Die 7 Grundregeln des Projektmanagements

Zum Thema Projektmanagement gibt es mehr als 20.000 Buchtitel, zum Thema IT-Projektmanagement auch schon über 10.000 verschiedene mehr oder weniger schlaue Bücher.

Warum sich weiterlesen trotzdem lohnt? Einfach, weil ich 7 einfache Regeln aus meiner 20-jährigen Projektmanagement-Erfahrung im IT- und SAP-Umfeld für Sie zusammengestellt habe, die zwar weder einen Anspruch auf wissenschaftliche Vollständigkeit noch die allein selig machenden Tipps darstellen, funktioniert und geholfen haben Sie mir aber bisher immer!

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1. Soft Skills

Es spielt keine Rolle, ob wir hier vom Projektleiter/-in des Auftraggebers oder dem Projektleiter/-in des Beratungshauses sprechen: Ein Projektmanager braucht vielfältige Kompetenzen! Einige davon sind allgemein bekannt.

Beispiele:

Projektmanager sind…
…Führungskräfte, Fachexperten und auch Manager

Der/Die Projektleiter(in) benötigt unbedingt…
…Projektmanagement- und Business-Skills

Alles richtig, alles gut. Falls hier das ein oder andere mal nicht in ausreichendem Ausmaß vorhanden sein sollte, auch nicht schlimm. Daran allein sind noch keine Projekte gescheitert.

Projekte scheitern wenn sowohl der/die Projektleiter(in), als auch andere Projektbeteiligte folgende Soft Skills nicht mitbringen:

  • Fokussierte Ziel- und Lösungsorientierung
  • Verantwortungsübernahme leben und jederzeit von allen Beteiligten einfordern
  • Maximale Flexibilität, weil in einem Projekt jeden Tag was anderes schiefgehen kann
  • Unerschütterliche Hartnäckigkeit verbunden mit einem ausgeprägten Selbstbewusstsein
  • Veränderungsbereitschaft und Lust auf Neues

Aber am Allerwichtigsten:

Der Mensch steht auch im kompliziertesten und anspruchvollsten Projekt immer im Mittelpunkt des Handelns! Ein Projekt wird nicht nur durchgeführt, um eine Organisation zu ändern oder einen Prozess zu optimieren. Ein Projekt ist auch dazu da, den beteiligten und betroffenen Menschen die Ausübung Ihrer Aufgaben zu erleichtern, zu verschönern, zu optimieren,….was auch immer. Am Ende soll ein Projekt allen Freude bereiten und Spaß machen! Die Organisation und die Prozesse optimieren sich dann ganz nebenbei.

Grundregel 1
„Der Menscht steht im Mittelpunkt!“

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2. Change Management

Jedes Projekt, das mit dem Ziel aufgesetzt wird durch Technologie ausgetretene Pfade zu verlassen und einen schon lange notwendigen Change einzuleiten, ist vom Start weg zum Scheitern oder zumindest zu zweifelhaftem Erfolg verurteilt.

Als klassische Beispiele können hier viele SAP-Projekte genannt werden, die vom Kunden initiiert worden sind um organisatorisch und unternehmenspolitisch schon seit geraumer Zeit notwendige Anpassungen und Änderungen in ein Software-Projekt zu verlagern.

Das hat noch nie funktioniert und wird auch zukünftig nicht funktionieren!

Grundregel 2
„Change Management ist ein ständiger Prozess, aber niemals ein Projekt“

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3. Kommunikation und Projekt-Marketing

Projekte beginnen oft mit großem Getöse, werden toll aufgesetzt, im gesamten Unternehmen über mehrere Kanäle propagiert und die betroffenen Projektmitglieder in den ersten Tagen und Wochen mit Informationen buchstäblich zugeschüttet.

Leider hält dieser Elan oftmals nicht sehr lange an. Die Auswirkungen einer ungenügenden Kommunikation im Projekt kommen erst im späteren Verlauf als Bumerang zurück.

Tipps:

  • Implementieren Sie von Beginn an den regelmäßigen Informationsaustausch auf verschiedenen Projektebenen und überwachen Sie, dass diese Veranstaltungen auch stattfinden.
  • Die „offizielle“ und offene Kommunikation kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Wenn die „informelle“ Kommunikation im Projekt irgendwann überwiegt, ist es bereits zu spät.
  • Stellen Sie sicher, dass auch außerhalb des Projektkernteams eine Regel-Kommunikation und -information aller betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen stattfindet. Dieses sogenannte Projektmarketing wird meist belächelt und schläft dann entweder ein oder es werden nur „geschönte“ Berichte veröffentlicht. Der tatsächliche Projektstand hat sich aber bereits informell rumgesprochen…

Grundregel 3
„Kein Projekt ohne regelmäßigen Informationsaustausch und Projektmarketing!

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4. Risikomanagement

„Bärentango“ heißt der Klassiker der Fachliteratur zum Risikomanagement in Projekten. Tom DeMarco’s Buch aus dem Jahre 2003 ist auch heute immer noch Pflichtlektüre für jeden Projektmanager oder Risikomanager in Projekten. Wenn Ihnen 200 Seiten Lektüre zu viel sind, fasse ich die Wichtigkeit dieses Themas mal in ein paar pragmatischen Aussagen zusammen:

  • Risiken sind einfach da, sie lassen sich nicht vermeiden
  • Risiken zu kennen und auch einzuschätzen begünstigt eine schnelle und folgenmindernde Reaktion bei deren Eintritt.
  • Probleme gibt es meist schon in der ersten Projektwoche. Fördern und fordern Sie eine offene Projekt- und Risiko-Kultur, sonst passiert es sehr schnell, dass alles schön unter den Teppich gekehrt wird.
  • Stellen Sie sich bei auftretenden Problemen immer folgende Fragen:
    • Ist das Problem grundsätzlich?
    • Sind die Rahmenbedingungen falsch?
    • Gibt es ungeklärte Verantwortlichkeiten?
    • Wird die Verantwortung überhaupt gelebt?

