J4P im Alltag bewährt?
Wie wir uns mit Kunden und Interessenten in Zukunft austauschen wollen
In den vergangenen zwei Jahren hat jeder Bürotätige mit Collaboration-Tools zu tun bekommen. Das Ziel dabei war klar: Trotz Pandemie den Betrieb irgendwie am Laufen halten.
Unternehmen, die schon vor Corona solche Tools im Einsatz hatten, waren auf die Situation weit besser vorbereitet als solche, die sich erst einmal durch den Dschungel an potenziellen Lösungen kämpfen mussten. Die Erfahrungen, die im Umgang mit Collaboration-Software gesammelt werden konnten, waren mal besser und mal schlechter.
So auch unser Eindruck: Als Digitalisierungsexperten haben wir uns bei J4P naturgemäß schon vor der Pandemie mit solchen Tools befasst. Allerdings haben auch wir die beiden Jahre genutzt, um auszuprobieren und bessere Lösungen zu entdecken. Die Erfahrungen, die wir dabei gemacht haben, waren in der Rückschau betrachtet für uns höchst wertvoll. Warum? Weil wir nicht nur passende Collaboration-Tools gefunden haben, sondern auch eine ganz neue Unternehmenskultur entwickeln konnten.
Welche Tools wir bei J4P im Einsatz hatten (und haben)
Eins vorab: Was uns ziemlich überrasch hat, war, dass TeamViewer offensichtlich auch von unseren Kunden immer weniger für Collaboration genutzt wird, allenfalls für Remote-Support. Lange Zeit befand sich das Unternehmen dank seiner Softwarelösung in einem ungeahnten Aufwind. Nunmehr scheint es aber so zu sein, dass die nicht machbare Integration in eine größere Softwarelandschaft von vielen Anwendern als erheblicher Nachteil empfunden wird.
Eine Zeitlang haben wir außerdem Google Hangouts (heute Google Meet und Google Chat) genutzt. Unser Ausgangspunkt war: Wer Marktführer bei Suchmaschinen ist, hat bestimmt auch ein interessantes Collaboration-Tool im Angebot. Spannend fanden wir neben der Möglichkeit für Videocalls die integrierte Nachrichten- sowie Telefonfunktion. Daneben kann die Software in die typische Google-Apps-Umgebung eingebettet werden. Was uns aber negativ auffiel: Kaum einer unserer Kunden oder Geschäftspartner nutzt selbst Googles Collaboration-Tool. Dadurch fiel einigen die Anwendung nicht ganz leicht, sodass wir auf Dauer davon abgesehen haben.
Für Videokonferenzen haben wir daneben – wie so viele andere auch – Zoom und Jitsi Meet getestet. Zoom dürfte jeder kennen. Jitsi hingegen ist eine interessante Alternative, weil das Programm kostenlos ist und ebenfalls direkt im Browser genutzt werden kann. Beide haben jedoch einen erheblichen Nachteil: Sie können nicht in eine vorhandene Softwarelandschaft integriert werden. Insofern sind sie klassische Insellösungen – und genau davor warnen wir in jedem Kundengespräch.
Genau hier setzt MS Teams an: Neben der bekannten Videocall-Funktion hat uns insbesondere überzeugt, dass die Collaboration-Software mit der gesamten Microsoft-Umgebung bzw. MS 365 vernetzt werden kann. Die meisten kennen das: Wer in Outlook einen Termin im Kalender einstellt, kann dort direkt ein Teams-Meeting in die Einladung integrieren. Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Word oder Powerpoint ist ein großer Fortschritt für die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Mitarbeitern, Unternehmen und Kunden. MS Teams nutzen wir deshalb auch in Zukunft.
Gleiches gilt für OneDrive bzw. Sharepoint. Spätestens durch die Pandemie haben wir unsere gesamten Dateien in die Cloud verlagert. Das bietet zwei unschlagbare Vorteile: Zum einen können alle Kolleginnen und Kollegen von J4P mit einem autorisierten Gerät von jedem Ort aus auf die Dateien zugreifen; gleiches gilt für teilnahmeberechtigte Externe. Zum anderen brauchen wir uns keine Gedanken mehr um Festplatteninhalte von Rechnern machen, die kurz vor der Ausmusterung stehen. Kommt ein neuer PC ins Haus, kann er direkt mit der Cloud und den dort liegenden Dateien gekoppelt werden.