Grundregel 4
„Risiken und Probleme sind normaler Bestandteil von Projekten. Behandle Sie genau so!“

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5. 80 zu 20 Regel

Einfacher ausgedrückt: Setzen Sie Prioritäten!

Schon vor Projektstart muss ganz klar festgelegt sein, welche Projektziele welche Priorität haben. Wenn alle Ziele gleich wichtig sind, die Anzahl Ziele aber weder zum Budget noch zum veranschlagten Zeitrahmen passen, ist es Aufgabe des Projektmanagements schon in den ersten Tagen und Wochen mit der Anpassung der Prioritäten zu beginnen.
Dieses Umpriorisieren muss ein fester Bestandteil im gesamten Projektverlauf sein.

Nur dann kann es mit der Pareto-Regel was werden.

Alternative:

  • Projektverzögerungen
  • Ständig neue Change Requests
  • Budgetüberschreitungen
  • generelle, ungesteuerte Qualitätsverluste
  • …bis zur Projekt-Eskalation

Grundregel 5
„Die Prioritäten im Projekt richten sich ausschließlich nach den Projektzielen!“

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6. Stakeholder

Beginnen wir mit einem Zitat, welches man im Internet unter den Top 5 Ergebnissen findet:

„Das Management von Stakeholdern ist ein wesentlicher Aspekt des Projektmanagements; Stakeholder sollten immer bevorzugt informiert werden, um das Erreichen der Projektziele abzusichern.“

Kernaussage
Jeder, der irgendwie von einem Projekt betroffen sein könnte ist ein Stakeholder. Nicht wie fälschlicherweise immer angenommen Stakeholder = Management.

Beachten Sie!

  • Jedes Projekt weckt Ängste und Befürchtungen. Es passiert nämlich etwas neben bzw. außerhalb der regulären Organisation.
  • Machen Sie sich daher immer bewusst…
    • …für wen das Projekt einen Bedeutungsverlust bringen könnte
    • …wer glauben könnten Nachteile aus diesem Projekt zu haben
    • …wer sich Gedanken macht, dass sein Arbeitsplatz gefährdet sein könnte
    • …wer sich gerade fragt, warum er nicht bei diesem wichtigen Projekt dabei ist
  • Nehmen Sie alle Betroffenen und Beteiligten gleich ernst. Kommunizieren vom Start weg offen und ehrlich!

Grundregel 6
„Jedes Projekt ist von Stakeholdern umzingelt!“

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7. Projektende

Eine ganz klassische Definition findet sich bei projektmagazin.de:

„Das Projektende ist der Termin, zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt.“

Wenn es immer so einfach wäre….Wenn Sie allerdings die Grundregeln 1 bis 6 beherzigt haben, ist obige Definition so einfach wie auch richtig.

Und ganz wichtig!

Planen Sie rechtzeitig (noch in der Realisierungs-Phase) eine Projektabschluss-Feier mit dem gesamten Projekt-Team. Nur so haben alle die Chance mit einem guten Gefühl und einer abschließenden Wertschätzung das Kapitel „Projekt“ abzuhaken und diesen Schwung mit ins normale Tagesgeschäft oder das nächste anstehende Projekt mitzunehmen.

Grundregel 7
„Holzhacken ist deshalb so beliebt, weil man bei dieser Tätigkeit den Erfolg sofort sieht.“ Albert Einstein

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Nur noch Digital signierte SAP Hinweise ab Januar 2020

SAP wird zum 01. Januar 2020 die SAP Hinweise im SAP Support Portal nur noch digital signiert zur Verfügung stellen. 

Diese Änderung soll sicherstellen dass der Inhalt von SAP Hinweisen nicht unbemerkt schädlich verändert werden kann und erhöht somit die Sicherheit Ihres SAP Systems beim Einspielen von Updates.   

Falls Sie noch nicht geprüft haben ob Ihr SAP System bereits digital signierte Hinweise herunterladen und einspielen kann sollten Sie dies jetzt tun. Im folgenden erhalten Sie einen Überblick über die notwendigen Schritte. 

Wenn Ihr System einen alten Patch Stand hat, kann die Vorbereitung für das arbeiten mit digital signierten Hinweisen sehr aufwendig sein da Sie unter Umständen sehr viele SAP Hinweise einspielen oder alternativ ein Upgrade durchführen müssen um die grundlegenden Voraussetzungen zu schaffen.  

Eine generelle Übersicht zum Thema finden Sie auf der SAP Support Seite Note Assistant 

Die SAP bietet einen geführten Ansatz, der alle erforderlichen Aktionen in SAP-Hinweis 2836302 bündelt, wodurch Sie bei der Implementierung erheblich Zeit sparen. Beachten Sie bitte das PDF im Anhang des SAP-Hinweises 2836302. 

Ansonsten finden Sie im Folgenden eine Übersicht der einzelnen Schritte, die ausgeführt werden müssen: 

  1. Alle relevanten SAP-Hinweise müssen in Ihren ABAP-Systemen eingespielt sein. 
  • Implementieren Sie die SAP-Hinweise 2408073, 2546220 und 2508268, damit der Note Assistant (SNOTE) digital signierte SAP-Hinweise herunterladen und hochladen kann. 
  • Alternativ ist eine entsprechende transportbasierte Korrekturanleitung (TCI) als SAP-Hinweis 2576306 verfügbar welcher die SAP-Hinweise 2408073, 2546220 und 2508268 enthält. Wenn TCI für den Note Assistant in Ihrem ABAP-System aktiviert ist, wird empfohlen, den TCI-SAP-Hinweis 2576306 anstelle der oben genannten einzelnen SAP-Hinweise zu implementieren. 
  1. Für das SAP_BASIS-Release 740 und höher müssen Sie das HTTP-Protokoll oder den Download-Service als Verfahren für den Download von SAP-Hinweisen aktivieren. Das Herunterladen über das RFC-Protokoll ist für SAP_BASIS-Releases 740 und höher nicht zulässig. 
  2. In den SAP_BASIS-Releases 700 bis 731 wird der in der RFC-Destination verwendete generische Benutzer durch den S-User für technische Kommunikation ersetzt. Sie können diesen hier beantragen. 

 

Wenn Sie bei der Prüfung und / oder der Einrichtung Unterstützung benötigen können Sie gerne auf mich zukommen.  

Im folgenden nochmal einige hilfreiche Links zu diesem Thema: 

Mitarbeiter entwickeln und qualifizieren

Aktuell ist sehr viel im Wandel, Lösungen haben kürzere Halbwertszeiten. In diesem Umfeld Mitarbeiter zu entwickeln ist anspruchsvoll aber machbar.

In diesem volatilen Umfeld ist es grundsätzlich sinnvoll, die nachfolgenden Schritte zu beachten:

Schritt 1 – Sinn erzeugen

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Die Mitarbeiter „begreifen“ die Ausrichtung.

Sinnvolle Klärungen in dem Zusammenhang:

  • Was ist die Vision / was ist der anzustrebende Sollzustand?
  • Welche Vorteile ergeben sich aus diesem anzustrebenden Sollzustand?
  • Welche Bedeutung hat dieser anzustrebende Sollzustand (warum heute schon in diese Richtung gehen und nicht erst in naher Zukunft)
  • Gesamtzusammenhang / Kontext – aktuelle Marktentwicklungen, Wettbewerb, technologische Entwicklungen, gesellschaftlicher Wandel

Schritt 2 – Bezug herstellen

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Die Mitarbeiter sind sich darüber im Klaren, welchen Beitrag sie zur Ausrichtung leisten können

Sinnvolle Klärungen in dem Zusammenhang:

  • Inwieweit bin ich von der Ausrichtung betroffen?
  • Wie kommen wir dahin, was ist zu tun, was soll ich tun, was ist mein Auftrag?
  • Was ist mein Beitrag in Richtung des angestrebten Sollzustandes?

Wichtiger Rahmen in dem Zusammenhang:

  • Gemeinschaft, Zugehörigkeit, Verbundenheit

Alleine agieren macht auf Dauer wenig Sinn. Es muss eine „kritische Masse positiver Beispiele im Alltag“ erzeugt werden (Vorbilder). Eine Vernetzung der Agierenden stärkt das Gefühl der „gemeinsamen Anstrengung“ in Richtung Sollzustand (man kommt zusammen in Schwung).

Schritt 3 – Ein positives Umfeld für Weiterentwicklung schaffen

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Weiterentwicklung dient dazu, vorhandenes Niveau zu heben, verloren gegangenes Niveau wiederherzustellen oder bestehendes Niveau zu erhalten.

Das Ziel von Weiterentwicklung ist: Relevant sein und relevant bleiben

  • Für den Markt
  • Für den einzelnen Kunden
  • Für den Arbeitgeber
  • Für den Standort
  • Für die Einheit am Standort

Mitarbeiter entwickeln und qualifizieren – Ein Beispiel

Ein Unternehmen bietet einen E-Scooter als Mobilitätslösung in Großstädten an.

1. Sinn erzeugen

Die Vision (der angestrebte Sollzustand) 

Wir wollen Kunden in Großstädten eine Mobilitätslösung anbieten, mit der sie den Weg zwischen öffentlichem Nahverkehr und ihrem Ziel schnell und bequem zurücklegen können.

Gesamtzusammenhang / Kontext und Bedeutung

Die aktuelle Umweltdiskussionen, der aktuelle Trend bei jüngeren Menschen – weg vom eigenen KFZ, hin zu vielschichtigen Mobilitätslösungen, die aktuellen Diskussionen rund um die E-Mobilität in Großstädten usw.

Vorteile

In einer frühen Phase Präsenz am Markt zeigen, die Entwicklung von Mobilität in Großstädten aktiv mitgestalten, neue Geschäftsfelder erschließen

2. Bezug herstellen
(wie kommen wir dahin, was ist zu tun, was soll ich tun)

Ein Umsetzungsvorhaben für das nächste Quartal kann sein, dass Kunden an allen
U-Bahn-Stationen jederzeit einen Roller nutzen können.