Last not least haben wir mit Miro ein spannendes Collaboration-Tool für unsere Design-Thinking-Workshops entdeckt. Mit diesem Online-Whiteboard können Teams remote gemeinsam Ideen entwickeln, Informationen zusammentragen und diese prototypisch visualisieren. Gerade Brainstorming-Sessions profitieren erheblich von Miro, weil einzelne Punkte mit der Sticky-Note-Funktion unkompliziert festgehalten und geclustert werden können. Dank intuitiver Nutzerführung können auch Neulinge im Handumdrehen und mit wenig Anleitung das Tool verwenden. Auch ist es möglich, ein Whiteboard nach einer Sitzung den einzelnen Teilnehmern verfügbar zu machen, sodass sie damit weiterarbeiten können.
Collaboration-Tools: Welches Fazit ziehen wir aus unseren Erfahrungen?
MS Teams bzw. MS 365, Miro, Sharepoint, OneDrive: Nach zwei Jahren Pandemie können wir eindeutig sehen, welche Lösungen sich in unserem Alltag bewährt haben. Die Vorteile liegen auch auf der Hand: Die Sicherungsproblematik entfällt dank Cloud, der Kommunikationsstandard wurde um Videokonferenzen erweitert und gemeinsames Arbeiten an bestimmten Dateien wurde drastisch vereinfacht. Über allem haben sich all jene Lösungen als Gewinn erwiesen, die mit vorhandenen Softwarelösungen vernetzt werden konnten.
Also alles eitel Sonnenschein? Sicher nicht, denn auch wir mussten einige Nachteile des rein digitalen Arbeitens und Kommunizierens erkennen. So entfällt zum einen die persönliche Nähe. Klar, Small Talk geht auch am Bildschirm, aber so richtig menscheln tut’s halt nur in echt. Auch hat sich nach zwei Jahren ein gewisser Sättigungseffekt für Videokonferenzen eingestellt. Hinzu kommt, dass viele Menschen nicht ausschließlich am Monitor arbeiten wollen, sondern das persönliche Gespräch bevorzugen. Und was oft unterschätzt wird: Manche Menschen haben Handicaps, durch die Videocalls für sie zu einer echten Herausforderung werden. Sehschwächen sind dafür das Paradebeispiel.
Unser Fazit: Statt reiner Digital Collaboration eine ganz neue Arbeits- und Kommunikationskultur
Vorteile, Nachteile und bewährte Collaboration-Lösungen: Zeit für Lessons learned! Alles in allem haben wir uns entschieden, in Zukunft nicht nur rein digital zu arbeiten, sondern das Beste aus beiden Welten in unseren Arbeitsalltag zu integrieren. Wir arbeiten also weiterhin mit MS Teams und Konsorten sowie vom Homeoffice aus. Zeitgleich sind wir wieder öfter im Büro. Also alles wie früher, nur mit ein bisschen mehr Videocalls?
Sicherlich nicht. Stattdessen haben wir eine vollkommen neue Arbeitskultur auf den Weg gebracht. Als Digitalisierungsprofis wollen wir auf das Digitale nicht verzichten. Unser Büro hingegen haben wir komplett umgestaltet. Das Loft sehen wir zukünftig als Diskussionstreffpunkt oder Kommunikationslocation. Eine große Küche, moderne Räumlichkeiten für Gespräche und Zusammenarbeit sowie eine Terrasse mit Grill haben das klassische Büroambiente ersetzt. Immer im Mittelpunkt: Der persönliche Austausch mit unseren Kunden.
Waren auch Sie schon bei uns vor Ort? Wenn nicht, dann wird es höchste Zeit!
10
Mai, 2022
Was macht Interim-Management in der IT?
Interim-Management: Hintergründe, Potenziale, Vorteile
Wie Unternehmen von einem Interim-Manager profitieren
Wenn sich Verantwortliche in IT-Abteilungen für eine neue Aufgabe entscheiden und den Betrieb verlassen, trifft das die Unternehmen meist hart. Gleiches gilt, wenn führende IT-Mitarbeiter in den wohlverdienten Ruhestand gehen und die Nachfolge geklärt werden muss. Gerade in solchen Zeiten kommt es darauf an, mit erfahrenen Experten für Kontinuität zu sorgen und Digitalisierungsthemen zukunftsorientiert auszurichten. Genau hier setzt Interim-Management im IT-Bereich an.