Maßnahmen:

  • Zahl der einsatzbereiten Roller auf 800 pro Tag steigern
  • Reichweite der Roller um 5 Kilometer pro Akkuladung steigern
  • Verringerung der Wartungszeiten je Roller von 90 auf 35 Minuten

3. Positives Umfeld schaffen

Vorgehen:

  • Teams und Mitarbeiter fragen sich mit Blick auf Umsetzungsvorhaben und Maßnahmen selbst, wie sie in ihrem Aufgabenbereich am besten beitragen können
  • Sie besprechen ihre Ideen mit ihren Vorgesetzten (Annahme: Die einzelnen Abteilungen wissen am besten, was sie in ihrem Bereich zur Ausrichtung beitragen können)
  • Konkrete Entscheidungen werden getroffen

Fazit

Weiterentwicklung in einem solchen Umfeld kann dann entstehen, wenn Sinn erzeugt und Bezug hergestellt wurde. Und wenn in der jeweiligen Einheit des einzelnen Mitarbeiters ein Zugehörigkeits- und Verbundenheitsgefühl entsteht.

Bei der Weiterentwicklung von Mitarbeitern
die 70: 20: 10 – Regel beachten

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Anders als man annehmen könnte, sind Seminare nicht immer die beste Wahl für die Weiterentwicklung. Zudem müssen Entwicklungsmaßnahmen nicht nur To-Dos für die Führungskraft oder das Unternehmen sein – der Mitarbeiter kann auch selbst sehr viel tun, um an sich zu arbeiten.

Meine Buchempfehlung für
Weiterentwicklung on the job

For Your Improvement (FYI – Programm zur Selbstentwicklung) von Robert Eichinger/Michael Lombardo.

Das Buch ist zwar grundsätzlich vergriffen aber regelmäßig über Amazon oder ebay im Angebot.

Ist Design Thinking nur ein Hype…?

Auf dem diesjährigen KVD Congress vom 7.-8. November in München darf ich einen Teil der Teilnehmer in die Welt des Design Thinking entführen und ihnen in einem Workshop, die Möglichkeiten die diese Methode bietet, aufzeigen.

Was ist Design Thinking?

Design Thinking ist eine Innovationsmethode, um Lösungen für komplexe Aufgabenstellungen zu entwickeln. Es geht darum möglichst viele kreative Ideen zu entwickeln, zu bewerten und dazu einen Prototypen zu entwickeln. Der gesamte Prozess orientiert sich vorrangig an den Nutzern, d.h. das Ergebnis soll bestmöglich auf Ihre Kundenbedürfnisse einzahlen. Es gilt hier die Sicht von unterschiedlichen Personen, Altersstufen und Rollen zu kombinieren und einen gesamtheitlichen Blick zu ermöglichen.

Wann ist Design Thinking die richtige Methode?

In Zeiten wie diesen, in denen Buzz Words wie IoT, Künstliche Intelligenz, Robotik, Augmented Reality, Virtual Reality und Cloud um Sie herumschwirren, sind neue Lösungen gefragt. Mit der Design Thinking Methode können Sie neue Ideen aber auch ganz neue Geschäftsmodelle für sich entwickeln. 

Unser Vorgehen

Klassisches Design Thinking  unterteilt den Prozess in sechs Phasen:

  1. verstehen
  2. beobachten
  3. Sichtweise definieren
  4. Ideen finden
  5. Prototyp entwickeln
  6. testen

In unserer Herangehensweise haben wir diese Phasen noch in drei Grundprozesse unterteilt:

  • Entdecken
  • Gestalten
  • Liefern

An diesen Prozessen entlang erarbeiten wir in 1-2 tägigen Workshops die sechs Phasen. Wir gehen dabei aber noch einen Schritt weiter und integrieren die Planung der konkreten Umsetzung des Ergebnisses in den Workshops.

Hier ein paar Tipps was Sie beachten müssen:

  • Trennung von Problem und Lösung
  • Fragestellungen aus der Praxis
  • passende Umgebung
  • offene Haltung der Teilnehmer
  • kreativ Ausstattung (Papier, Pappe, Lego, etc.)

Neben der kurzen Einführung in das Thema Design Thinking werden die Teilnehmer in drei Übungen bereits selbst aktiv kreative Techniken ausprobieren.

Wenn Sie sich jetzt fragen, wie kann ich Design Thinking am besten in meinem Unternehmen einführen?

Meine Antwort: einfach ausprobieren! Seien Sie mutig, wagen Sie etwas Neues. Sie haben nichts zu verlieren!

Wenn Sie interessiert sind, dann können wir gerne die Design Thinking Reise starten. Melden Sie sich einfach unter agr@j4p.info

 

 

 

 

 

So gelingt die Transformation des Vertriebs in die digitale Welt

Hier stelle ich Ihnen meinen Ansatz vor:

Beginnen wir mit der Frage „Was ist Digital Selling eigentlich?“

Eine neue Möglichkeit für Vertriebsmitarbeiter und ihr Supportnetzwerk, um Umsatz zu generieren, indem sie potenzielle Kunden online erkennen, sich mit diesen verbinden, sie ansprechen und mit ihnen zusammenarbeiten, in „ihren Köpfen“ bleiben und mehr Geschäfte abschließen, indem sie Social Media nutzen, um vertrauenswürdige Beziehungen zu Kunden im digitalen Zeitalter aufzubauen.

Warum brauchen wir Digital Selling?