Wozu braucht es Interim-Management im IT-Bereich?
Längst ist die digitale Transformation in Fahrt, und viele Unternehmen haben umfangreiche Digitalisierungsprojekte begonnen. Ein Mitarbeiterabgang im IT-Bereich kann deshalb zum großen Hemmschuh werden.
Hier kommt Interim-Management durch einen externen Partner ins Spiel: In erster Linie möchte es zeitliche Lücken bei einem Übergang von einem zum anderen IT-Verantwortlichen überbrücken. Dabei sollen laufende Prozesse aufrechterhalten und bestenfalls weiterentwickelt werden. Und auch die personelle Situation rückt dabei in den Blick: Ein professionelles Interim-Management kämpft dafür, dass die bestehende Mannschaft an Bord bleibt und Unsicherheiten gar nicht erst aufkommen.
Und klar ist auch: Interim-Management eignet sich für Unternehmen jeglicher Größenordnung, sowohl für den internationalen Konzern als auch für den klassischen Mittelständler.
Was sind typische Tätigkeiten im Interim-Management?
Ein professioneller Interim-Manager bearbeitet im IT-Bereich drei Aufgabenbereiche. An erster Stelle muss er jederzeit das „große Ganze“ im Blick behalten. Hier geht es dann um Fragen wie z. B., was für die Zukunft des Unternehmens wichtig ist, welche Themen sich möglichst schnell realisieren lassen und welche Ideen in welchem Zeitraum die größten Chancen bieten. Zweitens arbeitet er als Projektmanager mit allen relevanten Fachbereichen zusammen, um Ergebnisse zu erzielen, die jegliche Bedürfnisse zufriedenstellen. Im Rahmen eines Anforderungsmanagements klärt er drittens ab, was überhaupt benötigt wird und wie sich der Bedarf im Detail jeweils darstellt.
Geht es nicht auch ohne Interim-Management im IT-Bereich?
Könnte man die Zeit nach dem Abgang eines IT-Verantwortlichen nicht einfach nach dem Motto „Augen zu und durch“ vorübergehen lassen? Sicher nicht, denn IT-Abteilungen werden immer wichtiger. Galten sie lange Zeit als reine Kostentreiber, sind sie heute das Rückgrat der Unternehmensdigitalisierung. Hinzu kommen jede Menge weiterer Aufgaben, die Folgeprojekte mit sich bringen, etwa Themen wie Compliance, Security oder Prozessoptimierung.
Alles in allem muss Interim-Management dafür sorgen, dass aktuelle und noch nicht fertiggestellte Projekte im IT-Bereich weiterlaufen. Auch müssen Lieferanten und externe Dienstleister, die für die IT relevant sind, im Blick behalten werden.
Was bringt Interim-Management?
Verantwortliche, die sich auf ein professionelles Interim-Management in der IT verlassen, können jede Menge Vorteile abschöpfen. Der wichtigste davon: Es entsteht kein Vakuum in einer für die Unternehmenssteuerung zentralen Abteilung. Darüber hinaus wird das verantwortliche Management in der Übergangsphase spürbar entlastet. Und nicht zuletzt wird der IT-Abteilung kein kommissarischer Leiter aufgesetzt, der zwar aus dem eigenen Unternehmen stammt, aber wenig Kompetenz für die Aufgabe mitbringt und schlimmstenfalls sogar völlig fachfremd ist.
Interim-Management – was hat das mit Digitalisierung zu tun?
IT-Abteilungen im Mittelstand gehören zu den Haupttreibern von Digitalisierungsvorhaben. Interim-Management vermeidet demnach Digitalisierungsbrüche oder justiert bei Bedarf nach. Oftmals haben Geschäftsführer und IT-Leiter unterschiedliche Vorstellungen rund um Digitalisierung, die kaum einen Kompromiss erlauben. Interim-Manager können solche offenen Wunden heilen und die Richtung in der Unternehmensdigitalisierung vorstrukturieren, um für Frieden zu sorgen. Sind die Schwerpunkte einmal gesetzt, erbt der Nachfolger einen Rahmen, in den er sich einfügen kann.
Was unterscheidet J4P von anderen Interimsmanagern?
Oftmals sind Interimsmanager Soloselbständige ohne konkrete Themenschwerpunkte. Anders hingegen J4P: Neben klassischen Management-Themen bringen wir noch jede Menge Kompetenz rund um Digitalisierungsfragen und Geschäftsmodell-Ideen mit. Genau aus diesem Grund setzen wir auch zu Beginn auf eine Standortbestimmung, um etwa zu ermitteln, wo die IT aktuell steht, wie die Digitalisierungsstrategie bislang aussieht und wohin die Reise gehen soll.
Interim-Management – noch offene Fragen?
Alles in allem baut Interim-Management im IT-Bereich Brücken in eine digitale Zukunft. Wenn Sie dazu Fragen haben oder aktuell in Ihrem Unternehmen vor einer vergleichbaren Situation stehen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie einfach Kontakt auf – wir freuen uns auf Ihre Fragen!
28
Mrz, 2022
Wie new Work gehen kann
So kann new Work gehen – das neue Just 4 People Kreativ-Loft
Die letzten 2 Jahre ist das Wort „new Work“ eher zum Unwort geworden. Egal welchen Newsletter oder welche Fachmagazine man gelesen hat, „new Work“ war dort immer zu finden. Doch für viele Mitarbeiter war das in den letzten beiden Jahren im Homeoffice alles andere als „new Work“. Die Kinder hatten im günstigen Fall den Schreibtisch in ihren Zimmern. Mindestens ein Elternteil hatte am Esstisch seinen „Arbeitsplatz“ aufgebaut und pendelte zwischen Deutscher Grammatik und Teams-Meeting.
Jetzt wurde zum 20. März 2022 die Homeoffice Pflicht aufgehoben und weicht einer Empfehlung.
Doch wie ist die Stimmung in den Unternehmen? Es gibt Belegschaften, wie die der SAP, die sich für eine Fortsetzung des Homeoffices entschieden hat. Andere haben sich dagegen entschieden und sind froh wieder ins Büro gehen zu können.
Das hat aber alles im Grunde nichts mit „new Work“ zu tun und doch sind die Erkenntnisse aus der Pandemie eine wichtige Grundlage für die Umsetzung von „new Work“.
Wir sind als kleine Management Beratung im Jahr 2019 gestartet und im März 2020 mit einer Vollbremsung in der Pandemie gelandet. Seither haben wir uns hauptsächlich im Homeoffice befunden, was in unserer Branche sehr gut geht. Doch auch uns hat der Austausch untereinander und das gemeinsame Büroleben gefehlt. Da konnten gemeinsame Teams-Mittagessen zwar ein wenig helfen, aber wir verbrachten den gesamten Tag alleine im Büro – zu Hause.
Das Thema „new Work“ ist für uns als Beratung im Digitalisierungsumfeld natürlich ein sehr wichtiges und so haben wir uns viele Gedanken gemacht, als wir uns im Sommer 2021 entschlossen haben ein neues und größeres Büro zu suchen. Wir wollten ganz bewusst nicht zurück in die bisherigen Bürostrukturen, sondern unterschiedliche Bereiche schaffen. So wie ich es bereits im Deutschland Headquarter von Microsoft in München gesehen hatte. Bereiche für konzentriertes Arbeiten und einen großen Bereich für Kommunikation und Austausch mit gutem Kaffee und gemeinsamen Mittagspausen. Genauso wichtig ist für unsere Arbeit der Raum für Kreativität und intensive Besprechungen.
Bei der Auswahl und Gestaltung unseres Objekts haben uns die Kollegen von stiegele büro + objekt unterstützt, die zu den 50 besten Objekteinrichtern Deutschlands gehören.
Und so einen Raum haben wir uns in den letzten Monaten geschaffen.
Ein erstes wichtiges Entscheidungskriterium war die Lage. Wir haben uns ganz bewusst für die Innenstadt entschieden. Mittendrin im Herzen von Pforzheim und umgeben von Läden, Restaurants & Cafés. Die Bushaltestelle direkt vor der Haustüre und der Bahnhof ist in 10 Minuten Fußweg erreichbar.