Weil sich unser Informationsverhalten massiv verändert hat. Bevor wir ein Produkt kaufen – als privater Kunde – befragen wir die entsprechenden Suchmaschinen nach Preis, Leistungen, Anbieter, etc. und erst dann entscheiden wir uns auf den Verkäufer zuzugehen (stationäre oder auch E-Commerce). Dieses Verhalten aus dem privaten Bereich hat sich auf unser Verhalten im Geschäftsleben übertragen. So nutzen 9 von 10 Interessenten für geschäftliche Anschaffungen eine spezifische Onlinesuche, um sich zu informieren.

Das heißt der Vertriebsprozess verlagert sich immer mehr in die digitale Welt.

Darauf heißt es vorbereitet sein, in dem man die vier Module des digitalen Vertriebsprozesses einsetzt:

  • Website
  • Content Marketing
  • Lead Management
  • Digital Selling

Informationen zu den ersten drei Themen finden Sie demnächst in unserem Blog.

Die vier Element zusammen ermöglichen es eine erfolgreiche digitale Vertriebsstrategie aufzubauen.

Digital Selling hat in den letzten 1-2 Jahren massiv an Bedeutung gewonnen. An was liegt das? Zum einen am veränderten Informationsverhalten und zum anderen an der DSGVO. Die Datenschutz Grundverordnung hat uns seit Mai 2018 in der Zielgruppenansprache massiv beeinträchtigt. Das heißt wir können nicht wie früher unseren Kunden und Interessenten bedenkenlos E-Mails senden. Jeder, der in einem Sozialen Netzwerk ist, hat aber beim Eintritt in dieses Netzwerk zugestimmt, kontaktiert werden zu dürfen. Das heißt diese Interessenten können wir in Zukunft dort erreichen, wo sie sich informieren, sie dann mit den relevanten Informationen zu versorgen, um ein Vertrauensverhältnis über die Customer Journey aufzubauen. In diversen Studien wurde herausgefunden, dass Käufer schlussendlich bei dem Unternehmen kaufen, das dem Interessenten erstmalig notwendige Informationen zu Verfügung gestellt hat.

Wenn Ihr Unternehmen auch zukünftig erfolgreich am Markt agieren will, dann müssen Sie radikal umdenken, denn die klassischen Rollen von Vertrieb und Marketing verschmelzen: Der Vertrieb übernimmt Teile der Marktkommunikation, das Marketing begleitet die Vertriebsprozesse und gestaltet diese aktiv mit. Im Sinne eines synergetischen und optimalen Marktangangs arbeiten Marketing und Vertrieb Hand in Hand.

Hier gilt es nun ein auf Ihr Unternehmen passendes Digital Selling Konzept aufzustellen.

Wie aber starte ich Digital Selling in meinem Unternehmen?

Es gibt die folgenden Schritte zu tun:

  1. Strategie

Eine erfolgreiche Digital Selling Strategie leitet sich aus der Digitalen Vertriebsstrategie und der Unternehmensstrategie ab. Sie benötigen die Unterstützung aus der Geschäftsführung, die mit gutem Beispiel voran geht. Darüber hinaus ist eine Kommunikation über die betroffenen Bereiche hinaus erforderlich. Unser Tipp: Starten Sie mit einem Piloten

  1. Know-how aufbauen

Alle Teilnehmer des Piloten müssen entsprechend ausgebildet werden.

Sowohl in der Relevanz von Digital Selling, als auch in den einzusetzenden Tools (xing, LinkedIn, Sales Navigator, Pointdrive, Videotools, etc.). Hier empfiehlt sich eine Kick-off Veranstaltung.

  1. Community

Aufbau einer Digital Selling Communitiy und Austausch der Erfahrungen hilft bei der Akzeptanz des Piloten und steigert die Effizienz, da sowohl positive Erfahrungen als auch Stolpersteine geteilt werden.

  1. Bekanntheit steigern und Netzwerk aufbauen

Welche sind für mich relevante Unternehmen & Personen und mit welchen Inhalten kann ich diese aufmerksam machen. Nicht die Anzahl der Kontakte ist ausschlaggebend, sondern deren Relevanz.

  1. In Leadgenerierung einbinden

Gleich von Beginn an mit einem Ziel an den Start gehen und die Aktivitäten auf ein Ziel ausrichten.

Mit welchen Herausforderungen müssen Sie umgehen?

Die größte Herausforderung ist das gemeinsame Verständnis von Marketing & Vertrieb. Wie bereits oben angesprochen verschmelzen die Aufgaben der Bereiche immer mehr und so ist ein abgestimmtes gemeinsames Verständnis notwendig. Dies ist für die meisten beteiligten Mitarbeiter ein massiver Changeprozess, der einer Begleitung bedarf, um eine erfolgreiche Transformation in den digitalen Vertrieb zu gewährleisten.

Hier ist auch eine klare Definition der Aufgaben notwendig, wer übernimmt welche Aufgaben und welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit ein Lead an den Vertrieb übergeben wird. Auch hier gilt transparente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann melden Sie sich einfach unter agr@j4p.info

SAP und der Weg zu S/4HANA

Aus SAP ERP wird S/4HANA – und jetzt?

Sie haben SAP ERP im Einsatz? Die SAP oder Ihr Beratungspartner drängt Sie zum handeln? Richtig, Sie müssen handeln. Aber bitte mit Bedacht und auf neutraler und objektiver Basis!

Der „richtige“ Weg

Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich drei Schritte zu durchlaufen, bevor Sie entscheiden zu welchem Zeitpunkt der Einstieg in Richtung S/4HANA richtig ist und ob dieser Schritt überhaupt notwendig ist.