Die gut 150 qm sind aufgeteilt in 4 kleine Büros zum intensiven Arbeiten in Videokonferenzen oder in der Konzeption von unseren Projekten. Der Kreativ- und Besprechungsraum hat 3 Whiteboard Wände zum Beschreiben, Skizzieren und für Design Thinking Workshops. Der Tisch ist als klassischer Besprechungstisch mit 8 Plätzen nutzbar. Darüber hinaus ist er höhenverstellbar und als Stehtisch zum kreativen Austausch wie bei der Geschäftsmodellentwicklung nutzbar. Er kann auch weggeklappt werden, um so noch mehr Raum für offenen Austausch zu bieten.
Das Herzstück unseres neuen Kreativ-Loft ist aber der circa 70 qm große Loungebereich. Hier befindet sich eine große Küche mit Kochinsel, eine Siebträger-Kaffeemaschine sowie ein gemütliches Sofa und Sessel sowie eine Theke mit Barhockern.
Hier findet der tägliche Austausch statt bei gemeinsamen Mittagessen oder einem leckeren Kaffee. Die Wohlfühlatmosphäre war uns bei der Konzeption sehr wichtig, da aus verschiedensten Studien und Umfragen zum Thema, „unter welchen Voraussetzungen wollen die Mitarbeiter wieder zurück ins Büro“ genau das ein elementarer Punkt war: Platz zum Wohlfühlen und Austauschen und zum konzentrierten Arbeiten.
Beides haben wir geschaffen und wollen so unseren aktuellen Mitarbeitern wie auch den neuen Kollegen, die wir momentan suchen, einen attraktiven Arbeitsplatz bieten, für den es sich lohnt, den Weg auf sich zu nehmen.
Neugierig geworden? Dann laden wir Sie gerne zu einem Besuch in unserem Kreativ-Loft ein – einfach kurze Info an agr@j4p.de.
8
Feb, 2022
Software-Auswahl neu gedacht
Die Auswahl einer passenden Software
Die Entscheidung für eine neue Software stellt für viele Unternehmen eine veritable Herausforderung dar. Warum ist das so? Und wie kann man das Problem individuell lösen?
Der Markt verändert sich rasant, weg von großen On-Premise Installationen zu schlanken und flexiblen Cloud-Lösungen. Allein im deutschsprachigen Raum gibt es im ERP-Umfeld mehr als 500 verschiedene Lösungen am Markt.
Unternehmen, die auf der Suche nach einer modernen und auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittenen Software sind, wird sehr schnell klar, wie komplex und zeitintensiv die Auswahl ist. Ein objektiver Vergleich fällt sehr schwer, da die einzelnen Anbieter ihre Stärken in den Vordergrund stellen, ohne auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen. Wichtig ist häufig, ob die Abdeckung aller Lokalisierungsanforderungen im internationalen Umfeld gegeben ist.
Ein neutraler Vergleich der angebotenen Lösungen ist kaum möglich und dazu extrem zeitaufwändig.
Das ist für die IT-Leitung oder für die Verantwortlichen neben dem Tagesgeschäft oft nicht leistbar. Grundsätzliche Fragestellungen können zu langwierigen Diskussionen führen, bevor überhaupt Prozess-Themen beleuchtet werden, wie zum Beispiel:
- Cloud- oder On-Premise Lösung?
- Kaufen, mieten oder leasen?
- Wirtschaftliche Stabilität des Herstellers?
- Innovationsgrad des Anbieters?
Alle diese Faktoren individuell zu berücksichtigen kann die eigene Organisation schnell überfordern.
Aus diesem Grund haben wir uns von Just 4 People unter anderem auf die Auswahlberatung fokussiert. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, eine moderne und auf die Anforderungen passende Lösung und den richtigen Partner für die Einführung der Software zu finden.
Was unterscheidet J4P von anderen Auswahlberatungen?
Wir haben keine allgemeingültigen Anforderungskataloge mit 10.000 Zeilen, sondern entwickeln aus unseren erprobten und branchenspezifischen Vorlagen einen individuellen Katalog, mit den jeweils für unseren Kunden relevanten 300 Zeilen. Nach der Auswahl sind wir weiterhin für unsere Kunden da und begleiten bei Bedarf auch die Implementierung als qualitätssichernde Maßnahme sowie bei weiteren Projektphasen, Optimierungen oder Roll-outs der Lösung.