Reflexion der aktuellen System- und Prozess-Landschaft – Standortbestimmung

Prüfen Sie ihre Ist-Prozesse auf Aktualität und Validität und stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Ist jeder einzelne Prozess, der im SAP ERP abgebildet ist überhaupt noch in Verwendung?
  • Welches sind die Kernprozesse und sind diese zu 100% im SAP ERP in Nutzung?
  • An welchen Stellen nutzen Sie andere Systeme?
  • Welche und wie viele Prozesse sind über Schnittstellen angebunden?

Gerne unterstützen wir Sie hier aus unserem Beratungsportfolio mit dem Paket „SAP- und IT-Standortbestimmung“.

Erwartungshaltung an Ihre Digitale Zukunft

Fixieren Sie schriftlich, welche Ziele und Mehrwerte Sie mittelfristig unbedingt erreichen wollen . Folgende Themen sind dabei sicher Bestandteil:

  • Digitialisierung der Geschäftsprozesse
  • Minimierung der Schnittstellen
  • Prozessvereinfachungen und -automation

 

Informationsbeschaffung und KnowHow-Aufbau

Erst wenn Sie die ersten beiden Schritte abgeschlossen haben, sollten Sie sich über S/4HANA schlau machen. Nutzen Sie hierzu alle Ihnen zur Verfügung stehenden Informationsquellen. Neben der klassischen SAP-Online-Hilfe unter https://help.sap.com   gibt es sehr gute Online-Angebote, die Sie initial auch ohne Ihren SAP-Partner als Knowledge-Base nutzen sollten. Als Beispiele seien hier genannt:

  • SAP Innovation Discovery
    • Dieses Tool funktioniert mit Ihrem S-User.
    • Entdecken Sie hier nach Auswahl Ihrer Branche oder Ihres Fachgebiets alle Innovationen, die SAP in den letzten Jahren mit S/4HANA geliefert hat.
    • Zusätzlich bekommen Sie auch einen Ausblick, welche Funktionen und Erweiterungen in den nächsten Releases geplant sind.
  • SAP Transformation Navigator 
    • Dieses Tool funktioniert auch mit Ihrem S-User. Sie erzeugen hier auf Basis der Nutzungstiefe in Ihrem aktuellen SAP ERP System klare Empfehlungen, welche Software-Produkte aus der neuen S/4HANA Welt das jetzige System ersetzen können.
    • Zusätzlich erhalten Sie Empfehlungen bezüglich Ihrer Prozesse, der technischen Umstellung und des Transformationsprozesses.
  • SAP Roadmap Viewer
    • Der Roadmap Viewer für SAP Solution Manager ist auch ohne S-User nutzbar.
    • Sie erhalten hier sogenannte Implementation Roadmaps für Ihr Projekt. Auch wenn Sie jetzt noch nicht so weit sind, können Sie hier erste Einblicke für einen möglichen konkreten Ablauf gewinnen.
    • Anhand sogenannter „Beschleuniger“ erhalten Sie kontextbezogen eine große Sammlung an Links zu weiteren SAP-Seiten mit weiterführenden Informationen

 

Nächste Schritte

Nun sollten Sie gerüstet sein für den nächsten Schritt. Erst jetzt macht es erfahrungsgemäß Sinn auf Ihren SAP-Partner oder Ihr SAP-Systemhaus zu zugehen.

Denn wenn Sie diese „Strukturierungs- und Informationsreise“ nicht vorangestellt haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie von Ihrem SAP-Anbieter überrollt werden.

Wenn Sie initial Unterstützung benötigen den „Richtigen Weg“ einzuschlagen, kontaktieren Sie uns bitte!

Als neutraler und objektiver Unternehmensberater mit 25 Jahren Erfahrung in der SAP-Branche stellen wir mit Ihnen gemeinsam sicher, dass die Entscheidung für S/4HANA oder auch eine andere ERP-Lösung anhand klarer Kriterien und Vorgaben, die zu Ihrer Strategie und Ihren Anforderungen passen, fundiert und mit Sicherheit gefällt werden kann.

Just 4 People stellte sich vor

Unternehmensberatung mit dem Fokus Mensch und Digitalisierung

Am 10.Oktober 2019 hat sich die neu gegründete Managementberatung Just4People im Panoramasaal der Sparkasse Pforzheim Calw Vertretern aus der Wirtschaft, Wissenschaft und öffentlichen Institutionen vorgestellt.

Hinter Just4People stehen die drei Gründer Ulrich Gauweiler, Andrea Grosse und Tobias Wahner, die aus vielen Jahren Erfahrung die Herausforderungen der Digitalisierung erkannt haben und mit Just4People die Antwort darauf geben.

In den Feldern Strategie, IT und Projekt werden die drei Geschäftsführer ihre Leistungen anbieten, immer im Zusammenhang mit der Digitalisierung und den daraus abzuleitenden Herausforderungen, vor der bereits heute jedes Unternehmen steht.

„Unsere über Jahre gemeinsam gewonnenen Erfahrungen haben uns deutlich gemacht, dass wir anderen Unternehmen den Weg in eine erfolgreiche Zukunft aufzeigen können, um die vielfältigen Herausforderungen einer erfolgreichen digitalen Transformation zu meistern. Entweder in der Entwicklung von neuen Geschäftsmodellen oder das bestehende Business so zu verändern, damit dieses auch weiterhin erfolgreich am Markt bestehen kann,“ erklärt Tobias Wahner den Zuhörern.

Wie stark die Veränderungen auch im Vertrieb sind und sein werden zeigte Andrea Grosse in ihrem Impulsvortrag zum Digitalen Vertrieb. „Wer nicht dort ist, wo sein Kunde sich informiert, der wird diesen als Kunden verlieren, andere Anbieter holen ihn mit entsprechenden Angeboten ab“, betont die Vertriebs- und Marketingexpertin.

Die anschließende Podiumsdiskussion mit ausgewählten Experten:

Prof. Carsten Hahn von der Hochschule Karlsruhe, Thorsten Weimann, CEO von Abtis, Peter Heinold, Vorstand ISC Consulting, Daniel Hertneck  GF von siteboosters, Dr. Klaus Stoesser von Klaus-Stoesser GmbH, Thomas Satinsky GF Verleger der Pforzheimer Zeitung beleuchteten die unterschiedlichen Aspekte der Digitalisierung von IT-Strategie, BigData, New Work über Plattformen bis hin zu Digitalem Vertrieb und dem Wandel einer regionalen Zeitung zum digitalen Media-Unternehmen.

 

SAP im Einsatz und Fragen zum Brexit

Der Brexit ist nach wie vor ein täglicher Gast in den Nachrichten und Zeitungen. Trotzdem ist immer noch ist nicht sicher ob es am 31.10.2019 tatsächlich soweit sein wird oder nicht. Mit Sicherheit haben sich die meisten in der Zwischenzeit schon mehrfach mit den Auswirkungen auf ihr ERP System beschäftigt und Vorgehensweisen erarbeitet sowie ToDo Listen geschrieben.  

Falls dem nicht so ist möchten wir Ihnen hier ein paar Informationen zur Verfügung stellen die für Sie unter Umständen hilfreich sein können. 

  • In den Ländereinstellungen für GB ist das Kennzeichen für Mitglied in der EU zu entfernen 
  • Je nach Brexit Variante müssen die länderrelevanten Einstellungen für den Außenhandel angepasst werden (Intrastat -/ Extrastat Meldung) 
  • Ebenso müssen die Steuerfindung und Steuerschlüssel entsprechend umgestellt werden 
  • Anpassung der Stammdaten für Debitoren, Kreditoren, Materialien, Werke, … sind durchzuführen 
  • Anpassung der Erlöskontenfindung bzgl. Umsatz Drittland / EU muss geprüft und angepasst werden 
  • Schnittstellen und dort verwendete Festwerte sind zu prüfen 
  • Vorgehensweise für zum Stichtag betroffene Kundenaufträge oder Bestellungen ist zu klären 
  •  

Falls Sie SAP als ERP Lösung einsetzen gibt es zwischenzeitlich über 40 relevante Hinweise, die entsprechend Ihren Einsatzgebieten für Sie mehr oder weniger relevant sein werden. Im Folgenden eine Auswahl an Links zu den zentralen SAP Hinweisen zum Thema Brexit: 

Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, kommen Sie bitte auf uns zu damit wir oder einer unserer Partner Sie unterstützen können. 

Digitalisierung im Vertrieb

Die Digitalisierung hat in vielen Bereichen unser tägliches Leben und Handeln verändert. Jeder kennt die Situation aus dem Privatleben, wenn er oder sie im Netz Informationen über das gewünschte Produkt sucht, ganz gleich, wo es später erworben wird. Dieser Trend hat sich aus dem privaten Bereich gleichfalls in den B2B Bereich verlagert. Schon bevor ein Vertriebsmitarbeiter überhaupt mit dem potenziellen Kunden in Kontakt tritt, hat dieser etwa zwei Drittel der relevanten Informationen online recherchiert. Das veränderte Kundenverhalten zwingt den Vertriebsmitarbeiter dem Kunden schnell personalisierte und relevante Informationen zur Verfügung zu stellen.

Genau dieser Herausforderung muss sich der Vertrieb schnellstmöglich stellen – sind Sie und Ihre Vertriebsmannschaften darauf gut genug vorbereitet?

Es geht darum, den potentiellen Kunden bereits mit Mehrwert Informationen auf dieser digitalen Recherche zu begleiten und entsprechend Vertrauen aufzubauen und als der passende Anbieter präsent zu sein. Ganz gleich auf welchem Teil der Customer Journey er sich befindet. Wenn eine Verkaufsentscheidung näherkommt, dann zur richtigen Zeit den Wechsel vom digitalen auf den persönlichen Kontakt sicherzustellen.  Dazu benötigen Sie eine durchgängige digitale Vertriebsstrategie, die auf die Entscheidungsprozesse der Kunden abgestimmt ist. Hier können Marketing Automation und Nurture Prozesse ein erster Schritt sein. Darüber hinaus sind aber auch entsprechende Digital Selling Aktivitäten der relevanten Vertriebspersonen notwendig, die mit den entsprechenden Tools wie LinkedIN Sales Navigator, xing Premium bzw. proBusiness und weiteren Informationsquellen ausgestattet und insbesondere geschult sind.

Hierbei geht es im besonderen um eine Veränderung der Haltung, beginnend bei der Unternehmensführung über alle am Vertriebsprozess beteiligten Personen, wie Marketing, Innendienst und vor allem die Vertriebsmitarbeiter selbst. Dieser digitale Marktangang , erfordert eine gemeinsamen Changeprozess, der vorgelebt und begleitet werden muss.