Wie gehen wir bei einer Auswahl vor?
Neben den Kernprozessen stehen für uns Themen wie Workflows, Formulare, Schnittstellen, Datenübernahmen und Auswertungen im Mittelpunkt, da diese bei vielen Implementierungen zum Aufwandstreiber werden.
Auf Basis unserer Vorlagen entwickeln wir mit den relevanten Ansprechpartnern aus den Fachbereichen, der IT und der Geschäftsführung einen Katalog mit Muss- und Kann-Kriterien. Dabei fokussieren wir uns sehr stark auf die kritischen Kernprozesse, die als Alleinstellungsmerkmal bezeichnet werden können und unbedingt in einer neuen Lösung abgebildet werden müssen. Ziel ist es, eine Lösung zu identifizieren, die bereits mit Standardfunktionalitäten eine größtmögliche Abdeckung der Anforderungen bietet.
Mit dem Verständnis der Anforderungen aus den Unternehmensbereichen übersetzen wir diesen in einen passenden Anforderungskatalog. Diesen gleichen wir mit dem aktuellen Markt ab und gehen auf die entsprechenden Anbieter zu.
Für die Anbieterpräsentationen stellen wir unseren Kunden erprobte Kriterienkataloge zur neutralen und realistischen Bewertung der Anbieter zur Verfügung, um hier größtmögliche Vergleichbarkeit zu schaffen.
Über die reine Auswahl unterstützen wir unsere Kunden bei Bedarf in den weiteren Schritten bis zum Abschluss des Vertrags, dabei hilft unsere langjährige Expertise in der Vertragsausgestaltung und Lizenzberatung. Ein wichtiger Baustein für ein bestmögliches Ergebnis ist unser großes Netzwerk, das in alle Ebenen der unterschiedlichen Anbieter hineinreicht.
Bei der Vertragsgestaltung ist die Klärung der Leistungen und Mitwirkungspflichten im Detail relevant. Auf Basis von RACI- bzw. RASCI-Matrizen, die auch fester Bestandteil des Vertrages sind, wird bereits im Vorfeld klar definiert, wer für welche Themen verantwortlich ist bzw. wer unterstützt oder informiert werden muss. Höchste Sorgfalt und Genauigkeit bei dieser Festlegung machen eine erfolgreiche Implementierung wahrscheinlicher.
Bei einer weiteren Begleitung des Projektes in der Implementierungsphase kommt unsere Erfahrung aus zahlreichen nationalen und internationalen ERP-Einführungen zum Tragen. Wir wissen, was in solchen Projekten schief gehen kann und stellen sicher, dass unsere Kunden diese Erfahrungen nicht machen müssen.
Warum sind wir von Just 4 People der richtige Partner?
Wir bringen aufgrund von 25-jähriger ERP- und SAP-Expertise eine umfangreiche Kenntnis des Marktes mit und sind anbieterneutral. Das bedeutet, dass wir den Fokus auf die Anforderungen legen und uns dabei auf die Kernprozesse unseres Kunden konzentrieren. Der aber wahrscheinlich wichtigste Punkt ist unsere Neutralität, denn wir erhalten von keinem Softwareanbieter Provision oder eine sonstige Vergütung für unsere Beratung. Wir werden von unseren Kunden für eine neutrale Auswahl bezahlt. Dies versetzt uns in eine starke Verhandlungsposition gegenüber den Anbietern im gesamten Auswahlprozess und in der Vertragsverhandlungsphase.
Was sagen unsere Kunden über unser Vorgehen?
Bei der Phytec Messtechnik GmbH haben wir aus acht Anbietern über einen dreistufigen Auswahlprozess mit Beauty Contest einen ERP Anbieter ausgewählt und auch die Vertragsverhandlungen maßgeblich begleitet. Hier geht es zur Referenz.
Die OBE GmbH & Co KG haben wir bei der ERP Auswahl für mehrere Gesellschaften und Produktionsstätten begleitet und die Vertrags- und Lizenzverhandlungen unterstützt. Die Referenz finden Sie hier.
Sie haben Interesse oder noch offene Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne!
Dieser Artikel erschien auch in der März-Ausgabe des E-3 Magazins.
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