Kommen Sie auf uns zu, gerne erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen Ihre digitale Vertriebsstrategie.

Projektmanagement in Zeiten des digitalen Wandels

Unsere Wirtschaft ist im Wandel und das betrifft auch das Projektmanagement, denn dies ist nicht nur eine Sache für eine kleine Gruppe von Spezialisten. Heutzutage besteht ein Großteil der Wertschöpfung von Unternehmen aus Projekten und es ist offensichtlich, dass früher oder später nahezu jeder mit Projektmanagement Methoden in Berührung kommt bzw. kommen muss.

Voll integrierte Systeme, die viele Bereiche des Projektmanagements abdecken und auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurden, sind die Königsdisziplin im Projektmanagement. Alle Prozesse und Funktionen werden dabei berücksichtigt und mit einem ausgeklügelten Berechtigungssystem versehen. Definierte Workflows führen das Projekt und den Anwender auf den richtigen Pfad. Zweifelsohne die beste Voraussetzung für die Digitalisierung der Projekte. Doch nicht jeder kann oder möchte diesen Weg gehen, der – zugegeben – nicht in ein paar Tagen erledigt ist.

Ein etwas anderer (agilerer) Ansatz

Möchte man etwas einfacher in die Digitalisierung der Projekte einsteigen, so empfiehlt es sich –   getreu nach dem agilen Ansatz – nicht für alle Eventualitäten im Vorfeld vorzubeugen, sondern möglichst pragmatisch zu starten. Besonders wichtig sind dabei die folgenden Punkte:

  • Konkreter Use Case
  • Transparenz
  • Zugänglichkeit

Konkreter Use Case

Machen Sie sich Gedanken, wo der Schuh am meisten drückt. Sei es die klare Visualisierung über alle laufenden und kommenden Projekte und deren Status, die klassische Verwaltung der Aufgaben des Teams, oder aber die Planung der Auslastung eines Projektteams.

Natürlich werden Sie schnell feststellen, dass diese Themen alle zusammenhängen. Man sollte sich aber nicht unter Druck setzen und alle Möglichkeiten auf einmal umzusetzen, sondern an den richtigen Stellen abkürzen und versuchen das Ganze einfach zu halten. Es muss nicht immer alles berücksichtigt sein, um eine Verbesserung zu erzielen – das werden auch selbstgebaute Lösungen in Excel nicht schaffen und trotzdem wird es sie immer geben.

Transparenz

Ein weiterer wichtiger Punkt, um den ersten Use Case zum Erfolg zu machen, ist die Kollaboration innerhalb des Teams und der transparente Umgang mit Informationen. Heutzutage ist es selbstverständlich geworden, an allen Stellen des Lebens Informationen zu teilen und Feedback zu erhalten. Die sozialen Netzwerke machen es vor. Daher sollte hier das Motto sein: Mit Einschränkungen und Berechtigungen lieber spärlich umgehen, Informationen mit allen teilen!

 

Fördern Sie  Transparenz und geben Sie dem gesamten Team eine Stimme. Ermöglichen Sie es jedem, Missstände im Projekt aufzudecken, die der Projektleiter möglicherweise gar nicht auf dem Radar hatte. Ist es Ihnen nicht auch schon so ergangen? Sie denken Ihr Projekt läuft nach Plan, alle Ampeln auf grün? Doch nach fortgeschrittener Projektlaufzeit taucht ein Riesenproblem auf, das das Projekt stark gefährdet. Und der Teamkollege sagt: „Klar, das weiß ich schon die ganze Zeit, aber es hört ja keiner auf mich!“. Nutzen Sie diese brachliegenden Informationen und bringen Sie sie an die Oberfläche. Tools wie das Feedback Modul von smenso Cloud unterstützen Sie dabei.

Smenso SPM

Zugänglichkeit

Doch nicht nur die fachliche Komponente spielt eine Rolle bei der Digitalisierung von Projekten, sondern auch die Art und Weise wie auf Projektinformationen zugegriffen wird ist dabei sehr wichtig. Einfache Zugänglichkeit ist an dieser Stelle das Stichwort.

Eine Innovation muss bei den Menschen ankommen –
sonst ist es nur eine gute Idee.

Anwender sind es gewohnt mit dem Mobiltelefon quasi alles zu tun, zu jeder Zeit, an jedem Ort. Angefangen von Mails über soziale Medien, Nachrichten bis hin zum Buchen von Urlaub oder der schnellen Suche nach einem geeigneten Restaurant. Am Arbeitsplatz nutzen die Power User in der Regel  ein Laptop  oder Tablet, um ihre Aufgaben effizient und schnell zu erledigen. Für einen noch mobileren Einsatz setzen Unternehmen auch parallel auf Tablets. Wenn man wirklich alle Anwender „mitnehmen“ möchte, dann sind diese drei Formfaktoren und alle ihre Untervarianten für die erfolgreiche Digitalisierung Ihres Projektmanagements zu berücksichtigen.

In den Worten des früheren Chief Evangelist von Apple, Guy Kawasaki: „Nicht zu viel planen, loslegen! Wichtiger als zu wissen, wo man steht, ist, dass man sich schnell weiterentwickelt.“

In diesem Sinne: Zerbrechen Sie sich nicht den Kopf bei der Digitalisierung Ihrer Projekte, sondern machen Sie mit kleinen Schritten einen Anfang. Der Erfolg wird sich von selbst einstellen.